如何利用滴答清单和印象笔记进行个人项目管理

进入喜欢公司的市场部后，工作量成倍增长，经常是多项目齐头并进，仅仅按照优先级别来排列的话，每件事都可以算是第一优先级。因此最开始是被事项推着走的，难以掌控主动权。是在经历了工作的一些摧残和多事务的手忙脚乱后，我才开始找到这种利用印象笔记与滴答清单结合进行个人管理的工作方法，慢慢掌握了主动权。

一、他们结合起来使用的好处

日常情况下，利用纸和笔或者印象笔记分解好大的项目步骤后，我会使用把每一项工作任务分重要程度放在滴答滴答清单上，并安排好日程和预计所花时长。工作过程中，则使用印象笔记记录每项工作的具体信息和思考。

到了月度／周度总结时，使用滴答清单的摘要回顾所完成事项，以便清楚自己到底做了哪些事情，再在印象笔记上，记录下对工作的总结与反思，并列出下个月的计划。

这样的使用方式有什么好处呢？1.分解整体任务：思考这项工作的整体性，并进行整体任务分配，对近期事项的进度有一个基本把控。2.每日日程安排，提高工作效率：滴答清单的日程安排，能帮助你掌控一天的时间和事情，更高效的工作。3.实时掌控进度：印象笔记的实时记录，帮你对每项工作的进度都了如指掌，基本不会再忘记某些重要信息。4.高效总结：进行月度总结时，结合具体事项与期间思考一起总结，发现更深层次的规律。

二、为什么选择了印象笔记和滴答清单

印象笔记是一款知识管理软件，通过记录笔记本-笔记的形式，帮助你记录工作和生活中的点滴事项并整理在一个软件里。对我而言这类软件最大的价值在于：不同类型的笔记可以归于不同的笔记本下，解决了内容的分类问题，也方便建立事物之间的联系。又由于在同一个界面下，可以快速记录、检索与查阅。加之实时同步和实施保存的功能，用起来没有后顾之忧。

滴答清单是一款to do list的软件。我是这类软件的重度用户，除了建立任务、添加清单、新增标签、查看已完成事项等基本功能外，我更希望它在进行规划时，能帮我安排好一天内各个时间段要做的事情，而在总结时，又能一次性查看这周或者这个月内所做的事情，以便进行分析。在此之前我试用和比较了市面上大部分的GTD软件，比较后发现滴答清单的日历和摘要，能最方便的满足我这个需求。

三、具体每一步的做法？

1.对多个项目进行工作分配

常规情况下，先进行工作项目分解，再细化步骤。安排到一个大项目时，先使用印象笔记或者仅仅是纸和笔，把完成这件事情最核心的几个步骤列出来，再进一步衍生，把为了完成这些核心步骤而需要做的更细致的工作步骤列出来。分解完后，一次性把近期的事项，安排成可执行的任务，分时间列在滴答清单上。

多项目情况下，那就在细化步骤的同时，再利用滴答清单的标签功能，把隶属于同一项目的任务添加相同标签，以此进行不同项目工作间的归类和整合。比如如果一项目是产品上市前的工作准备，那可以建立#上市前准备#标签，在该标签下，列出如包装确定、产品销售资料包确定、宣传视频拍摄等任务。

这么做的好处是什么呢？方便掌控所有项目各自的工作进度，不至于乱。当你想了解某个项目的进度时，点击该标签进去，就能一目了然的查看到该项目完成了哪些事，还有哪些事未完成，清晰该项目的工作进度。同时，如果该项任务下还有更多待执行事项，也可再分解。

2.事情很多时，如何合理安排时间，保证尽可能的高效完成？

如何利用好每天的时间呢？滴答清单的日历功能，能让你很方便的安排各个工作任务的开始时间和结束时间。可以在自己精力最集中的时间段，进行需要深度思考和产出的工作。而如果是面对别人的咨询或某些零碎事项，也可以把他们都集中在某一个时间段处理，以免影响打乱工作节奏，影响产出。

还有一种情况是，实在觉得工作完不成，但又有这么多事情的客观情况下怎么做。

把事情的基本要点列出来，明确完成这项工作最核心的点是什么？把所有的资源和精力都集中在这一点上。说得粗野一点，怎么样才算是及格，才能让这件事情不筐瓢？把自己的时间精力分配在每件事情的核心点上，先保证能达到60分。达到60分使得事情能够继续再往下走下去。而往往在这之后，会发现也许就是时间的推迟，能自然而然的解决掉某些问题，让事情变得简单；也可能发现，在你完成60分后，居然又有了更多的时间能让你去完成70分、80分了。当然，更常见的是，当你只完成到了60分的时候就没有时间了，但是对于公司来说，你完成了3件重要事情的核心点所带来的整体效益，是要远大于你完成一件100分的事情，却把另外两件重要事情都搞砸的。

3.实时掌控工作进度

工作进度管理方面，利用印象笔记，在工作这一笔记本下，针对不同工作，新建不同的笔记。

工作繁多且有好几个类别的时候，对归属于同一类别的事项进行系列命名，比如我同时需要负责一款产品的整体推广，另外还需要针对某一公司推广活动兼任产品经理与市场策划，又需要对一款产品做前期的市场分析。那么在工作这一文件夹里，我对笔记本的命名是，针对产品推广的，产品名称-营销；产品名称-设计；产品名称-视频；产品名称-包装······以此类推。针对活动推广的笔记，则是也是针对该项目推广的不同主题事项分别命名。

这样的操作不仅可以让你随时掌控每项事情的进度和情况，不漏掉任何重要信息，也能让你在回顾这一整体工作时，明白自己当时经历了哪些阶段，遇到了哪些问题，又是如何解决的。

4.好的总结可以帮助你把经验翻倍

对某一个项目进行总结时，可以配合利用印象笔记对工作的记录，以及滴答清单该项目下的任务完成情况。

对工作记录的回顾，能让你重新梳理一遍工作的过程，明白自己经历了哪些阶段，发现过程中遇到的问题以及解决方案，总结出可以复用的规律和经验。对任务的回顾，则可以查看下自己当时是如何拆解和分配该项目的，有哪些核心事项，哪些花时间最多。哪些是刚开始前的准备工作，哪些是第二部工作等。

比如我最开始做一个活动网站的时候，我把与该项目相关的所有工作记录都放在了同一个笔记里。在回顾的时候，就发现了自己从头到尾经历了：给出活动初步方案——确认方案和初步原型图——细化原型图和需求文档——找外包公司——和技术沟通——确定外包公司进入开发——准备宣传方案、执行方案等一系列工作。能很方便的总结出下次可复用的经验。

配合滴答清单的摘要功能，回顾每一段时间内具体任务的完成情况，查看自己是如何安排任务的，明白哪些任务重要的，哪些是需要时间进行重复性修改确认的，哪些任务又是零碎的事项。可在后期总结时，明白当时的工作重点，再进一步反思，下次工作时，应该如何更合理高效的拆解任务。