高效工作：从原则到实用技巧【干货】
“下周要向公司领导汇报项目情况，准备一份ppt吧。”部门经理向你分派工作。
接下来，可能会出现这样几种情形：
情形1：你回去之后打开PPT，立刻开始动手写，时间很快过去三四天，第一、二部分非常详实，剩下的核心内容却一个字没写。于是，不得不仓促赶工，剩余部分的质量可想而知。
情形2：你写的行云流水，到第三部分时，却突然发现没有提前跟品牌部门沟通，必要的资料不齐备。接下来两天，只能等着品牌准备资料。
情形3：你一口气用几天时间写了好几十页PPT，正在享受成就感，旁边同事说：“向公司领导汇报不用事无巨细，把主要进展和主要问题说清楚就好，最多十几页搞定，多了领导也没工夫听啊。”这时，你是不是欲哭无泪？
情形4：经历各种波折，好容易把汇报材料搞定，部门经理却没好脸色：“这不是我想要的！我要向公司领导争取资源，项目情况不能说的这么乐观，关键问题要说深说透。明天下午就要汇报了，晚上加个班，明天早上我再看看。”
这都是我们在工作中时常遇到的典型低效率情景，看上去是不是很眼熟？大家或多或少都遇到过。
《零秒工作：速度解决一切的麦肯锡工作术》一书作者赤羽雄二认为，效率低下的三大主要原因：
众多管理层和部门领导无法自己做决定和推进工作；
部门对外协调后的再次协调；
随之而来庞杂繁冗的资料制作。
要提高工作效率，要克服上述低效情形，作者的观点是，提高工作效率不可或缺的两个关键词是“快”与“早”，速度能够解决一切问题。
一旦提升工作速度，一是能迅速着手开展真正应该推进的重要工作；二是时间充裕后，头脑也会越来越灵活，考虑问题也会更加全面；三是多次运用PDCA管理循环，不断优化工作成果；四是各项工作都进入良性循环，自己也充满了干劲。
作者曾在麦肯锡工作十四年，最多时同时负责7-10个项目。在书中，作者公布了如何完成如此庞大工作量的高效工作秘诀。这些秘诀，是作者基于自身多年的工作经验，总结提炼出来的思考方法和工作技巧，以及能够更好指导我们提高工作效率的八项原则。希望改善工作效率的小伙伴们，不妨抽空阅读并多加实践。
01 高效工作的原则
简单介绍其中的四项：
（1）首先形成整体印象
所谓的整体印象，是指最终的成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑什么样的因素、需要按照什么步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等综合因素。
不要一上手就进入工作的细节层面，这将会影响我们对整体工作的判断。
以做一份PPT报告为例，首先要弄清楚报告的阅读对象、要达成的目的、汇报的时长，然后根据这些情况，明确PPT的篇幅，分为几个部分，每个部分需要包含哪些主要观点和支撑材料等等。
有了整体印象，一方面，我们可以对工作的关键点和风险点进行整体评判，把更多的时间和精力放在重要的部分上，节约工作时间，另一方面，还能够更好的提高工作的质量。
在开始具体工作前，我们还可以跟领导提前沟通整体印象，就工作的成果达成一致，能够尽量避免返工。
（2）掌握工作的要领
掌握工作要领是指把握工作完成所必需的要点，在减少时间浪费的同时推进工作。只要掌握了要领，就能够把握工作各要素的整体平衡，把精力主要放在应该重视的部分上；节省出时间后，还能充分使用PDCA管理循环，不断完善工作质量。
为了达到这种状态，我们必须：
首先，想象某项工作进展顺利，并且已经圆满完成的情形，脑中要有明确的“工作成功的设想”。
其次，对于实现“工作成功的设想”所必需的要素，在脑海中反复模拟工作的运行流程，对细节进行分析，发现容易出现问题的环节。
