会务组织

会议主题：处理会中突发情况&及时清理会场资料

会议时间：2020年5月26日、5月28日 上午8点40到10点

会议地点：腾讯会议

会议主持：张丽老师

参会人员：文秘一二班

会议内容：

一、会前小料

（1） 两会的细节设置令人印象深刻（餐桌设计小挂钩挂口罩等，更加方便了与会人员。）

（2）  两会关乎老百姓日常关系到你和我。

（3）会议时间缩短、形式改变、（采用视频采访为主的方式）避免人流聚集、环保意识（垃圾分类）

二、会前回顾

1. 重视小组任务训练（咨询管理工作、涉及信息采编工作）对文职岗位来说是非常重要的

2. 会务服务工作：休闲娱乐活动安排案例分析:安排参观休闲活动时,要考虑【与会人员安全问题】

3. 颁奖流程

①颁奖嘉宾在台上-受奖人员-礼仪人员
②没人在台上-受奖人员-礼仪人员-颁奖嘉宾

4. 开幕闭幕通常在主会场,研讨会分会场可按行业、专业、地区设置

三、会议要点

1.  处理会中突发情况

（1）突发情况(人员问题、设备问题、健康安全问题、场地问题、资料问题、行为问题)

（2）案例分析:
农夫山泉澄清性新闻发布会(不要跟媒体发生不愉快,对企业影响不好)
白象宾馆突发状况处理(当发生令与会人员不愉快的事情,会务主办方应该做些细节工作安抚与会人员心情,例如【安排车辆帮忙运送行李】）

（3）设备问题：会议现场一定要有技术人员在，在创新和保险中寻求一个平衡。

（4）场地通风问题：会前做好检查

（5）比赛超时（比赛时间到展示还没有结束）：报道那天下午开领头会的时候 ， 提前让与会者明确比赛规则， 比如超时几分钟内扣分， 严重超时影响其他团队作不记分处理。

案例分析：参赛队伍展示超时被强制结束，此时领导刚好在现场 会导致很尴尬

解决方法：关于比赛超时的问题，要站在不同角度不同位置思考问题。现场工作人员一定要和负责人保持沟通顺畅。在一个活动过程中，作为负责人所有的东西要清楚、现场的指挥要考虑周全。

（6）观看视频：杜拉拉在实际会务活动中遇到突发情况如何处理？

茶歇突发状况：原来的品种食材短缺
解决方法：更换其他品种，并且向供应商提出明确的要求。

资料突发状况：嘉宾不请自来的情况。

解决方法：提前都准备几份资料

车辆突发状况：原来的合作租车平台出现问题
解决方法：平时多收集积累相关供应商的资料，关于价格协商问题，向对方强调以后的长期合作，谈判沟通技巧很重要。

（7）作为秘书人员尽量和自己的同事建立良好的人际关系。做事情看问题，一定要选好角度不同的角度立场会有不同的结果。

2. 重视会后资料清场落

（1）及时清理会场资料、办结会议善后事宜、跟进落实会议精神
案例分析:会后及时清场清理资料涉及保密层面

o【日本人是如何得到摸清大庆油田的?】
说明信息工作保密安全非常重要,重要的信息情报一定要有保密意识।

3、布置会后任务：会议记录、云平台会后留帖

4、散会