如何在一秒钟内切换邮件签名应对不同工作场景

我是一个销售，面向很多新客户，需要告诉客户不能用个人账号汇款；

我是一个IT，面向我的同事，需要告诉我们的IT文档路径和IT资源库；

我是一个Marketing的员工，面向一个外部群体，需要用Marketing的身份来传递信息

……

我们每一个人在工作中都有多种身份，需要处理不同的群体的需求，不同场景的需求，而邮件的签名。

一个简洁的签名是基本邮件礼仪：不制造垃圾信息，是对收件方的尊重，但是面对不同的收件方，信息传达的要求是不一样的，因此单一签名必然面临场景适用性不够的问题。应对不同的场景，要么有信息多余，要么有些信息不足。

如何对于新客户进行高频的重复性的提示，才能避免个人账户汇款？

如何提醒才能避免文件签署不完整等问题的出现？

这就需要我们设置多个不同的签名适应不同的场景， 根据不同的场景去设置签名的内容，签名常规的通用型：包含我的姓名，部门，单位，地址，联系电话。为了不显得单调，我设置了两种颜色交叉，颜色是公司的主题色橙色：RGB：255/97/0 。

比如我是一个销售，我要经常面对新客户，要反复的去讲一些流程和注意事项。而这些东西对于老客户又不需要，对内部同事沟通也多余，怎么满足我们开始提到的简洁的要求又切合信息传递完整的需要呢？大部分人的签名是只有一个的。我们要应对多个场景就首先要设置多个签名，签名要进行命名以方便识别。下面讲讲设置的方法

第一步：Tools→Options

第二步：Mail Format→Signatures

签名的要素

常规的通用型：包含我的姓名，部门，单位，地址，联系电话：为了不显得单调，我设置了两种颜色交叉，颜色是公司的主题色橙色：RGB：255/97/0

针对新客户的签名

新年祝福

需要增加签名，请点击New

设置新建邮件和回复的时候的不同签名：例如最近两天是新客户开发阶段，需要发送很多针对新客户的邮件，需要有很多重复性的工作，这些重复性的工作可以在签名中进行预先设置；对于New Message设置为新客户提醒，对于回复的邮件设置为普通格式；可以避免针对内部邮件的回复也增加了阅读者不需要的信息

在签名区域点击鼠标右键，会弹出已经设置好的签名清单，单击即可快速切换