怎样利用传播理论去做一个高效的报告？

最近在思考一个问题：

“为什么presentation的时候效率并不那么的高？”

这里所说的效率不高是指:

                   

'观众看上去并没有听懂         '  QA（提问）环节观众没有提任何问题 全场好像只有讲的人在嗨

今天想从Presentation（简报）和Communication（传播）的角度（下面统称P&C分析）去分析这个报告效率不高的问题。

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观众看上去并没有听懂——观点未能有效传播

场景回想：

大家可以回想一下自己平时做报告的时候，是怎样察觉到观众并没有听懂的呢？一般情况下都是通过观众的反应去判断的，听不懂的观众通常先是眼神呆滞，继而把注意力转移到手机上。

P&C分析：

Presentation是一种人际传播，讲者用符号去向观众说明、表述自己的观点，企图达到引起观众共鸣、思考的效果。在报告中讲者观点无法形成有效传播，也就是没有让观众通过符号去理解观点，讲者缺乏同理心。

“不说人话”，没有考虑观众的理解程度，使讲者和观众没有处在共同的意义空间，也就没有办法达成统一意见。

解决方法：

1.分析观众成分（喜欢什么梗，感兴趣的点在哪里，知识水平在什么程度？）——找共同意义空间

2.接近观众（观众对报告中的观点的了解程度到哪里，这些观点要用什么方式去表达更容易被接受、记住？）——培养同理心

3.反复强调重点（利用关键词，短句）——增强记忆点

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全场好像只有讲的人在嗨——沟通模式有误

场景回想：

台上的人手舞足蹈，台下的人无动于衷；台上的人慷慨激昂，台下的人无动于衷；台上的人说谢谢大家，台下的人鼓掌离场。

P&C分析：

台上的人为什么嗨，很大程度上是对自己说的内容过于自信，认为自己说什么观众就会接受什么，把观众当做了“门外汉”。

但每个人由于生活背景不同，所以我们每个人都有自己的故事。我们去交谈，去和他人分享自己的故事，相当于将自己的价值观与他人进行“协调”，从而达到意见的统一，这在沟通模式上被称为意思的协调管理。

台上的人倘若不采用这样的沟通模式，容易使Presentation彻底沦为知会，而非说服。

解决方法：

通过分享自身经历这一方式输出自己的观点，也就是用讲故事，讲观众想听的、能听懂的故事（举典型例子，现身说法均可）——达成意思协调的沟通模式

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QA（提问）环节观众没有提任何问题——观众没有很快地接受观点&沉默的螺旋

场景回想：

Pre完了，最尴尬的QA时刻要来了，学术性的Pre还好，老师怎么也会提几个问题；要是碰到喜欢让学生提问的老师，就……还不能呵呵呀。

P&C分析：

QA环节是Presentation的反馈环节，也是测试这次报告效果的最直接的方式。观众与讲者之间的对话，让Presentation这个特殊的人际传播方式重新回到日常最有效的口头传播中。

假设观众已经接受了观点，在思考驱使行动的情况下，观众是可以与讲者站在同样的高度上讨论问题的。

但观众出于各种原因陷入沉默的螺旋里，不说话不表态，讲者无法即刻了解观众的状况。

解决方法：

1.尝试问卷的方式调查观众对观点的接受程度（问题设置可以尝试有技巧性地去侧面考量观众对观点的理解度和接受度）——考量观众是否听完报告后就明白了观点

2.奖励机制（互动有奖）——打破沉默螺旋

3.演讲后让讲者与观众面对面地短时间讨论（直接的口头传播消除尴尬）——口头传播更高效

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来回顾下重点

✴ Presentation（做报告）的目的在于说服，而非告知，所以需要讲者去与观众Communicate（沟通交流）

✴ Presentation要求有Communication，是双向的

✴ 做高效的Presentation需要你有同理心，给观众讲好故事，去理解、调动观众。

试着把传播学的知识和做简报融合在一起，可能学术味有点重，不知道大家有没有get到点新的东西呢。

参考资料：

《公共关系实务》Fraser P.Seitel

《传播学教程》郭庆光