【做好HR】那些看似麻烦的入离职资料背后的道道！
员工入、离职时，一般都需要提交许多资料，尤其是管理较规范的大公司，少一份资料，可能都不能顺利办理入、离职。对此，不仅员工本人会觉得很麻烦，人事专员也会很苦恼，流程拖长不说，有时候追资料像追债一样，还要面临人员流失的不确定性。
尽管如此，该交的资料还是一样都不能少，那些看似麻烦的资料，背后却隐藏着用工风险。我将通过此篇文章与你一同梳理下它们的重要性。
入职资料
1.应聘登记表
员工面试或入职时，通常需填写一份详尽的“应聘（或入职）登记表”，上面的内容包含但不限于你简历上的内容，含盖了非常详尽的个人信息。
有很多人不理解，简历上与工作相关的重要信息已经说的很清楚了，为什么还要填写这张表，甚至还有家人联系电话这些隐私信息，所以可能会选择性的进行填写。
简历上可能没有的信息：
- 首次参加工作时间：该信息和员工的切身利益相关，如年休假的计算、医疗期的计算。
- 婚姻与生育状况：对女员工企业较关注此信息，这与企业工作安排、工作计划落地有着千丝万缕的关系。
- 家庭住址：一方面是了解员工从家里到公司的距离情况，另一方面则用于给员工邮寄信件，如 “解除劳动合同书”。职场中因种种原因，不辞而别的现象时有发生，为避免不必要的劳动纠纷，“解除劳动合同书”是必需要传递到员工手中的，所以家庭住址的真实性也是至关重要。
- 前单位证明人：用于了解员工工作经历的真实情况。
- 招聘渠道：一方面为了统计分析最有效的招聘办法，另一方面可以了解新员工在公司的亲友情况，以避免有厉害关系的职位安排。
- 家庭人员信息：可设置紧急联系人，出现突发情况或联系不到员工本人时能及时联系到家人。
2.健康证&体检表（有效期内）
进入以食品生产或销售为主的企业，是需要提供本人健康证或体检表的。这个资料在大多数人拿到Offer前是没有准备的，而办理的时间也要将近一周左右，麻烦却很重要。
风险点：
- 职业病：是否有职业病，这对公司与员工本人健康都有厉害关系。
- 传染病：这个是危害同事和食品受众的一个重大隐患。
- 重病：重病进入公司将对自身和公司都不利，病情加重不说，医疗期内公司还需做人员调整，无形中增加了用工成本和培训成本。
- 孕期：和重病是一样的情况。
3.离职证明
原则上，员工离职时，公司都会开取离职证明，证明解除劳动合同关系。在进入下家公司时需要出示该证明，表明你和上家单位无劳动关系牵扯。
风险点：
- 双重劳动关系易引纠纷，企业信息安全也会受到威胁。
- 债务纠纷，若该员工在前单位有债务问题，而又与现单位发生劳动关系，则前单位是可以追究现单位连带责任的。
现实中，员工可能会因与前单位闹的不愉快，前公司倒闭或前公司在省外无法联系等等情况，无法取得“离职证明”。这个时候可替代的做法就是让员工在劳动就业服务机构或社区街道办开取“失业证明”，是有同样效力的。
需要特别说明一下，很多公司为了图方便，让员工签一个“个人承诺书”来替代前单位离职证明，承诺与前单位已解除劳动合同关系。这种做法虽然一定程度上规避了企业与员工发生纠纷的风险，却规避不了第三方前单位追责的风险。
4.员工手册签收单
企业员工手册中通常会编入企业规章制度及奖惩条例，员工在进入公司后，有权第一时间知晓这些内容。因此，员工手册的培训与签收也是入职办理的一项内容。
风险点：
- 如果员工未及时签收员工手册，可视为员工不知晓相应的规章制度及奖惩条例，企业将无法按制度对其工作进行约束。
注意培训后，签收单上不仅要注明“已签收“还要注明“已知晓”。
离职资料
1.离职申请书
办理离职手续前，员工本人需提供手写的离职申请书一份，若是机打的，则必须要本人签名。
风险点：
- 遇法律纠纷时，如果没有本人的书面申请，劳动关系的解除可认定为公司辞退，到时企业有口难辨，赔偿或恢复劳动关系都是有可能发生的。
2.工作交接表
不要小看了工作交接表，这个不是走个程序那么简单的事情，交接内容涉及到几个职能部门。
- 本部门：重要物资的交接，重点工作的交接。
- 财务部：查账，本人在公司是否存在借款等。
- IT部：是否有企业内部系统账号，有的话需及时注销相关账号。电脑等IT物资是否移交。
- 行政部：是否有工服或其他物资未归还，折旧费用是多少。
- 人力资源部：把好最后的关口，是否所有程序已交接完毕，员工手册是否归还。
这里面每一个环节都隐藏着风险，需要我们认真对待。
3.解除劳动合同证明
也可叫做“离职证明”，其重要性和作用如下：
- 对员工：方便办理社保转移；方便员工进入下家单位使用。
- 对公司：表示与该员工劳动关系的正式解除，上面清晰的注明了解除时间以及解除理由。
希望这篇文章能够帮助人事专员更深入的了解员工入、离职办理中可能存在的风险，理解了才能更有效的做好相关工作。合理规避用工风险也是人事专员的重要职责。
