不是我爱玩，我只是想用起来更舒服

原标题：为什么我的周计划中断了？

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我的周计划处于断断续续的状态快一个月了，在这一个月里，重要的事仍然有条不紊地做着，看似没有了周计划也没什么关系嘛……真的是这样的吗？是的，周计划其实跟任务完不完得成一点关系也没有！但是为什么总感觉事情做了，却没多少成就感，反而烦恼多了呢？

因为目标缺失了！

无论是在年初的揩油课程还是在年中进行的我一定能，易仁永澄一直在灌输着目标对于成长提升的重要性。关于目标的重要性，网络中泛滥着各式各样的心灵鸡汤，人们对于目标的意义绝不会一无所知，于我而言，目标就是奋斗的方向，是成长路上的里程碑。

然而为什么坚持了好几个月的周计划又中断了呢？为什么花了那么久的时间设计的周计划Excel表又弃之不用了呢？原因可能在于

1. 工具多

• 步骤多
• 与我目前的状态不契合
• 感觉没什么意义
  于是就渐渐坚持不下去了

1、2、4就不多做解释了，3这个问题在我还在读书的时候也存在着，比如写论文这个任务不太容易作出详尽的分解，即使分解了也不可能做到一个action就是2小时以内，想必正在写论文的同学们深有感触吧。如今我的工作内容主要为查阅各种资料来对他人递交的文件作出评价（说理要有证据，不是单纯的脑力劳动就能给出评价），因此，查资料这个任务无法分解，分解成第一步进入A数据库、第二步进入B数据库也毫无任何意义，况且检索过程讲究的是随时调整检索思路，预先计划好的步骤几乎不会在实际检索中使用。因此，按部就班式的周计划与日计划在我身上就这样崩溃了。

但是就可以不做计划吗？或者只做日计划吗？
不可以……除了老生常谈的高度问题之外，还可能涉及到用户心理的问题。如果仅仅把doit作为一个每日的todo list，那么它很可能就是你的老板，不是你的朋友，不能告诉你下面该做什么，只能冷冷地盯促你还有什么没有做。（例如参见小强：如何使用Omnifocus做时间管理 1 相处哲学）可见，这样的todo list只会让你产生压力，因此，缺少了目标系统的行动管理只是一种机械的形式操作，并不能真正提高我们做事的效率。

什么是计划？

在解决如何重启计划之前，我需要重新认识下什么是计划。在管理学中，计划具有两重含义，其一是计划工作，是指根据对组织外部环境与内部条件的分析，提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径。其二是计划形式，是指用文字和指标等形式所表述的组织以及组织内不同部门和不同成员，在未来一定时期内关于行动方向、内容和方式安排的管理事件。（例如参见百度百科计划）
第二种计划含义通俗易懂，我们平日里做的都是近似于这种形式的计划模式。重点来关注下第一项含义：从第一项中可以看出计划有两个作用：①提出目标，②提供实现目标的途径。针对这两个作用，计划在重要性的纬度上又可以分为战略计划（同①）和作业计划（同②）。战略计划主要针对设立目标，不规定具体细节，在时间纬度上属于中长期计划（例如揩油课——年计划制定）；作业计划主要为目标已存在，仅提供实现方法，在时间纬度上属于短期计划（例如，月计划——>周计划）。个人觉得，从以上定义出发，日计划并不属于计划的范畴，其准确分类地位应是执行，可借鉴的方法论为GTD、番茄工作法等，这些方法论与计划的方法论存在差别。实际操作中也的确如此，但为表述简便，下文使用日计划来表示行动管理。

我的需求

上文已经提及了周计划中断的原因，第4点感觉没什么意义这一认知经仔细一想（比如在写这篇简书时）便能轻易做出调整。对于第3点“于我目前的状态不契合”，目前我仍未找到合适的方法来解决这一问题，暂且只是将这类任务作为一个目标来管理，即只做战略计划，不对其做出具体分解（因为是工作上的任务，所以在时限前都会完成，没有个人目标中那种会严重拖延的问题存在）。非此类的任务则仍然按照作业计划的方式操作。对于第1、2点，我需要减少目标管理、行动管理系统维护的成本，简化计划的形式。

我之前的体系

旧体系是从年初做年计划开始构建的，至9月时已经几易其版，最后一版的主要工作流为使用Excel做年计划——>使用excel做月计划和周计划——>使用doit做日计划——>回顾用过笔记软件、简书等。

