任何事情都可以流程化，反思和总结可以更快地进步

何舒卉/文

今天看到有篇文章叫做《九段秘书工作法》。联想到昨天组织的读书分享会，觉得感慨很深，因为发现自己离九段还有很远的距离。

不如，来看看你是哪一段？

老板让你准备一个会议，你会如何做呢？

一段秘书：发通知。用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书：抓落实。发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书：重检查。通知到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书：勤准备。做完以上几步后，还去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书：细准备。同上几步后，还要T解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去相关资料，供他们参考。

六段秘书：做记录。在五段秘书基础上，还在会议过程中详细做好会议记录。

七段秘书：发记录。会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书：定责任。将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份。定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书：做流程。把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务模式！

每次工作生活中，同样的任务如果要多次重复做，就一定要想办法做到流程化，并采用更多好的高效的工具去提高效率。

今后，我也会更加有意识地将每次从事的新任务流程化，整理为一条印象笔记，不光自己用，也可以分享给其他需要的人。

任何事情都可以流程化，反思和总结可以更快地进步！

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