《卓有成效的管理者》读书Day 2:掌握自己的时间：知根知底

第二章：掌握自己的时间：知根知底

如本章开篇：“关于管理者任务的讨论，一般都从如何做计划说起。这样看来很合乎逻辑。可惜的是管理者的工作计划，很少真正发生作用。计划通常只是纸上谈兵，或只是良好的意愿而已，很少能够真正实现。”

那么掌握自己的时间，就需要先做深入了解，了解时间、了解自己、了解自己的时间。

1. 时间的特点：无弹性，供给有限，不可交换，没有替代品

2. 时间PK计划的方式

1）记录时间：实际使用的时间与理想状态计划的使用时间并不一致。

2）管理时间：管理整块的时间处理重要事务，

3）协调安排时间：通过交流的方式，将理念传达给周边的工作者（上级或下级）

4）决策速度：需要耗费大量时间进行判断和考虑

3. 自我时间管理

1）时间记录：即时性记录，不能记忆式记录。

2）时间复盘：每月回顾，分析和回顾。每年记录2-3次，一次3-4周。

3）时间归类：提炼无效时间，并简化它。（无效时间定义：不必要做的事，无助于成果）

4）解决无效时间：① 放弃；②授权更适合的人参与（如：参加聚会或会议）；③解决掉浪费别人时间的工作（无效会议）；

4. 浪费时间的行为和解决方法

1） 发现因缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素，将重要工作的进行方式变为紧急工作，就说明在这类工作上并没有进行很好的时间管理，这个远见就一定与前期决策目标和计划有关。（危机年年有，次次低效颦）

2） 保证每个人员的职责和工作饱和度：管理者人际沟通时间控制在1/10左右，这与企业管理的架构和层级关系有关，也与前边提到的“合理授权”有关。

3）提升会议效率：这一点感同身受，一个会议的实际时间不要超过计划的50%，主持人与前期会议的讨论话题目标都非常重要。一个重要的决策型会议需要提前准备大量素材和内容，上会直接进入讨论环节，且一定是参会者人人参与。（很多企业的通病是上会先“你好我好大家好”，除了主讲人，其他人闷头微笑保持沉默…这是大忌）未来有机会分享如何开会的内容。

4） 确保交流的信息完整：初期建立沟通信息的标准（比如：统计数据的维度和具体说明，使用方向；工作交互的多部门传递）

5. 统一安排可支配的自由时间：深度了解自己，避免外部干扰

1）了解自己最高注意力的时限

2）思考的过程，高度专注。

3）运用模块的方式管理时间：会议、审核、处理文档、问题分析、沟通交际等（根据自己的方式归类汇总）;(紧急、重要不紧急）

6. 其他

- 有效影响他人的最小时间量是1小时

- 关于时间的有效性，在处理人事问题的时候，决策需要强调多维度判断和平衡，而不是通过快速进行决策。

小结：关于掌握自己的时间：从评估自己的时间开始：在有限时间范围内，分紧急、重要的事务进行分模块，并将预留出来的可支配时间进行最高效的利用。除此外，需要关注自己最高注意力的时间点，用于处理最高级别的重要事务。关于需要沟通的环节：对需要处理和沟通的事务提前做好准备，并明确沟通的预期和标准，引导被沟通者在统一目标和统一标准的前提下进行沟通。