【3】Excel基础篇三
本期来讲解其他选项卡的部分常用功能
【一】数据透视表
图3.1 待汇总分析的数据全选此数据区域,打开插入选项卡,点击最左侧的数据透视表,选择插入数据表的位置(新建工作表或是现有工作表,现有工作表需选定单元格),例如我们需要统计每个书店销售量的总和,那么我们就将右侧数据透视表字段中“书店名称”拖到行标签,“销量”拖到值。如下图3.2所示:
图3.2 数据透视表操作界面如果我们还想知道每个书店各年、各季度、各月份的销售量呢?
只要将“日期”字段用鼠标拖到列标签即可。如下图3.3所示:
图3.3 数据透视表字段添加【二】数据验证(数据有效性)
顾名思义,就是验证单元格数据是否有效,那么实际用途呢?就是设置某些单元格仅为某些固定值,而不允许为其他值。
(注:“数据验证”为2013版之后的说法,2013版之前名称为“数据有效性”)
具体操作为,选定需要设置的单元格或者列,点击数据验证,弹出的对话框中选择序列,在来源中输入需要的值,值之间用英文状态下的逗号 “,” 隔开,例如【优秀,良好,及格,不及格】。确定之后就会发现,设置了数据验证的单元格旁边均会出现箭头,单击箭头弹出下拉列表,即可选择值。
图3.4 数据验证操作界面演示【三】数据分列
例如如下数据,将日期与时间分隔开来,可以利用数据分列,选择分隔符号,取消默认的Tab分隔,选择空格,这样即可将数据的日期和时间分隔开来了。
图3.5 数据分列操作界面及结果展示另外数据分列还有一个功能,那就是将文本型数字转化为数值型,相信很多人都没用过。
那就是将文本型数字转化为数值型,如果仅仅只是设置单元格格式改为数值型,仍然没效果,求和仍然为0,必须要一个个单元格点进去编辑才可以刷新为数值型格式。
图3.6 设置单元格格式后仍然没变化,需重新编辑后才会刷新但数据量太大的话一个个点了编辑很明显不现实,此时我们就可以利用数据分列,直接完成即可。
图3.7 利用数据分列完成转换文本型数值另外,根据在第一期所讲过的快捷键,按Alt,发现数据选项卡对应的字母是A,按一下A发现分列功能对应的字母是E,然后弹出对话框,完成对应的字母是F,所以结合起来呢?只需要分别按下Alt,A,E,F四个按键即可实现数据分列。
其实将文本型数字转化为数值型还有两种方法,
其一,选中文本型数字后,会发现第一个数据旁边有个错误提示,此时点击“转化为数值”,即可将所有数值转换为数字型数值。此方法的弊端在于,数据量太大时Excel容易卡顿未响应。
图3.8 通过错误提示转换为数字型数值其二,将文本型数值乘以或者除以1来得到相应的数字。此方法可以利用选择性粘贴进行简化版操作,具体如下动图3.9所示:(GIF)
图3.9 利用乘除数字1来得到数字型数值关于文本型数字转化为数值型,来个小总结,由于数据分列只能对一列进行操作,故:
A.数据量分布在多列,宜采用错误提示转换的方法。
B.数据量分布列仅有一两列,宜采取Alt+A+E+F的数据分列方式。
C.数据量太大且分布多列,还可以采取将文本型数值*1来得到相同的数字型数值。