时间管理从提高效率开始

《和时间做朋友》第二章分享，提高效率的10种方式：

1.运用技术来提高工作效率

开篇用心理学公式：

心理学上有一个著名的公式：1的365次方等于1，1.01的365次方约等于37.78，而0.99的365次方约等于0.025。在这个公式中，我们会发现一个有趣的现象，从1到1.01，虽然只增长了0.01，但是它们的365次方所得出的结果却迥然不同，增长了近37.78倍。同样地，从1到0.99虽然只减少了0.01，但是0.99的365次方与1的365次相比方差了近40倍。

如果把“1”当成每天的工作效率，把“365”当作一年的天数，我们就会发现，当每天的工作效率提升0.01或者降低0.01之后，最终的结果会产生巨大的变化，所创造的价值也会截然不同。这就是工作效率的问题。

引出工作效率，提高效率是一个非常大的概念，其本质始终都是为了最大化地利用时间，确保时间可以得到充分的运用。通常情况下，提高效率的直接方式就是提升自己的能力和生产力。提升能力的方法很简单，往往是通过学习和锻炼，不断增强自己的专业技能，不断提升自己处理问题的能力。

对企业来说，采用新的技术，运用新的方法，采用更具竞争力的发展模式，往往可以在提高效率的同时，保障时间的价值。

不过，无论是个人能力的提升，还是运用新的技术和方法，都是一些技术性提高效率的方法。

2.克服拖延，立即行动

英国著名历史学家诺斯古德·帕金森在1958年出版的《帕金森定律》中提到了一个非常重要的观点：工作常常会自动膨胀，并且占领所有可用的时间，“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间”。在帕金森看来，一旦给自己安排了充裕的时间从事一项工作，就会放慢自己的节奏以便用掉所有可以分配的时间。

如何克服拖延？

首先必须在第一时间克制自己的拖延行为，必须在接受任务的第一时间内就展开积极的行动，将工作执行下去。对那些可能出现拖延症的人，更加需要强制执行，确保所有的工作都能够按照事先的规定完成。

其次，还要注意保持足够的专注度，凡事只要下定了决心就立即去做，不要犹豫不决，不要被各种想法所左右。事实上，一个人想的东西越多，思考的问题越多，就越是容易动摇自己最初的想法，越是容易在左右摇摆中错失机会，白白浪费时间。启蒙思想家孟德斯鸠说：“当有一个想法时，我立刻就想要去动手；当有了第二个想法时，我觉得自己还可以考虑考虑；当想到第三个点子时，我觉得自己应该更加谨慎一些；当我想到第一百条时，我已经没办法去做任何事了。”

拖延是一次自我欺骗的过程。事实上，这些事情终究都会在那儿，我们不立即去做并不意味着可以逃避，并不意味着困难会减少。立即着手去做实际上是一种非常有效的应对方式，它可以显示自己的决心和勇气，同时确保我们在时间利用方面始终掌控着主动权。

