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【3】Excel基础篇三

2017-08-27  本文已影响21人  Dawsondx

本期来讲解其他选项卡的部分常用功能

【一】数据透视表

图3.1 待汇总分析的数据

全选此数据区域,打开插入选项卡,点击最左侧的数据透视表,选择插入数据表的位置(新建工作表或是现有工作表,现有工作表需选定单元格),例如我们需要统计每个书店销售量的总和,那么我们就将右侧数据透视表字段中“书店名称”拖到行标签,“销量”拖到值。如下图3.2所示:

图3.2 数据透视表操作界面

如果我们还想知道每个书店各年、各季度、各月份的销售量呢?

只要将“日期”字段用鼠标拖到列标签即可。如下图3.3所示:

图3.3 数据透视表字段添加

【二】数据验证(数据有效性)

顾名思义,就是验证单元格数据是否有效,那么实际用途呢?就是设置某些单元格仅为某些固定值,而不允许为其他值。

(注:“数据验证”为2013版之后的说法,2013版之前名称为“数据有效性”)

具体操作为,选定需要设置的单元格或者列,点击数据验证,弹出的对话框中选择序列,在来源中输入需要的值,值之间用英文状态下的逗号 “,” 隔开,例如【优秀,良好,及格,不及格】。确定之后就会发现,设置了数据验证的单元格旁边均会出现箭头,单击箭头弹出下拉列表,即可选择值。

图3.4 数据验证操作界面演示

【三】数据分列

例如如下数据,将日期与时间分隔开来,可以利用数据分列,选择分隔符号,取消默认的Tab分隔,选择空格,这样即可将数据的日期和时间分隔开来了。

图3.5 数据分列操作界面及结果展示

另外数据分列还有一个功能,那就是将文本型数字转化为数值型,相信很多人都没用过。

那就是将文本型数字转化为数值型,如果仅仅只是设置单元格格式改为数值型,仍然没效果,求和仍然为0,必须要一个个单元格点进去编辑才可以刷新为数值型格式。

图3.6 设置单元格格式后仍然没变化,需重新编辑后才会刷新

但数据量太大的话一个个点了编辑很明显不现实,此时我们就可以利用数据分列,直接完成即可。

图3.7 利用数据分列完成转换文本型数值

另外,根据在第一期所讲过的快捷键,按Alt,发现数据选项卡对应的字母是A,按一下A发现分列功能对应的字母是E,然后弹出对话框,完成对应的字母是F,所以结合起来呢?只需要分别按下Alt,A,E,F四个按键即可实现数据分列。

其实将文本型数字转化为数值型还有两种方法

其一,选中文本型数字后,会发现第一个数据旁边有个错误提示,此时点击“转化为数值”,即可将所有数值转换为数字型数值。此方法的弊端在于,数据量太大时Excel容易卡顿未响应。

图3.8 通过错误提示转换为数字型数值

其二,将文本型数值乘以或者除以1来得到相应的数字。此方法可以利用选择性粘贴进行简化版操作,具体如下动图3.9所示:(GIF

图3.9 利用乘除数字1来得到数字型数值

关于文本型数字转化为数值型,来个小总结,由于数据分列只能对一列进行操作,故:

A.数据量分布在多列,宜采用错误提示转换的方法。

B.数据量分布列仅有一两列,宜采取Alt+A+E+F的数据分列方式。

C.数据量太大且分布多列,还可以采取将文本型数值*1来得到相同的数字型数值。


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