PPT熟手速成手册系列-整体设计篇

2018-02-06 本文已影响21人陈水水

职场中，很多场合会用到PPT，比如年终述职、调研报告、年会现场、项目方案展示等等，虽然在这些场合里面，更重要的是我们所展示的内容，但美观有序的PPT也会为我们的演讲和展示增色不少。

如何在有限的时间内做出不那么丑陋的PPT，是职场最基础的能力之一。经过我5年制作上百份PPT的经验，我总结了快速制作基本合格的PPT的技巧和方法，作为我个人知识管理的第一小步，个人浅见，以后将持续优化。

这个手册共分为四篇，整体设计篇，素材搜集篇，排版配色篇和动画演示篇。当然PPT知识管理中远远不止这些内容，比如还有一些PPT辅助软件，数据图表的优化，个性化字体的制作，组合动画等等，很多内容单拧出来就可以说很多技巧，但这个手册之所以选择如此简单的分类和展示，一是基于对PPT整体的入门级认识，二是减少认知负荷，因为在我眼里，技巧类的东西说再多遍都没有意义，除非你在实际工作中反复的刻意练习。

在做任何一件事情之前，我们都会去思考为什么要做这件事情，为什么要这样子来做这件事情，做PPT也不例外。如果是大量的（比如十万字）调研数据和文字，对数据精准、文字描述、文字字数有严格的要求，力求非常全面的展现某一个行业的发展或者某一个课题的研究情况，那我们完全没有必要用PPT的形式去展现，用WORD展现就很合适。如果老师或者领导要求你在15分钟内给他讲清楚这个领域内的研究进展或这个行业的发展现状，并提出你自己的解读，这个时候PPT可能会有用武之地。也就是说不是所有的场合都需要用PPT，在思考了任务本身的意义之后，觉得PPT的形式是合适的情况下，再来设计内容结构，准备PPT素材。这个时候，我们要考虑做这个PPT的目的是什么，听众是谁，PPT用在什么场合，什么时候。这些考虑涉及到我们如何组织PPT的内容，用什么设计风格和大小比例等。

比如这个PPT用于产品发布会，现场灯光幽暗，那么我们会考虑深色的背景，大屏幕大比例，字少。如果这个PPT用于幼儿园课程，那么我们可能采用卡通风格，配图可能是一些动物、玩具、动画片卡通人物等等。当然无论插图、配色和风格，我们的内容始终是排在第一位的，内容包括内容展现的结构和你要展现的文字、不展现的文字（口述的内容），这些本质的内容会决定演讲的质量。

整理我们要讲述的内容，可以借助一些辅助工具，比如思维导图（个人常用百度脑图和processon），思维导图尤其可以帮助我们整理说明、罗列这一类陈述结构，通常是把内容有条理的划分为几个版块，按顺序去讲解。比如我们在介绍一家公司的时候，我们可以分别介绍其性质、属性、规模，创始人团队，发展历史，企业文化，组织架构，主要业务，盈利模式及现状，竞争对手，发展方向等等。在分析一个产品的时候，可以依次介绍所属行业、公司，创始人团队，盈利模式，产品结构，产品功能，产品运营手段和现状，竞品分析，未来发展方向等等。