干货 | 便利贴工作效率管理法——职场小物件的大用处

2017-08-21 本文已影响524人 77f41b249f1a

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在职场中打拼的人们，说起便利贴这种小工具，都有自己的独特的体会。我们通常用便利贴记下待办事项贴在办公桌醒目的地方，或者将便利贴当作随身小纸条使用，记下一条电话号码或地址等信息，再随手一贴。行易君业余的爱好就是钻研时间管理的方法和技巧，以及研究时间管理好用的各种小工具，总结了一套“便利贴+小白板”的工作效率管理方法，分享给大家希望能有所帮助。

首先，来一张行易君工作日常的小白板的照片。

因为是下班后拍摄的，这已经是今天清理过的日程表，还去掉了一些不方便透露的便利贴，总之，工作是没有尽头的。

行易君的小白板+便利贴日程管理

需要用到的工具，便利贴+背景板

从上图可以看出来，这套“便利贴+小白板”的工作效率管理方法所需要的工具很简单，便利贴和一张白板（背景板）。便利贴可以按照个人习惯和背景板的大小，选择不同尺寸正方形、长方形的商务便利贴，可以按照自己的喜好选择不同颜色，但尽量避免使用异形和卡通形状的便利贴，方形为最佳。没有白板的朋友可以用两张A4纸或者一张A3纸，直接用透明胶贴在办公桌的隔板上使用，只要能画出对应的区域和象限即可。非常方便灵活，不需要纠结太多细节。

背景板的三个分区和使用方法

从实物图中可以清楚的看到，白板分成三个区域，右边栏的每日日程区，下边栏的信息备注区和主信息区（包含了一个坐标轴）。为了更清楚地跟大家讲解这一套方法，我画了一个分区的细节图，并逐一介绍各个分区的使用方法。

便利贴工作效率管理法的背景分区的细节图

1.右边栏，每日日程区（蓝色部分）

在这个区域里，便利贴贴出的是当天和第二天的工作待办事项。用分别用两张正方形便利贴，贴出当天和第二天日程安排的待办事项清单。因为每天的工作都在不断的滚动更新，建议每天下班之前清理当天的日程便利贴，同时更新第二天的便利贴，贴在相应的区域。

2.下边栏，信息备注区（绿色区）

这个区域要实现的是我们的便利贴最基础的功能之一“便签条”的功能，张贴突然要记录的信息。无论是快递突然发来的信息，或是突然要记下的某个电话号码，甚至是构思的下阶段工作的重要灵感，都可以用便利贴记录下来张贴在这个区域。

这个区域的使用有一条重要的“每日清空原则”。即当天的工作结束时，要及时将这个区域的信息处理掉，如果是重要的电话号码，加入手机通讯录，如果是重要的灵感，可以将便签条直接撕下，贴在笔记本或日程本对应的位置，再将它写成一条日程或任务，归入主信息区域，纳入待办事项管理。

请务必坚持，每天清空信息备注区的便利贴。

3.主信息区，四象限法则

主信息区也就是图中面积最大的白色区域，这个区域中包含一个红色的坐标轴，这个坐标轴使用的是时间管理中比较常用的四象限法则（紧急性+重要性象限法则）。在实物图中，可以看到，行易君在这个区域贴满了大大小小的便利贴，每个便利贴都代表着一项正在进行的任务。

用一张便利贴写清楚任务的名称、关键的部分、该任务的进展情况、重要的时间节点以及任务的截止日期。按照任务的紧急和重要程度，对便利贴的位置进行调整，时间越紧急的任务尽量靠右粘贴。任务内容越重要的任务，尽量靠上张贴。

同样的，当一项任务完成的时候，及时将便利贴清除，每天工作结束之后，重新调整便利贴的位置。这样的方式，可以非常直观的分析和判断当前手头工作的任务数量、重要程度和进展情况。希望能对于经常多线程工作的同仁们有所帮助。

用完的便利贴如何处理

对于有记录工作笔记习惯的朋友，如果是紧急信息类的便利贴，将信息记录和保存后直接丢弃就好；灵感类和完成后任务类的便利贴，可以直接贴在工作笔记对应内容页；日程类的便利贴，则可以直接贴在笔记本当天的工作日程页。

如果是没有记工作笔记习惯的朋友，准备一个笔记本，在对应页面顶部标注当天日期，再将每天的便利贴按日期和完成的时间，粘贴在笔记本上，可以直接当作工作笔记使用。

总结，便利贴工作效率管理法使用概述：

第一步，选用一张大小大于A3的白板或白纸拼接背景板；

第二步，按照背景板大小和个人喜好选择不同尺寸的方形便利贴；

第三步，将背景板分为右边栏的每日日程区，下边栏的信息备注区和主信息区三个区域，并在主信息区绘制“紧急性—重要性四象限坐标轴”；

第四步，将每天的日程和待办事项用便利贴记录，并粘贴在每日日程区，并在每天工作结束后，及时总结当天的日程，并更新第二天的日程便利贴；

第五步，在主信息区，将每个任务的名称、关键的部分、该任务的进展情况、重要的时间节点以及任务的截止日期用一张便利贴记录，并按照其重要性和紧急性调整便利贴的位置；