新易太和:聊天工具使用不当会毁掉你的管理

　　随意地使用微信，可能会毁了你的效率。

　　这不是危言耸听，而是每天都在发生的事情。

　　但汪君华需要声明一下，这不是微信的错误，今天的讨论实际上也与微信无关。任何即时通信，譬如QQ、易信、钉钉，管理里面的使用不当，都会有这样的问题，微信的用户数遥遥领先其它，已经是手机必备，所以拿它来举例子。微信作为一个即时通信工具发展到今天，无论从广度、易用性、即时性来看，它都是业界的佼佼者。但在管理效率里，这些优势很有可能是劣势。理由很简单，企业与企业竞争的本质是时间，是有效时间。时间与信息的有效传递到和接收到有关。

　　我们曾经会把时间改善关注点放在会议上，基本上所有的公司都在受无休止的会议的困扰。开了那么多无效的会议，冗长、议而不决、决而不行。然后就有专门的研究者，研究如何来做会议的改善，譬如定流程，譬如定模板，找助理来进行结果的追踪。三星就在这个领域做了很大的推进。会议改善了，企业的效能就提升了。

　　随着移动互联网的发展，今天绝大部分成长型企业的日常沟通已经转到了微信，这已经是一个不可逆的趋势。可是痛苦也随之产生，打开每个管理者的微信，私事、公事、各种管理群、知识群、活动群，还有朋友圈。每天几千条信息瞬间送达，开放，快速，但是否“高效”呢?

　　根据我们的研究发现，即时通信应用于管理的两个阶段很容易说明企业管理里的有效沟通问题。

　　第一个阶段

　　在微信刚开始出来的那段时间里，使用者寥寥，微信功能也单一，在企业里使用微信，不大会受到信息轰炸的干扰，所以它无意中解决了管理沟通里的开放问题，即作为一个平台的优势足够体现，一条信息公开给群里的所有人。对于那些不大会打字的管理者，以及不愿意打字的管理者而言，甚至提供了便捷的语音消息，这样的效率提升，是一个质的飞跃。

　　第二个阶段

　　微信拥有了朋友圈，更加符合了使用微信的心理，人数上也有井喷式的发展。越来越易用的软件，越来越“高效”的信息传递，理应信息更高效才对。可实际上信息流在传递过程中是迅速高效的，但在被阅读和接受上却是低效的。我想微信的重度使用者应该深有体会。即时的信息，基本上对方的回复越来越慢。甚至有的公司规定，如果领导的微信多少时间没有回复，就要做如何如何的处罚!可以回忆一下，在微信里漏掉丢掉的重要信息有多少?为了寻找一条有效信息爬楼看几百条信息的情况有多少?刚在处理一件重要的不可中断的工作，因为一个微信的提醒中断降低效率的有多少?…………

　　一切问题的根源，就在于“太方便”了。即时通信给我们带来了巨大的信息传递效率，这是绝对的优势。但信息的有效效率，却是每个企业需要正视并解决的问题。“方便”是“效率”的大敌!每个指令发出者，都想当然地认为，你发出的每条信息都可以被有效阅读，这是多么可怕的假设!

　　思维层面：

　　效率低下的根源，很可能就是权力的滥用，不仅仅是领导者，是微信管理的所有参与者。微信代表着你说话的权力，但这个“权力”太大了，大到你可以不分时间、不分地点、不分轻重缓急、不分信息的方式(文字、语音、图片)，这些要素直接导致了无序。

　　譬如，经常看到有领导在一个百人大群里发了一条60秒的语音。100人每个人都听一遍。内容是什么呢?就是领导问一问那个谁在不在啊?这个时间的浪费，有效的只有当事人一分钟，另外99个人，就直接浪费99分钟。谁来承担这个成本?这个故事如果继续的话会是这样，如果这个当事人再语音回答60秒。这个100人的队伍，立刻损失了3个多小时!!习大大讲，要把权力关进制度的笼子。我想，每个管理者也应该把你“说话的权力”关进“制度的笼子”!

