让工作整洁起来--图解整理术(一)

该书对文档、手账和笔记本的整理分别进行了研究，从方法、工具及形式都进行了较为详细的阐述。下面，我将书中的主要内容和体会分三个部分与大家做一个分享。

一、文档整整理术

1.归档的工具储备

透明文件夹、文件盒、书立、订书器、主题标签、小包、托盘、名片盒。

2.为何要归档。

归档的好处。随时找出需要的文件，帮助整理思路，促进新想法的产生；活用工作中的经验；轻松进入工作状态。

3.归档的秘诀。

归档要简单易行；提高工作效率。

按照自己的方式和特点行动。及时清理不再使用的文件。应当丢弃估计今后不会再用到的文件，按照搁置时间对文件进行判断是彻底清除，还是暂时保留，或是妥善保管。

一般对于1年以上未用到的，已过保留期限的，重复文件（已经有更新文件的），有电子备份的文件，可丢弃。对于今后还要用到的，而又没有电子备份的文件要保存。文件间的清理方法，丢还是不丢判断要迅速，对于是否应该丢弃存有疑问的可暂时保留。

文件的清理方法。丢还是不丢，要迅速判断，对于文件是否要丢弃心存疑虑的可暂时保留。

不增加文件量的办法。在文件上明确标识期限日期，将纸质文件及时制成电子文档。

4.文件归档的基本方法：

1.透明文件夹是归档成功的关键。

是用透明文件夹的好处——查找资料方便/文件不会被折坏、防止文件丢失、携带比较方便。我们可以根据文件的主题进行分类，分别放入透明的文件夹。如果某个文件涉及多主题，复印后分别放入不同的透明文件夹。

2.对透明文件夹进行分类。

可按照处理中、暂存、保留进行分类。处理中的文件因故暂停或者计划推迟，可将此类文件转移至暂存文件夹当中，办理完成的文件及时转移到保留文件夹当中。暂存文件工作完成的转移至保留文件夹当中。保留的文件要定期进行清理，并判断是保持原样还是销毁。通过活用彩色透明文件夹，按照紧急工作用红色，重要工作用蓝色，本周内必须完成的用黄色进行区分，视觉上和其他文件夹进行区分，工作先后顺序也一目了然。但不宜过多使用。

5.利用索引体改检索的效率

1.透明文件夹的索引。

活用标题标签，对于文件夹内容文件一目了然。给标题标签命名，更加深入了解文件内容和关键字。

2.文件的索引。

利用文件索引节省反复阅读的时间。一目了然地把握内容。

3.用便签作为索引的补充。

二、电脑归档的基本方法。

1.电脑归档的原则。

电脑归档的思路和文档归档的思路是一致的，重要的是能够立刻知道文档的位置。文件夹是基本工具，按照主题对文件进行分类。

2.文件夹分类的方法。

按主题对文件夹进行分类，层级最多不超过三层。

按时间顺序对文件夹进行区分。

3.定期清理不需要的文档，对日益增加的文档要急刹车。

文档的清理方法。判断基准：1年以上未使用的，过了保存期的。定期对文件进行清理作业。对拿不准是否该删的文件放入暂存文件夹。

4.高效检索文件

如何更高效地检索文档和文件夹，创立便于检索的文件名，将常用的文件夹放入收藏夹，这里指的是winxp及以下版本。

5.备份是工作常识，将文件要定期的备份到引动硬盘、U盘或者光盘当中。