改善工作效率低的8个工作方法

2023-08-13  本文已影响0人  魏三猫

1.有计划地提前发出会议邀请

很多人习惯临时抱佛脚,突然发出邀请召集同事开会。其实这么做通常效果很差。

因为没有提前预约,同事很可能在出差,就算没出差,他们这个时间段也被占用,无法分身。

因此,如果不是特别紧急的会议,最好提前一周就发出会议邀请,协调好大家的时间好,将被邀请人的时间锁定。

这样同事对自己其他的工作安排,就可以绕过这个被你锁定的时间段。

另外发完会议邀请也不是万事大吉,你需要在会议提前1~2天时发个邮件或微信提醒,确保参会者尤其关键人能准时出席会议,而不是忘了这个会,或者同一时段又安排了其他会议,从而发生时间冲突。

2.提高你的打字速度

这一点其实经常被大家忽视。当你写报告或邮件时,感觉花费的时间太多,很重要的原因之一可能就是因为打字速度太慢。

学会盲打而不是边看键盘边找字母,不论拼音还是五笔输入法,都会大大提高文字输入效率,帮你节省不少时间。

如必要可以专门花一段时间练习如何提高速度,这真是一劳永逸的事,值得投入时间练习。

3.布置整洁有序的办公桌

将自己的办公桌和抽屉收拾得整洁有序,可以帮你很快找到需要的资料或文件。

这样就避免在需要用到的时候,毫无头绪,翻来翻去,始终找不到,如果老板催的急,你真是想死的心都有。

试想一下,在一个杂乱不堪的环境下工作,人的心情不自觉就会变得焦躁不安,心情不畅,哪还能谈得上效率和质量呢。

4.充分利用午餐时间进行社交

现代人时间宝贵,不愿过多占用私人时间进比如晚上或周末行社交,那么充分利用工作午餐时间和同事联络感情就变得重要而便捷了。

尽量多和兄弟部门以及跨部门同事一起用餐,聊些轻松话题,顺便谈下项目进展,彼此如何更好地配合,会显得非常顺理成章。

经常一个人午餐或者只和要好的几个同事午餐,只是单纯完成了吃饭这个任务,而没有赋予任何社交意义,实属可惜。

5. 善于向他人“偷师学艺”

公司不等于学校,没有人像老师那样有义务教你如何工作,如何更好地工作。

这时你就需要有一双善于发现的眼睛和机灵的头脑,看到别人受到认可和表扬,就要仔细揣摩和观察,看看人家到底哪里做得好,怎么做得好的。

有心人可以将对方报告或文件好好拆解,学习人家如何设计框架,提炼要点,组织素材和推导结论的。

6.集中时间回复邮件

如果随时在线回复每一封邮件,就会将自己的注意力切割,无法集中做好一件事。

不是所有邮件都需要你秒回,如果真的非常紧急,相信对方一定会打电话或者直接找你。

因此可以隔一段时间集中处理和回复邮件,这样不仅效率高,还避免了不断被新进来的邮件打断手头的工作。

7. 多跟领导确认需求

职场中你的工作是否得到认可主要取决于领导。因此需要听清楚领导布置的任务,他们的要求和期望是什么,需要什么时间完成等等。

只有确认好领导的需求,你的工作才有方向,才能有的放矢。

在最终完成任务时才不会发生南辕北辙,吃力不讨好的情形。

8.对同事经常表达谢意

虽然很多时候,同事帮你完成的某项工作是他的份内之事,但是一定记得及时表达感谢,不论通过邮件还是当面致谢,最好当着其领导的面表达谢意。

这样不仅可以让对方感觉你人很客气,nice,以后更愿意帮你,另一方面在领导面前提出表扬,进一步加深了你和同事的感情联络,有利于未来的工作开展。

掌握方法只是第一步,要想让自己的工作效率真正获得提高和改善,最重要的还是要将这些方法不折不扣地应用到工作实践中。

同时要根据自己掌握的进度不断优化,甚至发掘出最适合自己的一套更为高效的方法。

萧伯纳曾经说过:

“世界上只有两种物质:高效率和低效率;世界上只有两种人:高效率的人和低效率的人。”

愿我们每个人,都能努力成为高效率的人。

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