谈开会的艺术2017-12-27

苏文隆

引言

　　教会的同工或长执常感叹开会太多、太长，有些人不敢接受提名，就是因为怕开会。教牧人员或教会机构的职员，更是常「以开会讨论」为事，若成为中会、总会或联合性事工的职员，更是以开会为家常便饭；因此开会成为教会最浪费时间的活动之一。然而问题不是不要开会，而是开会有没有达到目的。因此开会的艺术成为教牧及长执同工必须学习并操练的功课。

一‧明白《圣经》的开会原则

　　《使徒行传》十五章一至三十五节记述的耶路撒冷大会，提供教会开会的重要原则；可惜现今的教会既缺少原则，也不会应用，以致教会成为很没有效率的团体，有不少教会机构也是如此。兹将几个重要原则分述如下：

　　（一）团体决策的原则：使徒和长老一起开会、一起决策，而不是由少数「属灵领袖」做决定。

　　（二）属灵会议的原则：会议中以彼得和保罗的见证及先知的话语作依据，因此用时间祷告及分享神的话语很重要。

　　（三）「神主」掌权的原则：虽然在会中众人都有权发表意见，但最后全体就以彼得所提之例及雅各所引用之经文作决定，而非「民主式」，也就是「圣灵和我们定意」的原则。

　　（四）会后跟进的原则：达成决议后用文字写下记录，并将结果很清楚地与有关人士沟通，使他们有所遵循，以完成开会所要达成的目标。

二‧遵守一般的会议程序

（一）应熟悉的规则

　　1.与会者发言前，必须举手向主席示意，得主席许可后，方可站立陈述意见或提议事项。

　　2.若一人提议，须有另一人附议，然后主席重述该事件的情由，提出讨论，最后表决，由主席宣布结果。

　　3.无论事情如何决定，要乐意服从多数人的意见，要尊重别人的权力和感受。友爱与相交的精神，较个人的意见获胜更重要。

（二）议事的次序

　　1.敬拜赞美及祷告。

　　2.宣读上次会议记录并修正或接纳。

　　3.报告事项。

　　4.讨论事项。

　　（1）上次会议记录的跟进。

　　（2）参会者之提案或事先印妥之议程。

　　（3）临时动议。

　　5.宣读并修正本次会议记录。

　　6.祷告闭会。

三‧增进会议的直接效果

（一）会议前

　　1.参与会议的抉择：

　　（1）应先问自己：「这次会议真的必要吗？」

　　（2）凡是个别单位可以决定的事件，避免采取集体讨论方式。

　　（3）凡是电话中可以解决的事件，不必聚集在一起。

　　2.对人的抉择：限制与会人员至最低限度。

　　3.对时间的抉择：选择适当的时机及时间。

　　4.场所的抉择：交通方便、设备齐全、大小合适。

　　5.预先寄发议程，至少为一周以前。

（二）会议中

　　1.准时开会及散会。

　　2.严格依照议程进行讨论。

　　3.提供有关资料、协调歧见、达成决议。

　　4.重述结论，分配责任以实施决议。

　　5.规定跟进的办法。

（三）会议后

　　1.督促整理会议记录，在一周内发出。

　　2.准备有关执行及说明工作进度之报告并发给与会者。

　　3.未能完成的工作，应于下次会议议程中列入。

四‧善于带领例行的会议

　　例行性会议其目的在尽速有效地做决定，属于集思解决问题型的会议。如教会定期召开的长执会、同工会，或机构每周一次的行政会议等。

　　参与会议的人，对会议的一定程序以及他本人所应提供的资料，事前均应有所了解。会议最终目标要明显，例如为求解决各部门间的不协调，各部门的负责人都知道必须商订出一个解决困难的方法。

　　除了注意开会成功的一般原则外，为达成具体的决定，主持人要注意遵循几个原则：

　　（一）开会中保持紧凑的讨论程序。会议的终极目标既经确定，所有讨论必须针对这个目标进行。会议的主席有责任把讨论的内容导入事先决定的轨道上。

　　（二）尽量减少不必要的发言。主席的开场白尽可能简单明了，并且不要引伸到会议目的以外的话题上。有些主席常作如此的开场白：「各位同工，在我们未进行开会以前……」而后说些不关痛痒的话，使全场出席者都干着急，等他峰回路转点出主题。

　　（三）只考虑实际可行的方案。讨论的目的既已决定，就应该摒除所有不能实际执行的提案，不管它是多么富有创造性，都当放弃。一般而言，应谨守「每次不超过三小时」的原则。

五‧灵活运用创意型的会议

　　此类会议的目的侧重于脑力激荡（brain storming），例如要设定教会的年度目标、长期计划，或想衡量教会各项事工的果效等。有时这种会议在于创新或应付一种突发事件，此时不妨让思想与感情任意纵横，以丰富会议的讨论。

　　处理创意型会议几个规则可供参考：

　　（一）发言平等。决不允许任何一个人支配整个会议或限制讨论范围，应该设法导引出与会者的集体智慧。

　　（二）鼓励踊跃发言。主席应提高警觉，不让能言善道者垄断整个讨论，而打消那些欲言又止者的发言机会。

　　（三）团队精神。在开场白中应道出本会议的目的，强调共同利害关系，这样才可帮助参与者针对会议宗旨而发言。这可使离题的言论以及其他非建设的团体行为减少至最低程度。

　　这种创意型会议有时会流于「漫谈式」，大都因主席缺乏领导能力。会中出现离题漫谈，有时是因为没有倾听他人发言的结果。拉尔夫‧尼科尔斯（Ralph Nichols）教授在明尼苏达大学对讨论的聆听者作创始研究时，首先发现人们往往注意自己将要讲些甚么话，而不大注意听别人正在讲些甚么话。

六‧养成健康的开会习惯

（一）不健康的表现

　　1.太过畏缩不发言。

　　2.会中不表意见，会后埋怨。

　　3.如果意见不被接纳就动怒。

　　4.表面上和谐，背地里却操纵破坏。

　　5.固执己见或争论不休。

　　6.发言太多或打断别人发言。

　　7.泄露会议的讨论过程。

（二）健康的态度

　　1.只坚持大原则（信仰或政策性），不坚持事务性之执行方式。

　　2.保持弹性，必要时乐意放弃自己的意见或认错。

　　3.对于所负责的事务，准备开会资料及认真执行。

　　4.能分辨「为了爱教会」及「为了争面子」之别。

　　5.有幽默感，甚至能够自我解嘲。

　　6.提供新的观念或意见。

　　7.准时参加会议，全程参与。

结语

　　曾经有一家教会的长执会，在讨论如何减少开会的次数时，一位参加者站起来提议：「让我们召开一次减少开会的会议，」此建议获全体通过。于是又来一次通宵会议。这就是不懂开会的艺术。

　　无论是教牧人员、机构负责人或教会长执同工，要不断地操练开会的艺术，就能减少人力及财力的浪费，以开会为过程，完成神托付教会或教会机构的使命。

参考书目：

苏文隆着，《属灵领导的艺术》，台北：中国福音会，一九八九年，再版。

Michael Doyle, How To Make Meeting Work, Jove Books, NewYork, 1982.

（作者为美国台福神学院行政副院长）