3.能力再大也要分权和授权

分权是管理中的一项重要技能，也是一种非常重要的方式。分权的好处：

首先，人无完人，并不是所有问题都是自己能够解决的，总会有一些工作是我们没有办法去做的。

其次，每一个人的时间和精力都是有限的，我们可以加班加点，可以想办法保持一整天的专注，但是即便如此，我们也没有办法长时间保持高强度的工作。

再次，分权和授权是为了提高工作的效率和效能，事实上，即便我们能够做完所有的事情，但是效率未必比分权后更高。

最后，分权是为了避免更大的决策性风险。

如何合理分权：

管理者应该对具体的工作环境和工作状态进行合理分权，以便能够确保自己的在工作时间内保持高效率。

——做那些自己最擅长的工作，其余工作分派给其他人；

——将自己的时间用来做那些最重要的工作，次要的工作可以适当派发给下属；

——将复杂的工作适当切分，并进行任务派发；

——给予下属一定的自主权和决策权，避免事事汇报带来的低效率；

——忙碌的时候要懂得分权和授权；

——自己无法解决或者难以解决的问题，要懂得适当分权和授权。

除了要注意以上几种方式之外，管理者还需要对重要事务进行监督，避免分权带来的失控状况发生。

4.寻找合作伙伴，让自己与时间的配合更默契

合作带来了信息的共享、技术的互补、资源的重新整合，同时也解放了我们的劳动力与思维，解放了个人的时间。

真正具备优势的人不仅能够发现自己的特长，还能够发现别人的特长，他们懂得自己擅长什么，缺乏什么，也懂得自己需要寻找什么样的帮手。

社会学家认为人类之所以结成团队，就是为了最大化地发挥自身的力量，在处理日常生活和工作中的事务时，与人进行合作，并借助合作的力量提高办事效率和效能

不过合作并不意味着就是一起工作，真正的合作应具有叠加优势，它既具有互补性，也具有方向上的一致性。

5.明确自己的生物钟

生物学家经过研究，发现人在一天中有3个时段大脑功能处于黄金高峰：第一个黄金时段是早上刚睡醒以后的3~4个小时，也就是在早上6点到上午的10点左右，这个时候无论是记忆能力还是理解能力，都可以达到顶峰状态。下午3~4点是另一个高峰，由于中午经过了休息，而且食物在消化之后为身体提供了足够的能量，因此，这段时间的大脑比较活跃，理解能力非常强，可以说非常适合学习一些新的内容。晚上7~9点是学习的又一个黄金时间，这时人的大脑非常清楚，学习能力很强，记忆力很好，而且思维敏捷。

比如在上午8～11点，此时人体的精力最旺盛，思维比较活跃，因此适合做一些组织、计划、写作之类的工作，或者进行一些创造性思维的活动。一般来说，工作者可以将一天中最艰巨、最复杂、最耗费精力的任务放在这一时间段内完成。

而上午11～12点，人开始出现一些疲劳和饥饿症状，不适合做一些劳动量比较大的工作，也不适合做一些耗费精力的工作。考虑到此时的大脑还非常清醒，因此最适合用来开会。大家可以坐在一起商讨解决问题的方法，或者在会议上做出一些复杂的、困难的决策。

12点到下午2点，这一时间段适合休息，我们工作了半天，而且刚刚进食完毕，需要充分放松自己。如果工作者比较忙碌的话，同样可以利用这段时间工作，而最适合的工作是进行一些商业社会活动，毕竟在这个时候，人在一天中的快乐情绪达到了高潮，适合参加社交性的商业活动。

下午2～4点，人体处于所谓的“下午低沉期”。此时易出现困乏现象，工作者可以想办法进行阅读，或者做一些小事，不过也要尽量避免一些乏味的活动。在那之后的个把小时中，人体会慢慢从低沉期中解脱出来，这个时候思维重新活跃，适合进行长期记忆，因此，我们可以把一天中较重要的工作放在此时做。

下午5～7点，人体的体温最高，此时可以抽出一点儿时间锻炼身体，这样有助于放松一天的疲劳，并为晚上的睡眠提供帮助。

晚上7～9点，这一时间段，人的记忆力、思维能力都不错，因此非常适合工作，当然我们也可以就一些较严肃的家庭话题进行深入的讨论。

到了晚上11～12点，人体准备休息，各脏器活动极慢，细胞修复工作开始，这个时候通常不宜再次工作，否则将会影响第二天的工作质量。

所谓的在正确时间里做正确的事，主要包含两个方面。

首先，我们必须找出工作状态最佳的时间段，当我们处于高效能的时间段时，个人的状态、节奏、成就感与充实感都处于最佳水平，这个时间段也是我们需要重点利用的时间段。

其次，我们必须做好明确的规划，弄清楚什么时间段最适合做什么工作。

6.将复杂的事进行简化处理

管理学上有一个著名的“崔西定律”：任何工作的困难程度与其执行步骤的数目平方成正比。简单来说，如果完成某项工作需要三个步骤，那么这项工作的困难程度可能就是9，如果将这项工作的步骤增加到了五个，其难度系数会相应地增加到25。反过来说，每当我们想方设法减少工作步骤，将复杂的流程变得更为简单时，工作的难度系数也会相应地降低，所耗费的时间也会减少。

