70%的会议是无效的！？做到高效会议这些原则不能忽略

会议，是集思广益、分析问题、研究对策和工作部署的一种有效方式，是企业重要的管理手段之一。

但是目前中国企业在会议方面却面临着很多问题，以致于有人调侃道：人多的会议不重要，重要的会议人不多；解决小问题开大会，解决大问题开小会，解决重大问题不开会；上会的事不一定要真干，真干的事不一定要上会；会上发表的意见不要太当真，会下交换的意见一定要认真；开会的人基本不干事，干事的人基本不开会。

表情图

会议议题繁多，会议过程只议不决；议程把控不到位，造成的拖沓、延迟；无关的参与人数太多，造成了大量的“陪绑”效应。真正高效的会议，应该从会前、会中、会后三个方面来进行考虑和管理，每一个环节的管理，都影响着整体会议效率。不管是会前筹备通知、会中议程把控以及会后结论分析，都是不容忽视的重点。

相关研究显示，84％的企业家都曾为内部沟通成本过高而苦恼，开会在管理过程中承担了绝大部分的沟通任务。同时，依据网络的调查统计，57%的调查者认为职场当中70%的会议是无效的和浪费时间！

表情图

彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25％的时间开会，就是一种“病态组织的表现”。

彼得·德鲁克名言

我们在会议流程和会议决策上还可以作哪些制度性的优化？为避免以上常见的低级问题，特别建议以下十项会议原则：

1.会议要规划

会议要有召开的时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则。此外根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议。

2.准备要充分

重大事项必须提前足够的时间思考和准备，并在会前广泛征求意见，有些不便于在会上公开发表的意见或担忧也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分作好准备，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速作出决策，提高会议效率。

准备要充分

3.主题要集中

一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员，高效解决问题。综合性会议，主题最好也不要超过三个。议题越多，参加人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下。

4.人员要相关

一是要“少而精”，即仅让与会议关联的单位参加，协办单位不用“陪绑”；二是要“有效”，具体议题让主要负责人直接汇报，领导不要代为汇报；三是要有“决策权”，与会人员一定要有决策权，委派人员参加，也要赋予相应的权利，避免“议而不决”。

人员要相关

5.流程要合理

会议的流程关系到会议是否民主、有效。一是尽量不要由领导主持会议，而应该是会议议题发起方主持；二是领导应该最后讲话，而让其他人充分发表自己意见；三是会议发表意见时，重复观点少谈，建设性意见多谈，而且应以事实和数据支撑；四是繁简得当，有些问题简要即可，重大问题讨论充分，让相关尤其是一线部门充分发表意见；五是重大决策刻意安排反面意见，以便讨论更充分，防止“一边倒”；六是该议则议，该决则决，该举则举，该签则签，尽可能在会上形成决议而不拖到会议结束还没有结论。

6.时间要紧凑

事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息，否则开会时间开长了，与会者注意力也不容易集中。

时间要紧凑

7.决议要及时

会议记录一定要完整、规范，从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录，可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查。会议结束后，应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水帐记录，需要做一定的整理、调整和提升。会议决议正式签发之前最好安排多人交叉检查，决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认。

8.手段要先进

对于会议工具和方法，建议采用PPT，简明扼要、重点突出、逻辑清晰、图表结合。另外，电话会议、视频会议可大幅节省交通、住宿等费用和时间成本，大大提高沟通效率。会议决议分发、跟踪等也可通过Email、OA、IM（包括QQ、微信、SKYPE）等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。当然，达芬奇Davinci Board会议平板（www.davinci.vip）“多机合一”，拥有丰富完善的会议功能，可以视为最佳的选择。

会议平板

9.执行要检查

对于会议决策落实情况，要进行跟踪检查，把握相关关键点，确立事项汇报反馈制度。

10.结果要奖惩

对于会议决策结果，要有奖惩激励制度，对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评，仍不行的须调岗或淘汰；对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等。