第九章 主持和参与会议

9.1

会议、研讨会上的主席或领导者的责任就是主持会议、维持秩序，确保整个团队开起会来有成果、有效率。

了解会议的目的，能让主席有一个掌握的基础，其他的人则有一个明确的方向。

主席管理和架构会议的方式取决于开会的原因。

主席自己虽然要少发言，还是要负起“开场”的责任，并确保大家依照正确顺序讨论各议题。

主席应该不时提出问题，以刺激大家的想法。

主席应该让讨论维持在客观、就事论事的层面，不能让讨论演变为成员个人之间的冲突。

从任务的性质与团队的组成判断，主席应该能够找出最合适的做法。

9.2

没有一种方法是绝对最好的方法，因为每一种方法都有其优点与缺点，但是如果有可能，最好是最后大家都同意的做法。

9.3

身为会议成员的首要责任之一，就是对开会有健康积极的态度，开放心胸，体谅他人。

你的第二责任就是在事前就议题做好充分的准备与了解。

至于开会本身，了解“团队过程”或“团队动力学”及团队运作的方式，不仅能帮助你培养起正确的态度，同时也能让你成为更出色的参与者。

“领导”是一个动态的现象。

你应该要记住，与你一同坐在会议桌边的每一个人，都是一个与你截然不同的个人。

准备好随时即席发言。

宁愿多发言几次，不要一次就把你想说的话全说完。

你可能会发现，每当一个人发完言后就会有好几个人同时都想发言，因此你必须懂得掌握时机迅速切入。

当然，这并不表示团队中就不需要倾听的人。

9.5

议程上应指明各议题的讨论顺序。

不要把议程挤得满满的。

议程上每个项目都应该编号。

注明相关的资料也很重要。

9.6

因此，正式的会议和合法注册的组织都需要写会议记录。

写会议记录并不简单，但是如果你能掌握基本的原则，写起来就会轻松许多。

9.7

视频会议便是通过视频连接，让不同地点的人也可以看到、听到对方。

在电话会议中，则是身在不同地方甚至海外的人通过电话开会，其效果往往就跟视频会议一样好。

在非常大型的会议上，也就是人数超过20人时，通常会按照正式的程序讨论各事项，以控制开会的过程。

现在法律要求很多机构都须按照传统建立起来的议事常规开会，这些议事常规通常会写在公司规章里，就称为“议事规则”。