实战公文写作

公文写作中,“一事一文”那么难做到吗?

2018-10-18  本文已影响39人  韦志国

公文写作中,“一事一文”那么难做到吗?

韦志国原创作品

很多公文工作原则,其实完全可以作为普泛的工作规则。

公文写作中,“一事一文”那么难做到吗?

临近年底,单位会计在财务工作群里面发了这样一则“温馨提示”:

需要报账的同事,请大家尽快整理好票据,到财务处来办理。过了1月20号就封账了,就再也不能报销了。请大家抓紧时间吧!

会计发这则提示的初心当然是值得表扬的。一方面提醒了员工,另一方面也便于自己的工作。

需要报销费用的同事们当然闻风而动。

第二天,某员工拿着票据到了财务处。结果,会计审查之后直接拒绝了。

“你没有用公务卡刷卡支出。对不起,这个报不了。”

“你怎么不早说?”

“一直都是这个要求,原来你不知道啊?那我在群里再提醒一下。”

于是,第二天群里有了这样的补充提醒:来报账的必须是刷公务卡的支出,用别的卡刷卡都报不了。

第三天,某员工拿着公务卡刷卡的票据来报账,会计又给拒绝了,理由是几张票据的某个串号编码不一致、不规范,说明不是在正规的刷卡器上刷的。

会计在群里再一次提醒大家“必须注意票据编号要一致”。

这个故事充满巧合,很有戏剧性,所以很可能是我特意虚构的。

但,它是真实的。每天都在各个单位上演。

从会计的角度看,对工作负责,遇到问题及时提醒同事们,这没什么问题啊。

但是,换一个角度,尤其是用公文工作的角度来看,这个过程中的问题就非常明显了:

违反了一事一文原则。

会计把发通知这项公文工作,做成了一部电视连续剧,连播了三集。

想到什么就说什么,遇到什么问题就提醒什么问题。整个过程极为随意、随机。

之所以这样,原因很简单:群里说句话多方便啊。

正是沟通工具的便利化,导致信息传递的碎片化。

如果按照公文工作规则来处理,那么应当这样:

在第一次发布通知时,应当尽可能地将报账的各方面信息,尤其是报账要求介绍全面,例如时限、报销范围、手续要求、票据要求等等。写出一份比较正式的通知,征求一下财务部门同事的意见,看有哪些需要补充,然后交给财务主管领导审阅,看是否妥当。都没问题以后,再通过群发布传达。

这样一来,前期工作会比较繁琐,但后期执行过程中就非常便捷,尤其是可以有效地让报账的员工少跑一趟腿儿。

如果这项工作是每年的常规工作,那么可以将通知保存,第二年拿出来做适当修改,再发布使用,同样能够起到良好效果。

讲完这个工作建议,相信仍然有很多人觉得没有必要,就算是当事人(例如会计)也觉得大可不必如此繁琐。

那么我再谈一个很常见的现象,业务工作中和写公文时,普遍存在一种“信息不对称”的现象。

对某人而言习以为常、老生常谈的问题,但对他人而言很可能是闻所未闻、见所未见的问题。

如果总是从自己角度出发,默认某信息、某要求是所有人都了解知晓的,那就大错特错了。在通知、在公文中,留有大量空白,让对方、读者去自行填补,必将使工作举步维艰,给双方徒增烦恼。

总之,要想体现“一事一文”,必须做到两点:信息全面、措施可行。

在发布任何一个书面通知时,哪怕在群里面,也应当体现这点要求。写完通知,检查一下,是否交待清楚必要的信息;站在读者和执行者的角度看,执行措施是否清晰明了,是否能够做到按图索骥、顺藤摸瓜。

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