《番茄工作法图解》第6章 应变｜文稿
第6章 应变
《番茄工作法图解》第6章 应变｜文稿
灵活对待
为了避免每次收到新邮件打断我手头的工作，我可以每天分配两个番茄钟来写回信。
当你了解应用番茄工作法的常规方法之后，可能会有调整它的想法。很好。这就是收集跟踪数据、做每日回顾的目的。但是，请尝试坚持使用常规方法，至少两周内不要做任何改动。你需要亲身经历，以便确切知道哪里适合你、哪里不适合。这一章，我来分享一下自己灵活应变的调整。
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简单工具
要成功实施番茄工作法，你只需要一枚计时器、一支笔，还有几张纸。尽量让工具简单。
“活动清单”表格的内容不要拉得太长，要时时更新，使它能够切合实际。我的活动清单表格有25～30项活动的空间。
但是几周以后，我的“活动清单”表格就很乱了。这张表填满后，我检查每一个未完成的事项，如果活动仍然有效，我会将它们抄到一张新的“活动清单”表格中，替换掉旧的表格。
你可能想到利用电脑软件来对活动进行跟踪。当然可以，但简单的工具是最好的。使用简单的工具，你可以任意规定符号的含义，而且立刻生效，不用等着别人来为你修改软件。软件通常有一些优点，如长期保存、广泛分发、数据运算、多用户同时操作等，但这些好处“活动清单”表格用不着。
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索引卡片
“活动清单”表格与“今日待办”表格不一定非要用两张纸。一种替代办法是，为每项活动使用单独的索引卡片。
每次我想到有新的活动要加入“活动清单”，我就取出一张新卡片，然后用黑色毡尖笔在卡片顶端写上活动标题。在标题以下，可以添加简图、电话号码、网站地址，或任何与完成该活动有关的信息。这些涂鸦并非必须要有，加上当然更好，但用不着像标题那么突出，所以我用铅笔添加这些额外信息。最后，我预估完成它所要花费的番茄钟数，画上相应数量的小方框。
现在，我的“活动清单”是一叠索引卡片了。一张卡片描述一项活动。每天早晨的计划阶段，我挑出几张卡片。这个选择就是当天的承诺，我的“今日待办”卡片叠。按照优先次序排列它们，最重要的活动在最上面。你可以试试我的方法，或者发明一种适合你的。
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事务番茄钟
刚开始学习使用番茄工作法，简单朴实就是最好的。一段时间后，你可以根据个人情况进行一些优化。比如说，我在一天里要花大量时间来写电子邮件。为了避免每次收到新邮件都会中断我手头的活动，我可以每天分配两个番茄钟来写回信。下面是一些例子。
※随机应变实例（1）。早晨第一个番茄钟，我总是用来回复昨天下班后到今天这段时间收到的新邮件。如果25分钟不够，我就不继续写回复了，午饭前都不会再做这事儿，否则我全天的计划会被打乱。相反，我会在写完第一个番茄钟25分钟回信后停下来，午饭回来后再安排另一个番茄钟继续写回信。
※随机应变实例（2）。通常我到达办公室的时间是公司晨会前45分钟。于是我自定了一个40分钟番茄钟，以便处理每天早晨的事务型工作。固定安排这些早晨进行的活动，避免我在这段时间无所事事。不幸的是，这个40分钟番茄钟与其他番茄钟没有可比性，因为其他番茄钟都是25分钟的，所以我在记录阶段就不计算这个40分钟番茄钟了。
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声音和形状
刚开始用番茄工作法的时候，我总觉得咔哒作响的番茄钟闹心，所以还拿一块布把它盖上了，让声音小点。经过几个月的番茄工作法实践，我现在没有咔哒声反而不能集中精力了。我已经形成了一套专注的条件反射。
一枚番茄钟只能控制一个人，或一个双人组合，或一次多人会议，不要在多元化的团队里同步使用统一的番茄钟。否则的话，假如某人要作废当前番茄钟，别人怎么办？
可当作番茄钟的计时器多种多样，可针对不同的办公环境。我发现声音、手势和视觉可以带来好处。例如，扭转启动番茄钟能给我一个明确的信号，促进了节奏感和条件反射；倒数计时也是一个好处，因为“还剩多少时间”比“过了多少时间”有趣得多。因地制宜，选用最适合的计时器，可以是厨房定时器、电子计时器、沙漏、手机软件或电脑软件。不过，如果你的番茄钟可以放在桌上，让大家一眼就能看见，它就会提醒你的队友，你正在用番茄工作法，也会让他们更尊重你的时间。找到专属于你的番茄钟样式。可惜番茄的外形没有什么特别的好处，但红色就很醒目，大家不会对它视而不见！
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番茄钟的长短
25这个数字有什么说法吗？莫非有人研究证明了，25分钟长度的专注工作效果最佳？据我所知，没有。我甚至敢肯定地说，不可能有，没有四海皆准的最佳时间长度。决定时间长短的人是你自己。你的工作内容都是什么？你和谁一起工作？你要对他们负什么责任？你是不是累了？今天心情咋样？
周期越短，完成的次数也越多。如果经常遇到中断，你就应该考虑缩短番茄钟的长度。使用更短的周期，可以在过程中让你更容易集中注意力。周期越长，休息的次数就越少，但另一方面，每次休息的时间就要相应延长。
