工作中的有效沟通

在美国职场中工作，最常用的沟通方式是发邮件。最近跟国内工作的朋友聊天，发现国内的公司并不是这样的，他们最常用的沟通方式是即时信息。而在美国，只有在以下这些情况才会用即时信息：有急事；估计对方没看到邮件，提醒一下；坐得很近，但要发个链接给对方；问一下对方现在有没有时间；闲聊。可以看出只有在极少数的情况下他们才会用到即时通讯，所以究竟是什么原因造成的这种差别呢？

第一个原因是我国因为近几年发展得太快，没有经历过大量使用邮箱的阶段就直接迈入即时通讯的时代。第二个是去过美国的朋友应该都了解，美国人对陌生人是很有礼貌的。当我们把这个特点放到工作当中，也就不难理解为什么他们不喜欢用即时信息了：因为用即时信息会打扰到对方的工作。

可能你也有这样的体验：当你在忙碌地工作的时候，即使手机收到微信也不会立刻去看，而是等到闲下来的时候才会拿起手机看一眼。这是因为你不想打断你的思路和工作状态，所以除非是急事，否则是没有什么事情值得把你从这个状态当中拖出来的。同样的，在工作当中，如果不是急事，大家没有必要非得用即时信息来引起你的注意。总的来看，即时信息对发送者更友好，而邮箱对接收者更友好。

本来我并不是一个外国的月亮比较圆的人，但在沟通方式的选择上我选美国。如果大家只有即时信息一个选择，那就很难区分哪些是重要的事情而哪些是不重要的。但有了邮件这个第二选项，重要的事情能及时找到人，而不重要的事情也不会打扰到对方工作，从全局来看对所有人其实都是一件好事。

如果要推广邮件，习惯了用即时信息交流的人可能会很难写好，因为用邮件交流减少了沟通次数，所以发送者必须得在尽量少的次数里面把事情解释清楚。这不是一件非常简单的事情，刚开始工作的时候我做的其实并不好。后来随着工作经验的增加和不断地总结规律，我才开始慢慢摸索出一些方法。

首先邮件不能写得太啰嗦，得有一定的逻辑和结构，这样才能让人读得下去。

一般情况下先写上目的，比如有什么问题，或者要通知什么，用简单的一两句概括一下。

其次是背景，和目的直接相关的所有背景。比如如何发现的问题，为什么这个问题对我们来说很重要；或者为什么要通知这个事情，这个事情做了之后对我们有什么好处等等。

如果是问问题，那有目的和背景这两部分就差不多了，但如果是通知，还需要加上action item。也就是有哪些事情需要收件方去做。这样的话，一封邮件就算完整了。

虽然邮箱是非常陈旧的产品，但它也有一些优点无法被替代。而在工作中，邮箱的使用率应该大大超过即时通讯，是完全不可替代的通讯工具。