初级会计实务-会计凭证、会计账簿与账务处理程序-3*

会计账簿的启用与登记要求*

会计账簿的启用

账簿是重要的会计档案。为了确保账簿记录的合法性和完整性，明确记账责任，在启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页上附启用表，表内详细载明：单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖有关人员的印章和单位公章。

启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编订页数，不得跳页、缺号。

会计账簿的登记要求

• 准确完整登记

• 注明记账符号
  账簿登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或已经登账的符号（如✔️），表示已经记账完毕，避免重记、漏记。

• 书写留空
  账簿中书写的文字和数字应紧靠底线书写，上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距地1/2。

• 正常记账使用蓝黑墨水
  为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写

• 特殊记账使用红墨水
  下列情况，可以使用红色墨水记账：
  1）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；
  2）在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；
  3）在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；
  4）根据国家统一的会计制度规定可以用红字登记的其他会计记录。
  由于会计中的红字表示负数，因而除上述情况外不得用红色墨水登记账簿。

• 顺序连续登记

• 结出余额
  库存现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

• 过次承前

*不得涂改、刮擦、挖补。如发生账簿记录错误，不得刮擦、挖补或用褪色药水更改字迹，而应采用规定的方法更正。

【例题 - 判断题】登记账簿时一般采用蓝黑或碳素墨水满格书写（❌）
【例题 - 多选题】登记账簿时，除银行的复写账簿外不得使用（CD）书写。
  A. 蓝黑墨水    B. 碳素墨水    C. 圆珠笔    D. 铅笔

会计账簿的格式与登记方法（**）

日记账的格式与登记方法

日记账，是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。一般设置库存现金日记账和银行存款日记账。

• 库存现金日记账的格式与登记方式
  库存现金日记账是用来核算和监督库存现金日常收、付和结存情况的序时账簿，其主要格式为三栏式。

三栏式库存现金日记账的具体登记方法如下：
1）日期栏。即记账凭证的日期，应与现金实际收付日期一致。
2）凭证兰。即登记入账的收付款凭证的种类和编号，如“库存现金收（付）款凭证”，简写为“现收（付）”“银行存款收（付）款凭证”，简写为“银收（付）”。凭证栏还应登记凭证的编号数，以便于查账和核对。
3）摘要栏。摘要说明登记入账的经济业务的内容。文字要简练，但要能说明问题。
4）对方科目栏。即现金收入的来源科目或支出的用途科目。
5）收入、支出栏

• 银行存款日记账的格式与登记方法
  银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。

  【例题 - 多选题】登记银行存款日记账的依据有（ABC）
  A. 银行存款收款凭证    B. 银行存款付款凭证    C. 库存现金付款凭证    D. 库存现金收款凭证
  

总分类账的格式与登记方法

• 总分类账的格式

总分类账简称总账，它是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。
总分类账最常用的格式为三栏式，设置借方、贷方和余额三个基本金额栏目。

• 总分类账的登记方法

总分类账的登记方法因登记的依据不同而有所不同。经纪业务少的小型单位的总分类账可以根据记账凭证逐笔登记；经济业务多的大中型单位的总分类账可以根据记账凭证汇总表（又称科目汇总表）或汇总记账凭证等定期登记。

【注意】总账的登记依据：记账凭证，科目汇总表或汇总记账凭证。

明细分类账的格式与登记方法

• 明细分类账的格式
  明细分类账是根据二级账户或明细账户开设账页，分类、连续的登记经济业务以提供明细核算资料的账簿。明细分类账一般根据记账凭证和相应的原始凭证来登记。其格式主要有三栏式、多栏式、数量金额式。

1）三栏式明细分类账是设有借方、贷方和余额三个栏目，用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料的账簿，其格式与三栏式总账格式相同。

2）多栏式明细分类账是将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干专栏。多栏式明细分类账适用于收入、成本、费用类科目的明细核算。

3）数量金额式明细分类账其借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）都分别设有数量、单价和金额三个专栏。该明细账适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户，如“原材料”“库存商品”等。

总分类账户和明细分类账户的平行登记

要点如下：

1、方向相同
2、期间一致
3、金额相等

对账与结账（**）

对账

对账就是核对账目，是指对账簿、账户记录的正确与否所进行的核对工作。通过对账，应当做到账证相符、账账相符、账实相符。
对账的内容一般包括账证核对、账账核对和账实核对

账证核对： 是指核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符

账账核对：是指核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。
具体内容包括下述几点：
1）总分类账簿有关账户的余额核对
2）总分类账簿与所辖明细分类账簿核对
3）总分类账簿与序时账簿核对
4）明细分类账簿之间的核对。会计部门各种财产物资明细分类账的期末余额应与财产物资保管或使用部门有关财产物资明细账的期末余额核对相符。

账实核对： 是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。
具体核对内容包括下述几点：
1）库存现金日记账账面余额与库存现金实际库存数额是否相符。
2）银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符。
3）各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符。
4）有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符。

结账

结账是将账簿记录定期结算清楚的财务工作。

结账的要点如下：

1、对不需按月结计本期发生额的账户，如各项应收账款明细账和各项财产物资明细账，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务事项记录之下划通栏单红线，不需要再结计一次余额。

2、库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面划通栏单红线。

3、12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下划通栏双红线。

4、总账账户平时只需结出月末余额

5、年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

结账更正的方法（**）

• 划线更正法

又称红线更正法，适用于在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误。更正时，可在错误的文字或数字上划一条红线，表示注销，但应该能够保持原有的字迹可以辨认；在红线的上方填写正确的文字或数字，并由更正人员在更正处盖章。对于错误的数字，应全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。

