Office软件之间的协作技巧,打通任督二脉,提升办公效率!
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每一个软件都有各自所擅长的领域,比如Word的文字处理,比如Excel的数据处理,比如PPT的图像处理。
如果你非要使用PPT去做数据处理,用Excel做文字处理……只能事倍功半。
所以高效使用工具最重要的前提是:
不要逼迫任何一个工具去做它不擅长的领域,想要高效办公,首先要选对工具,或通过工具的协作,发挥各自优势,1+1>2,实现高效化。
本文将站在这3个软件之间的「协作」角度,梳理几个Office软件之间常用的协作技巧,打通任督二脉,提升办公效率。
❶ 一个按钮,Word 变 PPT!
❷ 三步,PPT 立马变 Word!
❸ Word 内容复制到 Excel,很简单!
❹ Word 表格完美转到 Excel
❺Excel一次粘贴,在Word和PPT中动态更新!
❻ 结合Word,让 Excel 文本排版有妙招!
❼ Word 和 Excel 的协作,秒杀 1000 封邀请函!
❽ PPT中要给文字加拼音怎么办?让Word来帮你!
❶ 一个按钮,Word 变 PPT
大 BOSS 经常会把一万多字的演讲稿/文案/策划书,啪嚓一下糊你脸上,然后让一个小时内给他一份 PPT!
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别怕,只要略微花点时间,快速把Word文档用样式划分大纲,就可以把 Word 大纲直接导入PPT,从 Word 变 PPT 只需要 1 秒!
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操作就是这么简单!
打开 PPT,点击【新建幻灯片】,选择【幻灯片(从大纲)】
选择 Word 文档,插入,搞定!
另外,从Word 转 PPT 后,可能会碰到 2 个难题,提前抢答一下。
文字内容字号大,超出文本框范围;
一页的内容过多,怎么快速拆成两页?
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其实 PPT 文本框有一个神奇的按钮,可以快速调整文本框的字号以及对文本进行分页和排版。
调整字号:
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文本分页:
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这个小按钮是文本框文本调整按钮,可以按要求调整文本的大小,分页,套用版面样式等。
❷ 三步,PPT 立马变 Word
Word 能变 PPT,PPT 自然也能变成 Word!
学生党、开会党和培训党,经常需要把课件、会议的 PPT 内容转成 Word 打印出来。
操作需要频繁的复制粘贴,极度浪费时间和精力。
接下来用三步,就可以节省 N 小时复制粘贴工作,在几秒的时间内立马搞定。
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按 F12键;
点击【保存类型】,选择【大纲/RTF文件】,确定;
使用 Word 打开。
❸ Word 内容复制到 Excel,很简单!
对于很多职场人来说,Word的使用频率比Excel高。
于是你少不了有时要把Word中的内容放到Excel中。
比如,统计人事信息,最后信息统计到 Word 里,可能就是这个样子:
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可是交给老板要求是 Excel 表格,怎么办呢?
如果打开 Excel,将 Word 信息直接复制粘贴到 Excel 中,可以看到,每行信息在同一个单元格。
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在 Excel 中对文字信息进行拆分,就可以轻松搞定 Word 文档转换 Excel!
操作:选中该列,选择【数据】-【分列】,在弹出的选项框中,【分隔符号】下勾选【其他】,手动输入中文输入法的逗号,点击确定。
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看,处理信息是不是超级快?
❹ Word 表格完美转 Excel
如果你在Word中做了这样一个表格:
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如果复制粘贴到Excel,立马出现下面情况:
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What?!整个表格都毁容了,Boss 肯定炒鱿鱼。。。
有木有方法很好搞定?
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按【F12】,点击【保存类型】,选择【网页文件】,确定
打开 Excel,点击【文件 / 打开 / 这台电脑】,选择网页文件,确定
搞定,保证 Word 表格完好复制到 Excel
❺ Excel一次粘贴,在Word和PPT中动态更新
Excel 数据复制到 Word,常常会出现令人发指的情况:边缘竟然超出了纸张范围!
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更坑爹的是,当我们把 Excel 中的表格、图表等对象复制粘贴到 Word 里后,如果数据需要更新,还得在修改重新复制粘贴,那太麻烦了。
而利用选择性粘贴,我们可以把表格、图表粘贴成动态链接的对象。
当数据发生变化时,只要打开 Word 文档,就会看到最新的结果。
在 Excel 中复制表格,切换到 Word,点击粘贴的下拉箭头,选择【选择性粘贴】-【粘贴链接】就可以啦。
还有更快捷的——选择性粘贴的快捷键是【Ctrl+Alt+V】,按一下就好。
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同理,对于PPT也适用,也很方便。
❻ 结合Word,让 Excel 文本排版有妙招!
Excel 擅长数据处理,但少侠们总被 BOSS 要求在 Excel 输入 N 多文字,而且不能排版,BOSS 看到糟糕的阅读效果,立马就来一波攻击。
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你知道吗?
先在 Word 排版文本,然后复制进 Excel,文本排版不会变化!
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效果是不是很明显?!
❼ Word 和 Excel 的协作,秒杀 1000 封邀请函!
做工资条、邀请函是每一位职场人必备技能,如何只用 1 秒就可以搞定 1000封邀请函呢?
如果你懂得 Word 和 Excel 的协作法门-邮件合并,那真的是轻轻松松就解决了。
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点击【选择收件人】,【使用现有列表】
选择目标 Excel,打开,确定
点击【插入合并域】,选择目标字段
使用预览效果,检查是否出错
❽ PPT中要给文字加拼音怎么办?让Word来帮你!
PPT中加拼音很麻烦,但Word 中添加拼音十分简单,只需一个按钮——【拼音指南】就可以搞定!
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我们只需要选中要标注的文字,点击开始菜单栏中的【拼音指南】按钮,就可以一键标注拼音!
选中要标注的文字,点击开始菜单栏中的【拼音指南】按钮,即可实现一键标注拼音!
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而在操作过程中,我们注意到出现了这样一个页面:
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仔细看红色方框中的字符,这不正是我们一直在寻找的拼音符号吗?
将拼音符号复制,再粘贴到PPT的文本框中,看来标注拼音也不是那么难嘛~
瞧,软件之间的协作,是不是有一加一大于二的效果?
一旦你有了组合拳,你发现你的竞争力会远远超过你的同学、同事。
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如果get到了新技能,记得点个赞哟~
瞧,学好office,要三个都强,才能打出重磅组合拳!
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