把时间当作朋友——计划

大家好，我是财务部彭悦，今天要分享的主题跟时间有关，网络上有很多关于时间管理书籍和课程，如果仔细思考，时间其实是不能被管理，更需要管理的是我们自己。

今天，我们来讲一讲跟时间相关的计划。

1、为什么要做计划？

未来有那么多的不确定性，关键还是得靠执行，或者做个计划太麻烦，有那个时间可以做很多事情，答案很简单，计划有两个基本的功能：规划和备忘。

规划，是制定出实现目标的有效路径；

备忘，可以帮助你执行时方向清晰。

要把计划落实到纸面上，也就是可视化，这一步很重要，人的大脑，就相当于电脑的内存，是用来运算和处理信息，如果你用它来记忆存储太多信息，会降低它的工作效率，把计划可视化，本质是帮助你释放内存。

用你的头脑来制定计划，用可视化的计划表指挥你的行动。

在这里要跟大家分享两个表，一个是“极简项目管理表”，另一个是“日历表”。

2、极简项目管理表

对于那些只需要被动响应、执行的工作，或者是简单重复，每天变化不大的工作，再或者很快就可以完成的小事，你不需要花时间去计划。

我们工作中大部分工作岗位都有KPI，也就是我们已经清楚每个季度每个月每周的目标，分拆子项目，是为了让一个复杂的事情，变得清晰可行，完成分拆后的工作包，能给你带来阶段性的目标感、成就感。

可以按照工作内容属性进行分拆，比如说，行政工作要进行年会筹备，这件事就可以分拆为：选场地、排节目、买礼物，或者年会开始前、年会进行中、后续收尾工作等。

总的来说，把项目变成并行，也就是几个项目同时进行，要比挨个项目进行更有效率。

3、极简项目管理表使用注意

（1）计划阶段，不宜把工作和时间节点拆得过细，例如每个月的计划，按周去安排。

（2）分拆做到“不漏不重”。

（3）如果你的工作需要他人配合完成，也要提前跟他人沟通，把需要负责人姓名和工作截止时间都确认好。

在执行过程中，比如，严重拖后腿的工作，可以把它标成红色，正常进度的标成绿色，可以更直观告诉你，你的计划是否需要调整。

说完了项目管理表的使用，接下来说说日历表，

4、日历表

如果说，项目管理表，是从事情本身出发，帮助你规划行动步骤，那么日历表，就是帮助你从时间的维度来锁定重要的事情。

你可能还没有习惯记录自己每天时间花在哪里，甚至都不清楚忙忙碌碌的一周都干嘛了，那么日历表就要认真利用起来

（1）最重要的事先安排

比如你往一个桶里装大石头、小石头、沙子，重要的事情先排，就相当于先往桶里放大石头，再往缝隙里放入小石头和沙子，如果你的生活中充满琐碎的事，就相当于先往桶里放沙子和小石头，那么很可能，大石头就塞不进去了。

那么重要的事情有两类

短期需要完成，对工作结果有直接影响

短期可能对业绩提升、个人表现没有明显帮助，一旦长期投资，就会形成巨大红利的事

如果你的精力，从来不放在这一类长期重要的事情上，你到后面，就好像在沙子上起高楼，会越做越累。

（2）好的日历计划，并不是填满你的每一个小时。

比如，我一周拼尽全力，可以完成十个任务，那么我一般在一开始，就会计划完成八个，如果评估一个任务是十天可以完成，我们一般会截止日期争取到十二天，给自己留两天余地。

（3）每日任务清单

每天早上，在记事本里写下这一天必须完成的事情，每天工作结束之后，把今天完成的工作在本子上划掉，你会发现划去一个个任务，是很让人满足的事情。

好了，总结一下，今天分享了两个做计划的工具，分别是项目管理表和日历表，项目管理表你需要分拆子项目，并设定好截止时间，在日历表中重要事情优先安排，每日做好任务清单。