周例会流程及说明
本周领导安排我负责以后的周会议主持,筛选过后一下文章比较不错,分享给大家.
转载自: http://eilfei2000.blog.51cto.com/2956473/861327,感谢作者: 柳记.
本文把例会的基本流程进行描述,同时附加一些常见的FAQ分享,希望大家能借鉴分享,召开高效的周例会。
Paste_Image.png Paste_Image.png Paste_Image.png解释说明:
会前准备:
各角色需要完成自己的例会前准备工作。无准备的会议,只带着耳朵参加的会议非常低效。
集体事宜宣导:
对需要传达给全团队成员的事宜,在例会开始进行集中宣导。会议开始时宣导效果最好,也最正式。
本周工作逐点轮询汇报:
每个人五分钟的时间,需要个人对自己的周工作有较高的概括总结能力。里面如果有需要讨论的点,如果三句话说不清楚,就集中到下一个环节进行讨论。再此环节,不要被细节问题拖延住时间。否则很容易出现,LTM和一个人就某一细节问题反复纠缠了半个小时,其他的与会人员听的昏昏欲睡的现象。
关注重点:
1、 本周工作计划执行情况?
2、 工作任务如有变动,原因和对应措施是什么?
3、 遇到问题时,个人的解决思路和方法是什么?
4、 有没有需要协助或帮忙的事情?
5、 个人工作状态怎么样,生活上有没有事情能帮助或协助?
提醒:如果有人提问问题,请第一时间进行反问:你有什么想法?你的解决思路是什么?——让团队每个成员进行主动思考,而不是养成不动脑子,推卸责任的习惯。
下周计划沟通确认:
下周工作计划,必须由个人先提出,然后LTM进行修订,共同讨论后制定。这种方式,可以让每个人对整体项目进度和安排进行思考,而不是单纯的作为一个执行者;也可以提高每个人自我管理的能力。依靠LTM落实任务,很容易让大家产生依赖心理,最后可能LTM会越来越累,成员会越来越懒的现象——比如LTM周一请假,没有及时安排工作,然后所有的人都无所事事,不知道做什么。
重要提示:下周工作计划,应该按照SMART的原则进行落实。
集中讨论疑难问题:
把本周的疑难问题、工作心得进行集中分享。避免出现大家参与度不高的现象。同时针对共性的问题,还可以普及的讲解和指导。
工作汇报要精简,把较为复杂的事情放在此部分做集中讨论。明确会议各个环节,提高会议效率。
单独议题宣导讨论:
如果有单独的议题,放在讨论环节集中宣导,比如新工具推广,专项研究等。
逐点确认个人纪要:
鉴于每个人的表达能力和理解能力不一样,所以必须增加逐个人复述自己记录的工作计划、代办事宜、方法等。可以最大程度的解决沟通不通畅导致的问题。
同时,也对每个人的会议投入度提出了高的要求,不依赖于会议记录者或LTM的帮助,自己承担自己的责任,整体提高工作效率。
反馈团队纪要:
会议记录者重述团队会议纪要。定位在较为重要、广发的事情上。比如每个人的工作计划,可以只明确几个重点或概括。比如一些约定,可以简述规则等。
团队周报:
根据公司流程,如果需要把团队的周工作情况汇报,则LTM需要制作本团队的周报。应该在组内例会之后再进行编写。