崔西定律”的存在暗示了一个最简单的道理：工作流程的步骤越少，难度越低。

真正的简化是一种凝练和压缩，它是要求时间管理者把握工作的内核与规律，

14世纪逻辑学家、圣方济各会修士奥卡姆·威廉在他的《箴言书注》中说：“切勿浪费较多东西去做，用较少的东西，同样可以做好的事情。”所以，他提出了一个绝妙的定律：如无必要，勿增实体。这就是著名的奥卡姆剃刀定律。按照这个定律，我们在解决问题的时候一定要尽可能地去除那些不必要的环节或者部分。它追求的是一种精简原则，反对过度的拼凑和堆积，反对过度的精细化和复杂化。可以说，这个定律有效确保了事物的简单化，在对付那些复杂的、烦琐的事情方面的确为我们提供了一种有效的方式。

7.找到规律才能事半功倍

显而易见的是，我们的大脑通常更喜欢那些有规律的信息，也更容易记住那些更有规律的信息，

绝大多数工作都是有规律可循的，只要掌握了正确的工作方法，只要了解工作中所存在的一些共性，掌握了事物发展的一些基本规律，那么就能够以最简单的方式获得成功。

除了一些工作本身的技巧和规律之外，工作的规律性还体现在与人相处、如何适应环境等问题上。

8.抓住本质，从根本上入手

只是很多时候我们只知道从问题的表象入手，从问题最末的环节入手，而不注重深入挖掘事物的本质，结果常常导致自己陷入“出现问题—解决问题—再出现问题—再解决问题”的循环之中。

“第一原理”的概念最初是古希腊大哲学家亚里士多德提出来的，他曾经说过：“在每一个系统的探索中，存在第一原理，这是一个最基本的命题或假设，不能被省略或删除，也不能被违反。”马斯克发扬了这种理念，在他看来真正的成功者，真正想要有所行动的人，必须透过现象看本质，必须把握事物的本质，这样才能够让自己的工作更有效率，才能够真正让自己的工作在执行过程中变得更加顺畅和简单。

所以，在日常生活中，我们如果渴望让事情变得更加简单，渴望尽快解决问题，那么就要懂得从事物的本质入手，要抓住工作中最根本的东西，比如弄清楚决定工作最根本的因素是什么，引起工作的本质原因是什么

9.制定计划才能更好的执行下去

“凡事预则立，不预则废”，其中“预”就是一种计划，就是一种规划，在生活和工作中，计划往往都是不可或缺的，它可以明确我们的工作理念、工作方针、工作模式、工作步骤，以及其他相关的情况，可以说，在工作计划的指导下，我们往往可以更好地执行工作任务。正因为工作计划具备指导意义，从时间管理的角度来说，计划的制订往往能够有效提高工作效率，避免我们在执行任务的过程中遭遇各种阻碍。

管理学中，计划往往具有两重含义：第一种是计划工作。所谓计划工作，是指根据对组织外部环境与内部条件的分析，提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径。第二种是计划形式。计划形式是指用文字和指标等形式所表述的组织以及组织内不同部门和不同成员在未来一定时期内关于行动方向、内容和方式安排的管理事件。

做好计划要明确：

——明确自己要做什么

——明确自己什么时候做

——谁去做

——在哪里做

——怎样去做

10.一定要做好相应的准备工作

3方面的准备工作：

第一种准备工作是对执行过程中需要的资源、工具等做好准备。

第二种准备工作是针对某个问题给出答案的准备。

第三种准备工作是未雨绸缪式的，这是预防类型的准备方法，它主要是针对那些还未发生且有可能出现的问题，即提前对潜在的威胁做好预防的工作。