最后，要多观察工作熟练者的工作状态并虚心求教，分析他们眼中的工作要领是什么。
（3）对改善方法本身做改善
在提升工作速度的时候，每个人都会选择仔细观察老员工的工作方式。这是一种改善方法，那么如何对这个方法做改善呢？
我们可以选择两位工作速度快的员工、两位工作速度慢的员工，然后做对比分析，归纳出他们的异同点，最后对自己的工作方式作出调整。
工欲善其事，必先利其器。反复打磨工具的人，必然比工作一成不变的人更有效率。
（4）尽量避免返工
接手某项工作，应该向公司内外部有经验的人多多请教，理解整体流程，确认好容易出现问题的地方。
工作过程中，要频繁向上司和前任员工确认。
在脑子里多做模拟训练，反复设想工作的流程，一旦发生了偏差，也可以马上注意到。
确实出现了问题，要用最快的速度采取挽救措施，不能任其发展，否则会付出更大的代价。
02 提高思考速度的技巧
作者介绍了零秒思考、假设性思考、零基础思考、深入挖掘和工作框架等方法。
（1）零秒思考（A4纸笔记法）
有问题、有情绪的时候，拿出一张A4纸，用1分钟把脑子里想到的内容原样写下来，以一定程度详细的方式写出4-6行来，不用在意格式、逻辑、结构、顺序、措辞，把所有影响点子冒出来的条条框框都抛在一边。
核心规则如下，具体方法可以参考我的上一篇文章《思考这么复杂的事情，是该用个简单法子！》。
（2）假设性思考
假设性思考是指面对问题时，从一开始做出一个假设，在解决的过程中再不断验证自己的想法。
通过这种方法，能够迅速开始假设的构想、验证和修正，带来超常工作速度。否则，就需要漫无目的的查找、搜寻大量资料，不能围绕一个方向深度挖掘，就会在得出结论前花费大量时间。
要做出假设，需要一定程度的行业知识。如果不熟悉，可以先找一位对该行业特别熟悉的人，通过多多询问问题，获取大量的信息和知识。如果仅靠想象力来进行假设，会花费大量时间，而且准确度很低。
做出假设后，需要对假设进行验证，具体方法包括：一是，采访对相关问题特别了解的人；二是，分析故障信息，如顾客的投诉、代理的反馈等。
（3）工作框架
工作框架是指用于整理工作的骨架，一般是2×2或3×3的格子。最常见的一个例子是，在时间管理中，我们按照紧急、重要两个维度，把任务分为重要且紧急、重要且不紧急、不重要且紧急、不重要且不紧急四种情况。
采用工作框架来整理工作，能清晰的划分观点和问题。尤其是在讨论中，由于一群人各自按照自己的标准思考并提出建议，很容易自说自话。有了工作框架，讨论在每一个格子里填写什么内容时，大家能用相同的视点来审视同一问题。
工作框架非常有用，但熟练掌握很难，需要大量练习。同一个问题，横轴和纵轴的划分方式有很多种，练习时要多想出几个备选项，从中选出最符合的分类方式。
作者建议，将一张A4纸横放，每页画6个2×2的格子，复印50页，每天1页，练习写6个工作框架。
03 提升日常工作效率的技巧
日常工作中，我们大部分工作所涉及的内容包括收集信息、制作文件、参加会议、回复邮件和交流沟通等。如果我们能够提高这五个方面的效率，那么整体工作效率将大幅提升。
全书用一半篇幅讲述这五个方面的具体工作技巧，每个方面都提出了数条到十几条技巧，非常具体、实用，有操作性。
以高效制作文件为例，作者提出了7条或大或小的技巧，包括使用A4纸笔记法尽快建立报告框架、跟上司确认整体印象、编制工作完成概要、盲打和快捷键、把能够反复使用的文件保存在专用文件夹里、频繁保存文件、关掉网络并集中编写。
其中，为了解决布置工作时指示不明确的问题，应该编制详细的工作完成概要，用来展示工作结束时应该形成怎样的结果：既要说明最终的目标，又要确定整体的目录、页数、页面分配，以及每页的标题。