【例题 - 计算分析题】结账前，发现某会计账簿中，将128.50元误记为125.80元，记账凭证没有错误。要求：运用所学知识，对错账进行更正。

【答案】把“125.80”全部用红线划去，在其上方写上“128.50”并盖章。即：128.50 红框“毕胜利” 125.80 (注：此处线为红色)

• 红字更正法

适用于以下两种情况：

记账后在当年内发生记账凭证所记得会计科目错误，从而引起记账错误，采用红字更正法。

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记账后在当年内发现记账凭证所记会计科目无误而所记金额大于应记金额，从而引起记账错误，采用红字更正法。

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• 补充登记法

补充登记法是在记账后发现记账凭证填写的会计科目无误，只是所记金额小于应记金额时，所采用的一种更正方法。

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账务处理程序（*）

企业常用的账务处理程序主要有记账凭证财务处理程序、汇总记账凭证财务处理程序和科目汇总表财务处理程序，它们之间的主要区别为登记总分类账的依据和方法不同。

记账凭证财务处理程序

记账凭证财务处理程序是指对发生的经济业务，先根据原始凭证或汇总原始凭证填制记账凭证，再直接根据记账凭证登记总分类账的一种财务处理程序。
记账凭证财务处理程序的一般步骤如下：
1、根据原始凭证编制汇总原始凭证
2、根据原始凭证或汇总原始凭证编制收款凭证、付款凭证和转账凭证（也可采用通用的记账凭证）
3、根据收款凭证、付款凭证逐笔登记库存现金日记账和银行存款日记账
4、根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证，登记各种明细分类账（一般情况下，明细账的登记依据为记账凭证，但为了反应详细的核算资料，有时也需要以一些原始凭证为依据）；
5、根据记账凭证逐笔登记总分类账
6、期末，库存现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符。
7、期末，根据总分类账和明细分类账的记录，编制财务报表。

记账凭证财务处理程序是会计核算中最基本的财务处理程序，其他财务处理程序都是在这种财务处理程序的基础上发展、演变形成的。

记账凭证财务处理程序的优点是：记账程序简单明了、易于理解，总分类账可以较详细地反映经济业务的发生情况。缺点：登记总分类账的工作量较大。

记账凭证财务处理程序适用于规模较小、经济业务量较少的单位。

汇总记账凭证财务处理程序

汇总记账凭证财务处理程序是指先根据原始凭证或汇总原始凭证填制记账凭证，定期根据记账凭证分类编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证，在根据汇总记账凭证登记总分类账的一种财务处理程序。

汇总记账凭证财务处理程序的一般步骤如下：
1、根据原始凭证编制汇总原始凭证
2、根据原始凭证或汇总原始凭证，编制收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可采用通用的记账凭证
3、根据收款凭证、付款凭证逐笔登记库存现金日记账和银行存款日记账
4、根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证，登记各种明细分类账
5、根据各种记账凭证编制有关汇总记账凭证，包括汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证（转账业务不多的会计主体可不填制汇总转账凭证，而直接根据 转账凭证登记总分类账）
6、根据各种汇总记账凭证登记总分类账
7、期末，库存现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符；
8、期末，根据总分类账和明细分类账的记录，编制财务报表。

汇总记账凭证财务处理程序的特点：根据记账凭证定期编制汇总记账凭证，在根据汇总记账凭证登记总分类账。

汇总记账凭证财务处理程序的优点：根据汇总记账凭证月终一次登记总分类账，可以克服记账凭证财务处理程序登记总分类账工作量过大的缺点，大大减少了登记总分类账的工作量；在汇总记账凭证和总分类账中，可以清晰地反映科目之间的对应关系，便于查对和分析账目，从而克服科目汇总表财务处理程序的缺点。
缺点：编制汇总记账凭证的程序比较烦琐；按每一贷方科目编制汇总转账凭证，不利于会计核算的日常分工；当转账凭证较多时，编制汇总转账凭证的工作量较大。

汇总记账凭证财务处理程序适用于规模较大、经济业务较多的单位

科目汇总表财务处理程序

科目汇总表财务处理程序，又称记账凭证汇总表账务处理程序，是指根据记账凭证定期编制科目汇总表，在根据科目汇总表登记总分类账的一种账务处理程序。

科目汇总表账务处理程序的一般步骤如下：
1、根据原始凭证编制汇总原始凭证
2、根据原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证
3、根据收款凭证、付款凭证逐笔登记库存现金日记账和银行存款日记账
4、根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证，登记各种明细分类账
5、根据各种记账凭证编制科目汇总表
6、根据科目汇总表登记总分类账
7、期末，库存现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符
8、期末，根据总分类账和明细分类账的记录，编制财务报表

科目汇总表账务处理程序的优点：科目汇总表的编制和使用较为简便，易于理解，方便学习；根据科目汇总表一次或分次登记总分类账，可以大大减少登记总分类账的工作量；而且科目汇总表还可起到试算平衡的作用，有利于保证总账登记的正确性。
缺点：是在科目汇总表和总分类账中，不反映各科目的对应关系，因而不便于根据账簿记录检查、分析经济业务的来龙去脉，不便于查对账目

科目汇总表账务处理程序：适用于所有类型的单位，尤其适用于经济业务较多的单位