文秘不得不知的7要素
作为一名优秀的秘书,必须具备在以下七大方面的优秀品质:
一.礼貌
面对一个有教养的人,有礼貌是十分容易的事;但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能,做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵,有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往,因此,有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作,只有温和善良才是真正的礼貌。
二.分寸感
一名好秘书可以从以下三方面掌握分寸:
A.这样为人处世有分寸:自信而不自负;认真而不较真;正直而不刻板;勇敢而不鲁莽。
做秘书的确不能事事较真,但一定要真诚,处理各种人际关系,必须从长计议,与人方便,与己方便。同在一个办公室,搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽,心情就舒畅,这不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。
B.这样说话有分寸:坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。
病从口入,祸从口出。因此,上班时,尽量多做事少说话。这样做,可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外,也不要对同事评头论足,谁是谁非,自己心中有数。
C.这样办事有分寸:谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机智而不奸诈;实惠而不惟利。
三.谦虚
谦虚有三个好处:既能使你在别人心里感觉良好,又不会树大招风,更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话,他说做人一定要低姿态;低姿态不表示你就低人一等,只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。
四.自制
善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现,但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己,而不应该是性情中人。我们常说办公室里有"六不"原则:不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之,急躁会影响人的判断力,秘书,切忌躁火攻心,失去理智。
五.敬业心
秘书的职业特点,决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动,做到招之即来,来之能干,在具体紧张的工作中,脚踏实地,不计个人得失,有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。
六责任感
责任分为两种,明确的责任是你的职责范围,不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作,这是秘书的本份;做好不明确的工作,则会受人重用。一个好秘书,一定知道什么事情是重要的,哪些细节会给上司带来帮助,遇到突发性的意外事件,秘书应沉着、从容地应对,变通地解决。责任感不仅在危难时候需要,在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。
七.秘书的自我完善
(一)保持身心健康
秘书人员由于所处位置特殊,工作任务繁重以及社会对秘书角色的期望值高,在心理上承受着各种压力。秘书的心理保健十分重要。一个好秘书必然情绪稳定,乐观向上,具有爱心,善解人意,态度现实,责任心强,灵活多变,适应力强,人际关系和谐,善于交往。秘书在领导、同事之间建立和谐型的工作环境氛围,在这种良好的人际关系中自如地工作,压力得以缓解,苦闷、忧愁得到合理的宣泄、排解,工作的疲惫感以此而消失,从而达到心理平衡。
(二) 了解自己的上司,做好本职工作
做好本职,听起来很简单,但在商界,做起来可并非是一件容易的事。从片中我们可以看到安迪在被确定为米兰达的第二助理后所作的许多繁忙冗杂的事物。因此,如何做好自己的本职工作,值得重视。
首先,一定要迅速摸清自己上司的脾性。安迪通过公司员工对米兰达到公司的表现,已经明白这是一个很难对付的上司。而且在日后的工作中,也逐渐了解了米兰达的脾性:刁专、苛责、对工作极度的挑剔、对下属要求极高等等。如果不了解这些性格,安迪不可能做好自己的工作。而重要的是了解了上司的性格后,如何做到符合上司满意。
面对公司繁杂的事务,面对上司每一番甚至没有标点停顿的安排,安迪学会了随时带个小本在身上以便迅速记下上司的嘱咐事务;当米兰达决定要她和艾米莉一同出席慈善晚会时,她又在很短的时间内牢记了出席晚会重要人士的名字;尽管安迪以前对时尚服装这个行业从来不感兴趣,甚至很排斥,但任职不久,便能对业内的人士和重要设计等熟悉掌握……这些都充分展现了安迪作为一名秘书优秀的品质,用我们的话来讲,就是"干一行,爱一行"--一定要迅速的掌握所在职业的基本知识。
(三)努力做到出力而不"越位"
我们强调,要准确地认识自己的社会角色,摆正自己的社会位置,目的是为了防止和克服"越位"现象,找到一个稳定的出力方式。"越位"是下级在处理与领导的关系过程中常发生的一种错误。
发生越位的原因很多。从秘书角度来说,有的人属于心理品质有问题,不把领导放在眼里,这种人为数极少;而就多数有这方面错误行为的人来说,是由于不能准确认识自己的角色地位和盲目的工作热情所致。因此,秘书人员应正确认识自己的角色地位,出力而不越位。
(四) 学会从上司的眼神和动作中领悟意旨
不能否认,语言是交流的工具,但除此,眼神和动作也是在我们的人际交往中很重要的传递信息的的方式。作为上司或者是老板的秘书,一定要能够在工作中对其眼神和动作的领会。当米兰达看着她的衣着、鞋子看了一圈而没有任何语言表达的时候,安迪已经明白自己该做什么了,那就是要注重自己的衣着得体--在职业内的得体。当安迪将《哈里波特》的复印件终于摆到米兰达的眼前时,她也从米兰达的眼神和嘴唇的微微张合中明白自己已经得到了女魔头的认可!因此,这也就告诉我们,学会察言观色,不是一件坏事,特别是在秘书行业,很多无法言说的意旨只能靠心领神会!