这样，员工开展工作时就不会发生偏差。如果再频繁召开进度确认会议，每次10到15分钟，基本上就不会出现返工的情况。
这五个领域37条技巧，根据小K的理解，大部分可以归纳为以下几个方面：
（1）明确的优化意识和主动的优化动作
在工作中，能够改进的点是无穷无尽的。“把文件复印二十份，然后装订起来”这样的工作也是可以改进的。例如，为了避免遗忘，可以在复印机上贴上便签；为了让复印件没有阴影，可用较大的纸把文件全部覆盖；装订时要45度角订，方便翻阅，不易撕破。
小K认为，在优化意识的指导下，优化动作有两类：
第一类优化动作，是主动寻找优化空间，研究提高效率的技巧。
小K建议大家养成每日总结和项目复盘的习惯。在任务过程中，在任务结束后，或者在每一天下班后，拿出固定的时间，思考工作中的问题，有意识地寻找工作中低效的环节、重复的环节，看看是否有优化的空间，研究提高工作效率的技巧。
例如，今天计算绩效分数，需要两列数据（各考核项的权重和打分）相乘后求和，如果自己手写公式，显然很费时间。这时就要提醒自己，这没准是提升效率的一个小契机。
询问Excel经验丰富的同事，或者百度“两列相乘求和 Excel”等关键词，自然就会发现SUMPRODUCT这个以前不了解的函数。
第二类优化动作，是每天单独留出时间，执行持续性的优化提升活动。
例如，工作中如果需要持续更新大量信息，每天早晚可以留出30分钟时间，专门用于收集信息。喜欢在微信上收集、学习各类信息的小伙伴可以尝试一下，每次不要超过半小时。
根据自己工作学习的需要，看到有价值的信息要分门别类的整理到不同文件夹，圈出重点信息，提炼出核心要点。
（2）优质的信息渠道或经验来源
优质的信息，能够帮助我们准确判断现状，作出优质的决策。如果缺乏优质的信息渠道或者经验来源，要么，我们会在收集信息上浪费大量时间，却没有接触到最精华的信息；要么，我们在低价值信息的误导下，看不到问题的关键点，影响后续的工作质量与效率。
怎么才能提高信息收集的效率和质量？作者提到了几个方面：
1.在自己关心的领域，注册10个左右电子杂志，每天早晚半小时时间可以抽空阅读发来的报道；
2.社交软件上好友或专业人士发布的信息。如果关注的领域相近，这些好友就像眼睛和耳朵，帮助自己收集大量的信息；
3.观看国外的视频会议，参加学习会、研讨会、展会等，每个月参加1-2次，就能高效掌握行业动态，拓展人脉关系；
4.要有比自己小5岁、大5岁和大10岁年龄段的朋友，每个年龄段选择6-7人，发出一块吃饭、聊天、参会的邀请。这样的咨询对象，应该半年沟通一次。
（3）舒适的工作条件与优化的工具
要高效工作，应该为自己创造一个舒适的环境，在这个环境中工作，感到心情愉悦，才能快速开展一项工作，并在过程中保持专注。
同时，工欲善其事，必先利其器，要把工具优化的优先级放在日常工作之上。学习和优化工具虽然要花费时间，但在日后却能持续不断的提升工作效率，长期积累下来，节约的时间是其百倍、千倍，成果质量也会更好。例如：
1.使用大屏幕电脑办公，屏幕的切换会大幅减少，因为页面整体能够一目了然，展示更多的信息，也能减少视觉疲劳；
2.关掉网络，聚焦于文件编写工作；
3.把搜索引擎的搜索结果显示数量从默认的10条设置为100条（注：百度最多为50条）；
4.在输入法中登记200-300个自己的常用词汇，输入的速度就会快得惊人，让人轻松愉快的完成工作。
根据小K的经验，定期抽出时间学习和优化工具是非常有必要的。
一是要去发现新的工具，这可以向他人学习，或者在网络上搜索别人推荐的工具、方法。一旦发现后，要立即试用，然后从功能相似的一批工具、软件、方法中，选出自己最顺手的长期使用。
