【Excel系列07】漫谈Excel中的数据类型2

一、数值和文本在应用处理上有哪些差别？

       （1）数值可以在多个选中的情况下，在状态栏中直接显示各项计数指标，也可以进行求和等计算，而文本则不行。类似的情况也会出现在数据透视表等需要合计统计的应用中。在数据分析中的很多错误往往都是文本型数值造成的。

       （2）数值在排序中可以按照整个数的大小来排序，而文本则是对每一个字符的先后顺序进行对比来决定顺序。

       （3）在筛选时，数值可以用“大于”、“小于”、“介于”等筛选条件，而文本则只能用“包含”、“开头是”、“结尾是”等筛选条件。

       （4）由于数值和文本型数值在外形上的雷同，当他们同时出现时，容易造成查询匹配等功能的实效，诸如Vlookup，往往难以查到相应结果。

       所以说，正确认识Excel中的数据，区分好数值和文本，尤其是数值型文本，在解决Excel的问题时，非常重要。那么如何将文本和数值进行转换呢？下面就和大家交流一下。

数据之道

二、将文本转换为数值

        根据文本型数值产生原因的不同，其解决也有不同的方法，有两种常见的方法推荐给大家。

       ☆ 分列功能：分列功能通常用来把一个单元格内的内容拆分成两列或者多列存放，但这个功能还有一个鲜为人知的清理数据的能力。如果你的数据中包含空格或其他不可见的字符，则可以使用它来进行转换。具体操作方式为：选中需要转换的文本型数值所在列——在【数据】选项卡上单击【分列】命令，不需要在弹出的对话框中进行任何设置，直接单击【完成】按钮完成操作。

       ☆算数计算：我们都知道文本型数值不能采用诸如Sum函数进行求和运算，但可以采用加减乘除等方式进行，这是因为文本型数值在参与算数运算的过程中被强制转换成了数值。根据这个原理，我们就可以采用如下算数公示：

       =A1+0

       =A1*1

       =0-A1

       =--A1

       比较来看，第四种方式最为方便快捷。但在使用过程中要注意目标数值中不能包含空格或其他不明字符。如果存在，可以使用Clean函数或者Trim函数进行预清理：

        =--TRIM(CLEAN(A1))

        其他方法诸如还有选择性粘贴，错误检查等，大家都可以试一试。同时大家要注意，存放数据转换结果的单元格设定在【常规】格式，如果你设定在【文本】格式，再转换也没用了。

三、从数值转换为文本

        在《漫谈Excel中的数据类型1》中，我们提供了几种输入时可以直接转换成文本的方式。然而在对已经存在的数值进行转换时，在单元格数值前挨个添加单引号并不现实，效率太低。这个时候批量操作的方式之一就是使用公式，而原理就是数值和任意字符拼合后，就会变成文本。

        根据这个原理，我们可以这样把A1单元格中的数值转换为文本型数值：

        =A1&“”

        这个公式具体代表什么意思呢，大家可以思考下。

       除了公式，还有什么其他方法呢？再介绍一种，先把Excel中的数值复制粘贴到Word中，注意在粘贴时使用右键菜单中的【选择性粘贴】——【仅保留文本】的功能，然后再在Word中选择数据复制粘贴回Excel。

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