一封令人不“阅”的邮件

最近公司新入职一名员工A，收到她的邮件，很不舒服，邮件中有4份附件即扫描件，附件名称就是扫描时自动保存的scan1、scan2、scan3……，从邮件名称根本无法识别文档内容，于是我一封一封打开，再一封一封另存为对应名称的文档。这让我突然意识到，工作是否职业从任何细微之处都可略见一斑。之后，我又持续观察其他同事发来的邮件，发现邮件里面潜藏着许多有趣之事，于是写了这篇短文。

个人认为，写一封商务邮件就像做一份PPT，要用受众思维来组织信息，同时电子邮件要和其它沟通方式组合使用，根据发邮件的目的来构建逻辑，完成书面表达。

Part1:邮件中的受众思维

公司有位同事B，她需要发一个 Word document 给合作方，为了给对方带来便利，她将文档里的正文用纯文本复制粘贴在邮件结尾。这样，对方在使用手机时无需等待下载打开附件，就可以直接快速浏览正文，若是在使用电脑，也可以打开附件进行修改。

而刚刚提到的同事A，怎样发送带有多个附件的邮件更好呢？除了在正文里给每个附件一个简短的描述，还应用关键词给每个附件命名，而在每个附件的名字都长的差不多时，为了增加辨识度，则应该将关键词放在附件名的首部，这样就能快速识别和查找。这就叫做受众思维。

另外，用电子邮件沟通时，它不像面对面沟通那样带有感情，也无法像电话沟通时能听出语气，你若不注意措辞，一封冰冷的邮件发出去不光无助于我们工作的推动，有时甚至会被误解，让对方产生反感。所以你若不同意对方的意见，在反对时请多用“我们”而不是“你”，比如“我们这样做可能不太恰当”vs“你这样做可能不太恰当”，你觉得哪个听起来会让我们更好受些呢？

Part2:邮件要与其它方式组合使用

通常情况下，电子邮件相对微信、钉钉、纷享销客等通讯工具而言，效率并不高，且较为封闭。要使邮件提高效率，就要搭配其他方式，产生1+1大于2的效果。

1、电话配合电子邮件

当遇到棘手问题，需要协调资源，或是跨部门支持时，使用电子邮件申请，明确需求，沟通必要信息，再加上电话沟通的跟进方式，就能实现协作，把控重要事件进展。而如果单一使用邮件，那你就等吧，人家可能没看邮箱，或者没信号，或者忙着顾不上你，你还想快速解决问题，没戏。

2、会议配合电子邮件

通过面对面会议沟通，在会议结束后，使用电子邮件快速将会议纪要发送给参会者不仅可以确认沟通结果，还可以提醒大家工作分工、各自职责及下一步行动计划，这样有节点的完成工作是不是更有节奏？

3、微信配合电子邮件

当事件还未确定，我们可以利用微信，QQ等通讯工具进行沟通，后期，再配合电子邮件进行确后和后续跟进。例如：一份合同签订前的确认，用电子邮件阐明细节和要点，以作确认，这样就比电话确认更有实效。

邮件代替不了面对面的沟通，也无法达到电话沟通的效率，这一点我们都懂，根据信息和事件需求，使用邮件和其它通讯方式组合，就能实现高效办公。有时我们不是不懂，而是懒得拨一通电话，导致事件拖延，所以，要想1+1>2我们必须再做一步。

Part3:根据目的来构建逻辑

为什么要写这个邮件？

这个邮件主要是想让谁看？他对哪点更感兴趣？你想让他了解什么？你最想传达的信息是什么？如何得到受众的理解或支持？

以目标为导向，一开始就设想最终结果的轮廓，可以明确目标和意义，避免使用模糊语言给对方造成负担和时间上的浪费。尤其对于请求帮助的邮件，为什么需要帮助，需要对方做什么，明确请求，提供充分信息，便于收件人快速决策或给予支持。结论先行，明确目的与需求，传递积极情绪，就能得到较多支持。

电子邮件职业化还有很多很多需要注意的事项，例如：邮件最好不要表达负面情绪；如无特殊情况，尽量不要越级发送；邮件无法解决充满争议的问题；邮件不能代替面对面沟通；不要把转了N层的邮件发给别人，这会显得有些业余等等。

以上这些，且不仅这些，都是我们职场中需要注意的小细节，工作就是持续学习，关注细节，不停成长，希望这样的小分享也能对我们的工作有益。

感谢阅读，周末愉快！