两周前在 PMtalk 线下活动做了一次主题分享，是关于任务管理、时间管理、知识管理的实践，时间大约 30min，以下是演讲内容前半部分节选整理，完整 PPT 可以点此查看。

我个人对任务管理、时间管理、知识管理比较感兴趣，平时喜欢研究这方面的工具和方法，也曾经参加过一些工作坊，下面分享我的实践和经验总结，希望能给大家带来一些收获。

为什么需要任务和时间管理？

对我个人而言，当接手一个新项目的时候，或者进入一个新的阶段，换了工作或者从学校毕业，一下子会伴随而来很多事情。如果我们没有办法将它们管理好，很容易被事情反过来牵着走。

我们肯定都多少接触过任务和时间管理工具，团队看板、待办清单、番茄钟等等，像是番茄钟，是一种倡导专注工作 25 分钟、休息 5 分钟工作方法，循环往复。

但产品经理这个岗位有些特点，这些方法不一定适合。比如时间碎片化，经常被打断，上班的时候工程师或设计师会来找你问问题，如果用番茄钟不太合适，这时到底要不要该暂停番茄钟，就显得很尴尬。另外，事情多、琐碎，且需要长期跟进，如果用待办清单，就会有任务长期堆积、无法被清除，影响我们专注在重要的事情上。

1. 任务管理

我个人使用的任务管理方法，是 GTD（Getting Things Done）。它倡导我们有主次地、有目标地规划任务，而不只是单纯把要做的事记录下来。主要分五个步骤：收集、分类、拆分、执行、回顾，下面一个个展开。

1.1 收集

顾名思义是我们把事情记下来，目的是不打断手头的事情，同时，不漏掉任何事情。

很多时候，我们会觉得自己没必要把一些小事记下来，待会儿自然会记得。其实没有必要，一方面保证它们不会漏掉（忘记一些小事的情况总是发生），一方面我们可以腾出更多脑子来做事。

有几个原则可以参考： 

将所有时间马上记下来，不论是工作，还是你平时想做的事、想看的书、一闪而过的灵感，让它成为你的一个完整的任务管理系统。另一个关键词是「马上」，以最快的速度记录，只要你自己事后看懂就 ok。

比如下图我写来「行业地图 投资」，其实是我在听一期投资主题播客的时候，听到「行业地图」觉得挺有意思，想自己后面回去再深入了解以下。虽然外人可能看不懂，但我自己能回忆起来，这就足够了。保证速度，而不打断手头正在做的事。

以及，一切载体都可以，无论是 app、插件，还是跟人当面聊天时候可以用的纸笔，甚至是微信文件助手，怎么方便怎么来。

1.2 分类

前段时间微博有个图片很火，一个人把他的桌面设置了一张壁纸，把文件分为正在做、之后再做、常用等等。其实道理是类似的，我们都需要分类，但不一样的是我们要按优先级分类。

分类的方法因人而异，时间四象限也好，像写产品需求时的 P0/P1/P2 排序也可以。

以时间四象限为例子，我们把事情按紧急和重要两个纬度划分，就可以得到四象限。紧急又重要的，没办法，只能马上做；但重要不紧急的事，往往是我们容易忽略的，比如学英语、学一门什么知识，我们需要长期定期抽出时间出来做，给这些时间建立一个定期循环任务。

至于紧急但不重要的事，我们可以考虑集中抽一个时间来做，比如下班后，或者至少等自己手头这件事做完之后。而不重要又不紧急的事，我们就要重新考虑以下，它们是不是应该进入我们的任务管理系统了，尽量少做、不做，或者交给别人做。

比如我们可能要听一段录音，那么可以尝试在淘宝找人、或者有些人机结合的平台帮我们把语音转成文字，把这件不重要的事外包出来，节省我们的时间。

1.3 拆分

拿我演讲这个任务，先举两个例子。一个就是把「准备演讲稿」这件事记录下来，而另一个则是拆分成确定主题、列提纲、填充内容、排版，每个步骤可能有对应时间点、需要协作的人。以及还可以把想到的相关事情都记下来，比如看点讲演讲能力的文章、提前找人演练。

这两个例子，哪个更容易执行，哪个看着不知道何从下手，就显而易见了。

把事情拆分成易于执行的最小单位，可以让我们更好去执行，还有就是可以更注重结果。像我们在做产品的时候会更关注结果，在做个人任务管理的时候也可以。

比如有一个任务「每周读书两小时」，如何衡量结果？如果中途被打断、做别的事情去了，这两个小时怎么计算？但如果换成「每周产出一篇读书笔记」，有明确的产出物，结果化的导向就更容易评判效果。可能最后我们不需要花两小时，又或者花得比两小时更多，那么也该调整我们的目标了。

工具推荐

上文讲了收集、分类、拆分前三个步骤，后面的执行、回顾较好理解，执行即我们可以怎么完成事情，回顾是要求我们定期检查自己是否偏离目标。时间管理和知识管理部分也会提及更多这两块，下面先推荐一些工具。

对于还没有尝试过的朋友，奇妙清单是个不错的入门选择，它具备了基本功能，而且跨平台。

而石墨文档里也可以做 to-do 和时间提醒，好处是跟文档知识库打通、可以和别人协作、编辑器强大。

如果有更进阶的需求，可以试试 OmniFocus、Things、2Do 这些老牌的专业 GTD 工具。他们有流程/循环任务、更丰富的优先级、智能筛选和规划功能等等

剩下的时间管理和知识管理部分有时间再整理出来，有兴趣可在文首的 PPT 链接查看。

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