每一位番茄工作者都有自由去体验、改进，找到自己的最佳步调。但我强烈建议在一开始使用25分钟的时长，而且在某个固定长度至少要坚持两星期。频繁修改番茄钟的长度，只会破坏你的节奏。
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休息的长短
番茄工作法的默认时间表中，每隔三个短休息就要有一个长休息，但不是强制性的，而要根据你的角色和工作内容而定，包括工作场所和个人状态。正在解决复杂问题的人，可能需要休息较长时间。如果你今天感觉疲劳，也可以成为延长休息的理由。
但如果休息时间过长，就会让你失去节奏，就会让每个番茄钟跟从头开始新活动一样。反过来说，如果不肯休息，工作质量就会下降，注意力也会受影响，这些都得你自己在当天补偿。此外，长期休息和短期休息的随意搭配，会让你有点懒得扭启番茄钟。开始工作的准备时间会增加，这些都与生物节律有关。
休息时间一定要掐表吗？怎么感觉像监狱放风似的？不是的，因为要在精神上做好准备，以启动下一个番茄钟。你很难从做白日梦的状态一下子跳回到工作当中。番茄工作法的初学者可能会遇到休息后回来继续工作的问题，那就控制休息的时长，坚持一星期。从更长远的角度看，应当注重节奏。
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进度表格
我发现同一项活动总是出现在“今日待办”表格中，却得不到完成，于是做了另一种形式的“活动清单”表格，称为“进度表格”。
我拿一张A4纸，上面有5×5毫米的格子，左上角有月份和我的名字。然后我沿着纸的短边，从右到左写下这个月的日期，31，30，29，……一直到1，每格写一个数字。这样在左边就有大约5厘米的空白。在这里写上所有已知的活动，每个活动占一行。然后我用这张“进度表格”替换掉“活动清单”。它仍然是“活动清单”的思路，只是实现方式不同。那“记录”表格呢？“记录”表格是任意记录我要跟踪的数据的，比如打了几次电话。
每天早上，当我选择某项活动并把它填入“今日待办”表格时，也会在“进度表格”相应方格中画一个圈，位置在当天日期那一列，所选择的活动那一行。当天工作结束做每日回顾时，如果某项活动完成了，就在它的圆圈里画一个星星。一段时间后，如果看到很多空圈，表示我总是高估自己所能兑现的承诺。如果某个活动有许多空圈，则可能需要分解它。
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优先级淘汰赛
如果我不能确定哪些活动应当填入“今日待办”表格，我就会举行一场“优先级淘汰赛”。我会写下参赛选手名单——即所有活动的标题，每项活动一张小纸条。首先不区分重要程度，把所有纸条排成一列。然后将第一项和第二项进行比较。如果今天只能做一件事，我应该做哪件呢？输的一方放到左边，赢的一方拿在手里。
接下来，我从原始列中取出下一张纸条，与刚才比赛的赢家继续比较。如此类推，一场一场比下去。赢家一直在手里，输的放到左边。等到原始列清空，我就有了整个赛季的赢家。最优先的活动是在我手中的那个。
但一天可以做的活动不止一项。于是我从左边的输家列中启动一个新的赛季。最终我所执行的赛季次数多少，要看选出的活动预估番茄钟数之和是否达到我当天能完成的工作量。我将选出的几名获胜者，填入今日待办表格，作为切合实际的承诺。
这招看似平淡无奇，实际上对活动的重要程度两两比较，比在一长串活动中排出优先顺序容易得多。在活动清单中一溜到底凭感觉选出来的活动，跟经过两两比较淘汰选出来的活动经常是不一样的。这里再次利用了人脑工作记忆容量有限的原理。2
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收件箱清零
在分配给其他活动的番茄钟期间，我决不会有意无意地看一眼电子邮件收件箱。然而当我打算阅读电子邮件并采取相应行动时，我会应用“收件箱清零”的原则。戴维·艾伦将这个过程分为三步：3
（1）从顶部开始；
（2）一次处理一件事；
（3）不允许将事情放回收件箱。
针对每一封新邮件，我会考虑下一步的行动：如果做出答复所需的时间不超过一分钟，我就会立即答复；如果可以稍后委托他人做，那就立刻进行委托；如果某封邮件需要我亲自处理，但是所需的时间较长，我就不会立即开始，而是将它记入“活动清单”表格，将邮件移入存档文件夹，把这事儿从脑子里放下。
如果某项活动我不能马上进行，是因为要找其他人获取更多信息，处理方式与委托类似，我会将问题发给那个人，然后将该邮件移入存档文件夹。
每次都问自己，这封电子邮件今后能否对我有所帮助，如果没有，我就立即删掉它。大量不知所谓的电子邮件会导致信息溢出，它们将新的、重要的、真正需要行动的邮件淹没在其中。
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反复回顾
记忆力是可以改善的。东尼·博赞提到：“有一套通用方法，那就是学习期之后或事情发生后，在短时间内做一次回顾或复习。一天后再次复习，一周后第三次复习，一个月后第四次复习，半年后第五次复习。”
每次回想某件事情时，都会使得头脑记忆中对这部分的阻力减少。就像在丛林中清除障碍、开辟道路的过程，世上本没有路，走的人多了，也就成了路。
