提升办公效率的软件应用介绍
根据自己日常工作的经验，筛选出最常用的几个软件分享给大家，以提升办公效率，减少人工操作，呵护您的双眼，腾出更多自由支配的时间。
更新时间：2018年5月20日
本文主要内容有：PDF密码移除、PDF转换为WORD、文件快速查找、Excel合并和汇总、文件夹同步等。
百度分享群： https://pan.baidu.com/mbox/homepage?short=qZ8rUpQ
一、PDF处理
目前上级来文大多数都是以PDF进行下发的，但在基层收到文件后需进行文字二次编辑和表格内容的填报时就会非常麻烦，所以介绍几种方法来解决此类问题。
（一）解除密码
部分PDF文件是进行了加密处理，若想编辑或者提取首先需要对其进行解密，推荐使用PDFShaper，纯绿色软件，包含常用PDF编辑和处理的功能。
主界面
点击主界面中右侧的“解锁”，进入解锁窗口。
加密解密窗口
点击“添加”按钮添加需要解密的PDF文件，然后点击“处理”进行解锁，解锁需输入另存的文件名即可。
（二）转换WORD
大多数的PDF阅读软件都会支持对于未解密的PDF进行“导出”或者“转换”，这里推荐使用“PDF-XChange Editor”，纯绿色软件，包含最常用的PDF编辑功能。
主界面
点击“文件”菜单中的“导出”或者“转换”菜单中的相应按钮，都可以将PDF文件转换成Word等格式。
“转换”菜单
“文件”菜单中的“导出”
提示：此种方法只适用于采用纯文字生成的标准PDF文件，但如果原PDF内容是以图片形式存在，比如上级文件的扫描档，那转换出来的WORD文档里也还是图片。
（三）图片内容的OCR识别
经过本人试验比对，推荐使用“Readiris Pro 16”，特别是表格类内容，扫描出来的结果基本上能满足办公需求。
主界面
点击“从文件”按钮打开需要扫描识别的PDF文件，然后软件会自动扫描并识别所有页面，点击“DOCX”按钮即可导出成WORD文件。
选择输出类型
本文采用的案例是前四页为标准文字生成的PDF内容，后面5-13页是图片生成的PDF内容，但OCR识别后均成为可编辑的WORD文档了。
前三面的效果
第5页图片表格识别出来的效果，是以表格形式存在的可编辑状态。
表格识别出来的效果
二、文件搜索
（一）Everything
纯绿色软件，输入关键字后，即可在所有盘中查找符合要求的文档。
输入查询示范
（二）Listary Pro
安装后，双击键盘上的“CTRL”两次，即可在屏幕中间弹出搜索框，输入内容后即可查询。
搜索界面
详细使用说明请参见《搜索文件和资源我用Listary Pro》https://www.jianshu.com/p/ad5d3deb2665
三、Excel表格插件运用
推荐使用“KUTOOLS”，已经集成超多实用扩充功能。这里只介绍我常用的几个功能，更多的请自己参看官方介绍https://www.extendoffice.com/simplified-chinese/kutools-for-excel.html
KUTOOLS插件功能界面
（一）阅读定位
使用“阅读视图”功能，可以方便的随鼠标点击查看上下左右相关的数据。
阅读视图
可以点击“阅读视图”旁边的符号进行相关的设置。
阅读视图的设置
（二）隔行颜色设置
当数据较多时，采用隔行颜色设置可以更方便的进行数据浏览。
隔行/列换色
效果显示
（三）工作簿和工作表管理
增加的左侧的工具面板，可以更方便的管理和切换多个工作簿和工作表。
工作簿和表管理
（四）合并多个Excel文件
可以方便的进行多个表格的内容合并，还可以计算。
PLUS中的“汇总”
1、复制多个EXCEL表中的数据到一个工作表中，采用累加的形式。
累加的形式
2、汇总计算多个工作簿中的数据到一个工作表中。
汇总的合并
（五）合并表格
无须公式，快速根据指定的关键字完成多项数据的合并
合并示范
四、文件同步
办公中时常使用U盘、移动硬盘，而且单位和家里的电脑都有相同的文件夹，如何才能保证文件的及时更新和补充，推荐使用完全免费的文件同步软件“FreeFileSync”。
使用说明
此例说明：将C盘中Utools中的内容以镜像的形式同步到I盘中Utools中。
同步方式说明：
1、双向：比对两个文件夹，将两个文件夹中的内容互相增补以达到一致。
2、镜像：以左侧文件夹为准，增加和删除的方式调整右侧文件夹中的内容。
3、更新：将左侧文件夹中新的内容增加到右侧文件夹中。
4、自定义：根据自己的喜欢调整同步规则。