　　操作层面：

　　虽没有完美的解决方案，但有些建议还是可以在现有的基础上做很大的改善：

　　【A】效率层面

　　请领导者自律，再请所有人自律，遵守微信发言的“约定的效率守则”：

　　1、惜字如金是美德。在管理的大群里更加不要随意的发送一些不重要的东西。

　　2、打字要好过语音。尽量不要发送语音消息。在不打扰他人的情况下，所有人看一下消息只要花10秒，但无漏项的听完，则在半分钟以上。且文字的角度，一下子把话尽可能说完，不要循环的使用短句，一件事情刷了几面屏。

　　3、想好了再发。敬畏你发出的每一个汉字，非要发语音消息的话，也请组织一下语言，尽可能减少发送的条数。任何一个人看到满屏的60秒，内心经常是崩溃的。

　　4、要安排的事项，用序号表明。1、2、3、4……分别要干什么，时间地点任务定义清楚，@当事人。

　　5、不要在工作时间随意发送不相关信息。如果需要就找单人，不要在群里发。小范围发送，总要好过大范围推送，减少消息对无关人员的打扰。

　　6、有事儿说事儿，不要问“在吗?”。不紧急的事情留言就好，紧急的事情请直接打电话!

　　【B】效能层面

　　请管理者提升：

　　1、即时通信意味着“即时”，但有多少事情是一定要“即时”反馈呢?把每个管理者都变成接消息的客服，显然是不明智的做法。

　　2、信息群按照功能归类，做到有效。目前大多数公司的做法是按照组织架构和项目来建群，其实可以尝试按照事项来建群。譬如针对管理层的群，人还是那些人，但把事情分类，你可以建立“决策事项沟通群”、“日常汇报沟通群”、“紧急事项沟通群”、“闲聊群”。注意：不怕群多，怕群太乱。

　　3、规范语言，决策事项的标准语言是什么?你不能拿起来就写“各位，我发现一个特别好的事情，不知道好不好，大家觉得怎样”这样的话。日常沟通也是如此，你拿起来就开始写散文流水账：今天干了什么、感受是什么、不足是什么等等。拿日常沟通举例，你直接按照今天预期完成X件事情、实际完成Y件、遇到问题是Z、明日计划是A件事情……，说话说到要点，效能一下子就提升了。

　　4、重点提醒领导者做好自己的时间管理。把重要不紧急和重要紧急分开。在使用微信前，要制定微信使用的“纪律”，这不是一个制度，而是一种文化。什么事情都火急火燎地要求立刻完成，本身就是计划缺失的表现。谈不上时间管理的管理者，又何谈管理的效能?看起来每件事情完成的都不错，却不知道这样做透支了多少组织的规范和时间!

　　5、当然，终极的是最好不要使用微信。我的意思是不要使用微信来谈工作管理的事儿，而是作为提醒。需要知道，发明微信的腾讯，在内部的工作工具都不是微信，而是邮件!据说马化腾为了一个界面修改，每天会回复300多封邮件!而且是现在，不是以前!邮件的属性决定了邮件本身是需要多少思考一下的，这对信息的有效性大有裨益。看起来慢，其实是快。

　　管理需要效能，效能需要秩序，秩序需要纪律。

　　关键是作为领导者，你是否可以做到在发那段冗长的语音之前，想想这句话的成本吗?在规范好的群里说对应的话，我想这是正视时间管理的一项重要任务。当你这么认为的时候，同时也要提醒自己，越高级别的领导，越会是这个“纪律”的破坏者。记得习大大的教诲，把“权力”关进“制度的笼子”。所以现在不是对与错，不是愿意不愿意，我们只谈应该不应该。

　　作者——汪君华   北京新易太和教育咨询有限公司联合创始人，SMART持续盈利发起人。在企业战略规划咨询、运营管理、战略营销、领导力、执行力等领域，企业文化推进落地实施、企业转型核心中高层系统提升全案层面有深入研究及管理实战经验，帮助数百家中国成长型企业的取得成功发展。