思想在头脑里也需要出人头地。和明星一样，曝光次数越多，宣传机会就越多。不断重复一个重要的结论，等到真正用得着时，它就更容易被你想起来。4
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思维导图日记
番茄工作法需要预留一点傍晚的时间做每日回顾。不必花一整个番茄钟来回顾今天和计划明天的工作。在下班前的一点时间，无论够不够一个番茄钟，都可以按照这段时间的长度扭启番茄钟，例如10分钟。用这10分钟把“今日待办”表格纸翻过来横放，回想一下今天的工作，在走马观花中抓住一点，就是今天得到的什么知识最有价值？
然后我这样做：在纸面中央，我画一个简图代表今天的主题。我今天的主题是什么？我今天跟同事沟通最多的是什么？今天画下最多×的活动，它们的关键词是什么？我今天参加的会议有什么主题？我今天有没有使用一些新工具和新方法？有很多的问题，和很多可能的答案，我只能选择其中之一作为我今天的主题。我选择脑海中跳出来的第一个念头，它在某些方面非常突出。
然后，我绘制一些彩色的分支、小图标以及自由联想，形成一张思维导图。番茄钟响铃了，我将这张带着每日思维导图的今日待办表格和往常的每日思维导图收在一起。每月一次，在下班前对上个月的一叠思维导图进行回顾，对所收获的知识进行复习。
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守则和应变
有很多时间管理方法，在一定程度上，它们会推崇同样的方法、技术、工具和理论。5它们通过进行计划、设定目标、监控、摘要、排列优先顺序，帮我们更充分地利用时间，或者更正确地使用注意力。番茄工作法也没有增加什么新工具和新点子，那它凭什么与众不同呢？
番茄工作法是守则。它提供简单而具体的最佳实践，容易上手。这可能意味着它不适合所有的人或环境。但番茄工作法也内置了应变能力。
番茄工作法让我们把重点放在执行上。这可能意味着我们要忽视系统思考和整体性。这就是为什么将类似敏捷开发、GTD之类的流程纳入番茄工作法好处多多。
番茄工作法只需要做些简单的表格。开始所需的只是三张空表格和一个厨房定时器。因为简单所以灵活。如果换成计算机软件，要修改就麻烦了。
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闻铃色变
所有人都适合用番茄工作法吗？不一定。不过，我建议你在说“不”之前自己先尝试一下。对于某些人士来说，我认为番茄工作法对他们大有好处，甚至是他们始料未及的。
例如，一个要等待“激情”出现才能做事的人，会很排斥番茄工作法。尽管如此，他却是最需要此类方法的人之一。在早晨计划阶段他可以做出承诺，而不是让千头万绪在脑海里盘旋。进一步地，如果他在“今日待办”表格中分配了优先级，一次只做一件事——最重要的一件事——他的激励感将会更强。如果这还不够，扭启番茄钟的动作可以点燃动力的火花。这正是他所期待的，获得激情的途径。
一个人想要在最佳状态下全速前进，他可能也会拒绝番茄工作法。不过这套流程对他也有帮助。全力以赴不等于全面高产。他很容易陷入琐事之中，在看似非常重要的问题上花越来越多的时间。每半个小时，从工作中跳出来，纵览全局。定期的短暂休息也会给他可持续发展的步伐，而不是一面埋头苦干，一面抵抗越来越多的内部中断。
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问自己：应变
※你在哪些事务型工作中使用笔和纸？
※你上班时在哪个时间段打电话和发电子邮件？
※你通常多久休息一次？
※你什么时候会长时间连续专注工作，而不休息？
※你如何在工作中使用索引卡片？
注释
1 这里说的“番茄皮”原文PomodoroButt，借指“ScrumButt”，指组织并未严格按照声称的Scrum方法作业，而是有名无实的ScrumButt。判断组织是否是ScrumButt的测试，也称为“诺基亚测试”，因为Scrum团队最初是从诺基亚西门子通信公司发展出来的。
2 《项目组合管理：提高你的能力完成更多项目》（Manage Your Project Portfolio: Increase Your Capacity and Finish More Projects），[Rot09]。
3 《尽管去做：无压工作的艺术》（Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity），[All02]。
4 《思维导图》（The Mind Map Book），[BB96]。
5 《搞定一切，还有时间玩》（Get Everything Done），[For00]；《简易做》（Zen To Done），[Bab08]；《尽管去做：无压工作的艺术》（Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity），[All02]；《战胜拖拉》（The Now Habit），[Fio07]；《高效能人士的七个习惯》（The 7 Habits of Highly Effective People），[Cov94]是时间管理方法的几个例子。
