系统+外包：财务管理转型必备法宝

随着企业管理方式的升级，财务管理也在逐步转型，信息系统在财务流程中得到广泛应用，基础性的会计核算工作由人工转为自动，大大提高了会计核算的效率，保障了信息的质量和时效。

会计核算的方式随着信息技术的进步和劳动成本的上升趋于集中核算，大范围的集中核算形成了财务共享，以期实现降低成本、提升效率、增强风控。

然而，运用系统软件的财务共享模式带来了高标准、强执行、多维度的工作方式，其中的每个财务人员变成了一个个“螺丝钉”，工作范围封闭、晋升通道狭窄等使得财务共享中心出现了人员流动性大的问题，需要反复的交接和技能培训，使得财务共享中心的效用降低，成本居高不下。

某汽车制造厂商建成财务共享中心之后，十多家分子公司的会计核算工作由财务共享中心统一完成，实现流程化的管理。但是由于在财务管理方式转型的过程中，一时无法舍弃传统的管理习惯，IT系统流程建设还有所欠缺，该公司的财务共享中心数十万的凭证依然需要企业雇佣几十人甚至上百人的会计团队，各个环节沟通不畅，工作效率无法提高。

经过考察和试算，该企业决定采用系统结合外包的模式对财务管理进行升级。以应付团队为例，该团队原来需要近20人，通过上线Hitpoint进项票据管理系统，应付管理流程进行重新梳理，大部分简单重复的工作被智能的系统软件代替，所需的工作量不到原来的1/4，其中2个初级岗位还通过外包形式进行安排，企业只需考核工作结果，无需负责员工管理。

我们来看一单应付业务的生命周期。当供应商将一单应付订单和发票寄送到财务共享中心，这时通过供应商平台的协同模块，电子版的订单和发票信息早已保存在了进项票据管理系统中，财务人员只需要把结算单和发票放入扫描仪，配合OCR技术和智能单据匹配系统，十来秒就能完成发票信息识别录入、三单信息匹配和自动入库，重复和异常的票据也会通过特殊标记实时提醒财务人员进行复验或者退回。

在和结算单匹配完成后，这张发票的信息被保存在了票据仓库，然后就进入了“身份验证”的流程，专用发票进行自动批量认证，普通发票则是进行底账库的查验以确保发票真实有效，认证和查验结果会实时记录在进项票据管理系统中，发票影像和查验截图也随之保留在票据仓库并实现数据图像多重对应，便于查询追溯。

在完成这一切之后，经过确认的发票就将自动记账，形成一单真实有效的财务凭证。而这些信息又将被应用于纳税申报和财务管理分析中去。

通过进项票据管理系统和外包业务，基础性会计工作转由非雇员完成，不仅一天就可以完成该企业财务部门原先一周的工作量，无需担心人员流失和沟通差错。据统计，会计运营成本可以降低近50%，而且业务的增加并不会导致成本升高。企业自雇的专业财务人员可以专注于管理会计、战略财务等较高的财务管理层面，对员工和企业发展实现双赢。

这是一个简单的例子，管理系统结合外包的模式在会计界的运用方式还有很多，小到票据真伪判断，大到报表数据分析，均有用武之地。系统+外包，智能+人工的管理模式不仅能够造就全方位的财务管理流程，相信通过企业的实践应用，还会不断发掘出其优势和亮点，是财务管理成为支撑企业运营的定海神针。