“掌控你的生活，无压才是自由”-尽力去做读书笔记（七）

2018-11-15  本文已影响0人  慕久久

管理阶段：建立好清单

滴水不漏的组织管理工作，对于你关注更加广阔的领域来说，是不可或缺的条件。

基本类型

了解和管理的事情可以分成7大类：

界限的重要性

必须将这些食物类型分门别类地加以保存，无论是视觉上、具体形式上，还是心理上。

你真正需要的事清单和文件夹

管理那些行动的提示信息

记录在你日程表上的行动

两种基本的行为：
一类事情：必须在某一天或者某一个特定的时间内完成
另一类事情：则需要你在日程表中一看到它们时就尽快解决掉。

日程表应该只显示：重要而艰巨的工作，围绕着它推进你其余的行动。

根据具体情况，管理属于“越快越好”的范畴行动

这些清单的类别上的差异应该决定于：

  1. 现实中你所需要跟踪的行动的数量
  2. 你需要改换完成这些工作所要求的环境的频率。
管理“等待”

把可以付诸行动的电子邮件和文件与其余的分离开来

管理书面形式的工作流程

某些事情本身就是折现共工作的最佳提示物。最常见的例子有“阅读/回顾”范围内的文章、出版物和文件资料等。

管理电子邮件类的工作流程
关于四处散落提示信息的警告

管理各种工作的提示信息

创建并保存一个包括你所有工作内容的清单，一开始建立一个形势非常简洁的“工作”清单。

“工作”清单

“工作”清单意味着有关你的各项工作的具体方案或者详细资料。不过，也不用按照事情的重要性或者急迫成都进行分类管理，它只是你所有悬而未决的问题的一个综合索引。，在极大程度上，每天占据主要精力的事行动清单，以及随时随地钻出来的一切特殊情况。

“工作”清单的真实价值在于，为你提供一个完成全面的回顾机会，是你确保所有的计划都已经制定出了行动方案，不会存在任何的疏漏。

从局部管理向全面总览的转化过程中，一个完整和同步的“工作”清单是一个主要的动作手段。

仅用一张清单呢？还是进一步细分

拥有多少种工作计划清单都无关紧要，只要可以根据需要经常地浏览这些内容。

进一步细分工作的几种常见方法

个人/职业的

明知对待“个人”清单，像检查“职业”清单一样定期回顾，而不是专门留到周末采取处理。许多私人的事情也需要在平时的工作中采取行动。一些工作方面的巨大压力也往往源于人们的个人生活方面的疏漏

已经指派他人处理的工作

定期核查这个清单，以确保一切事情顺利向前推进。

某些特定类别的工作

下属工作

每一个下属都是一个完整的计划。

如何拟定工作和次级工作完全取决于自己，只需要确保自己能够找出所有的构成因素

工作的辅助性资料

它们是支持你行动以及你对工作产生所思所想的源泉。

不要使用辅助性资料来提醒你

管理有关一些特殊工作的思考过程

不应该丧失于某个工作、主题或者话题的任何一个想法

参考资料

参考资料的系统的种类

  1. 一般性参考资料的归类————书面形式和电子邮件类
    1. 你的归档系统应该是一个简洁的数据库，而不是有关你各项行动、工作、重要事宜或者潜在用户提示信息
  2. 粗分类的归档管理
  3. 台式旋转架和联络管理器
  4. 图书馆和档案馆
    1. 如果资料纯粹是为了参考，那么唯一的问题是它是不是值得付出时间和地点来保存它
“将来某时/也许清单"

”将来某时/也许清单“
富有创意的想象力和当前工作的清单

为你创造性的想象空间开列一个详细的目录

重新评估你当前的各种工作
从一个全信的高度出发，回顾检查你的“工作”清单，并且考虑你是否可能把当前的各种橙略和责任转移到“将来某时/也许”清单中。

“将来某时/也许”的特殊类别
为什么要设立一个管理系统呢，可以有助于捕捉到那些能为生活增添价值，并且使其变得多姿多彩、情趣盎然的各种食物

堆积“保存及回顾”文档的危险

日程表成为日后的选择
日程表的使用方法：

  1. 激活计划的启动器
  2. 你可能希望参与的活动
  3. 促进做出决定的催化剂

核查清单：富于创造性的提示信息

首先，理清那些内心深处的计划和行动

规划工作和责任范畴内的关键性区域
六个级别：

情况越是异常，控制力越应该加强

核查清单功效显著，可以明白哪些情况不必担心

各级核查清单

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