二是要对自己使用的工具进行研究，熟悉其各方面的功能，借鉴其他人的创新用法，在此基础上形成优化的使用习惯，以便提高使用工具的效率。
（4）减少重复性工作所花费的时间
1.使用快捷键，使用快捷键，使用快捷键。
对于操作系统和常用软件，如Word、Excel、PPT等常用办公软件，或者与你工作相关的专业软件，学习快捷键虽然是件枯燥的事情，但在时间上的投资回报率绝对是百倍千倍。
常见的快捷键，如Ctrl+C，Ctrl+V，Ctrl+S，Ctrl+W，Ctrl+Z，F2(修改文件名），Shift+Alt+↑/↓，不会使用的话，简直没法混江湖。
这里仅以Shift+Alt+↑/↓为例，它的功能是将一行字向上或向下移动，如我们在PPT文本框中写了3句话，想重新排列顺序，使用这个快捷键就非常简单快速。
2.把重复使用的文件保存在专用文件夹。
工作中的资料和邮件不必每一个都重新开始写，那些可以反复使用的文件，可以全部都存在“范本文件夹”中。下次要用时，直接拷贝修改。
作者自己的范本文件夹中有好几百份文件，每次使用时，都在细节上作出修改，文件不断得到完善，或者衍生出2-3种不同的版本。
3.邮件也应当保存在范文文件中。重复利用时，根据具体情况进行调整，检查后就可以直接发给他人，速度也是快的惊人。
4.做好文件分类存档和命名，减少查找文件和邮件的时间。
在文件命名方面，小K建议的命名规则为：时间+重要性标识符+文件名+版本号+【场景说明】。举个例子：《2017-03-25★公司十三五人力资源规划 v2.0（上会版）【向集团李总汇报】》。名字虽长，但显示了大量信息，后期查找时能节约不少时间。
重要性标识符：可选项，如果某个文件非常重要，后期经常要参考或使用，可以加“★”做标识，一眼就能从众多文件中看到；（要输入★符号，可在搜狗输入法中输入五角星拼音首字母wjx）
版本号：采用v1.0这样的符号，还可以加上简单说明，如v1.0（小组讨论稿）、v2.0（定稿）；
场景说明：用于说明文件使用的场景、对象、特殊内容等信息，如【行业论坛推介】、【向李总汇报】。如果是相似文件有多个衍生版本，也可以在场景说明中标注，如【保守数据】、【乐观数据】、【对外版本】、【内部版本】。增加场景说明的目的，是帮助回忆或避免混淆。时间久了，仅凭文件名，大多数时间很难想起文件内容，尤其是有多份相似文件时。
（5）有质量的沟通
1.开会的时候使用白板。会议负责人将各发言人的发言简单易懂的在白板上记录下来，并向其确认，会议结束时把板书拍照就形成会议纪要。如果遇到分歧，就将双方的异同点用表格的形式整理出来，非常清晰。
2.布置工作或接受任务时，要编制工作完成概要。由于信息不对称、能力差异或上司指示模糊，上下级对工作任务的理解是有差异的，如采用本文前述的工作完成概要，就可以消除这些因素导致的效率低下问题。工作完成概要最好由上级编写，如果上级没有这样的习惯，可以由下属编写然后找上司确认。
3.将想要传达的信息归纳成3-4个重点。在发言前，将沟通内容简单归纳成3-4点，并在笔记本上记录下来，发言的时候就能够做到不慌不忙，条理清晰，不会害怕说着说着就断片了，也不会忘记沟通重要内容。
4.通过书面形式共享意见一致的内容。沟通后最好把意见一致的内容当场纪录下来，并向对方确认，以避免理解上的误差。同时，书面确认能够避免过一段时间后双方记忆模糊带来的问题。
5.难以开口的邮件内容，也要迅速回复。如果顾及对方情绪，不愿清晰传达，既降低了工作效率，又有可能导致更加糟糕的情况，带来更大的损失。但迅速回复时需要注意措辞，最好请同事、朋友帮忙看看，避免引起对方反感。
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