旧体系工作流

旧体系中存在的问题：高度分解的计划再制定完之后很少再去看（因为要调出不同的文档），周计划通常是根据实际情况，顺便结合月计划来做，日计划因为有excel直接导入doit的功能，在做计划时也不会去看周计划表格，而是直接在下一步行动中选择行动。以上步骤看起来时间/精力成本也不高，但是它们没有成为一个整体，属于割裂的技术特征，各自发挥着自己的作用，也因它们相互独立分得太散，导致目标管理与行动管理没有达到1+1>2的效果。此外，在Excel中分解任务的效率不高，对于我这样的技术控及外貌控，在调整单元格及表格格式上形成的时间黑洞真是数不胜数，更不要说花在统计与数据分析（如作图）中的黑洞时间了……

那我是怎么简化工作流的？

自从用了Omni家的产品OmniPlan和OmniGraffle后就喜欢上了它，唯独没有用过Mac中最优秀的行动管理软件OmniFocus，于是处于好奇，我试用了一下OmniFocus。

Omni家族 OmniFocus可以集成mac系统、高度自定义透视模块、可以建立多级目录等。不得不提一下预测系统（日程），不仅自带有预测（日程）界面，而且可同步Mac自己的日历软件，可以实现生日管理、重要纪念日管理等多种附属功能。同时，还可以将日计划与周计划、周回顾等步骤统一，还可以与OmniPlan、OmniOutliner配合使用。（例如参见教程AsianEfficiency）

因OmniFocus与Doit.im的界面及使用方法不太一样，因此需要投入一些学习成本，在学习AsianEfficiency的教程时，我对收集箱中的items有了新的认识（当然OmniFocus中仍然需要清空收集箱）
...收集箱中的items的去处：
1、——>projects
2、——>tasks，单步行动
3、——>action groups，适用于不足以上升到项目高度的行动组（即多级目录结构）
4、——>just do it，2 min原则
5、——>delete
6、——>filed，类似于someday/maybe？
7、——>elsewhere，将日程类的或者项目管理方面的内容添加在日历中，OF会自动同步日历的内容。
关于第七点，日程类任务不需要管理，因此用自带的日历软件就足够了，且日历视图直观，可直接更改。此外对于第3点“于我目前的状态不契合”这类任务无法按照GTD进行分解，确切地说可以分解但是没有意义，而将其作为一个目标在日历中做成甘特图（只规定开始日及结束日）按实际情况自己调整工作进度则更符合我的工作习惯。同时，这类任务的分解及调整成本很大，通过这种途径可以给自己的管理成本减负，让精力可以更多地集中在Do的层面。

OmniFocus与日历的同步
说了那么多关于OF的好话，明眼人应该就能看出，我的新系统应是基于Omnifocus来运行的了，的确如此。首先来看一下我的Omni工作流：
1：使用OmniOutliner制定年计划、月计划及周计划，因为OO采用的是大纲编写模式，所以在做任务分解及上下位调整时特别方便，此外，OO还支持将脑图格式转化为大纲格式，非常适合习惯了用脑图的朋友。
2015年44周周计划 2：将oo3格式的文档导入OmniFocus后便可在OF中对年月周计划做出管理，因为自定义的透视视图的关系，这些分配进周计划项目的任务只会出现在周计划视图中，而不会出现在其他的透视窗格（如Today）中，实现了目标管理与行动管理的物理分离。此外，在OF中可以对每一个任务做出多级的细分，因此可以实现层级关系较多的目标的管理。
OmniFocus中的周计划 在界面左侧我放置了一系列的与计划相关的透视，在界面上方放置了执行与回顾相关的透视，这样布局主要也是为了实现功能分区，在清晨做计划时只需要关注左侧的透视，而在白天执行Actions时则只需关注上方的执行区。

3：按照同样的方法可以导入在OO中分解完的项目（导入后首先进入的是收集箱），按照收集-处理-组织等流程将各任务/项目都分门别类分配项目及情境（OF中称作上下文：Context）后便可通过自定义的各个透视模块进行每日的行动管理。
比如，每天早晨醒来第一件事打开Daily Actions透视，选Morning Ritual，按照浏览年月周目标（即左侧的Annual Plan，Monthly Plan及Weekly Plan）——>查看日历是否有重要的日程（即左侧的预测）——>查看等待清单（即左侧的Waiting For及People）——>处理收集箱——>制定今日计划（即左侧的WorkPlanning及PersonalPlanning）——>微信群打卡过一遍左侧的透视盒子，然后出门上班。
也许善于观察的你要问为什么区分工作及个人的计划呢？这也是我一开始在看教程的时候提出的疑惑。实践下来发现这样做的好处是公私分明，做到工作时间不做私事，下班后也不做工作相关的任务。实现方式，上班前在WorkPlanning中挑出要做的工作，下班后再（或者周末直接在）PersonalPlanning中挑出晚上要做的私事，因为所有的任务都已在各自的透视中作了筛选（透视其实就是一个设有条件格式的过滤器），因此，我们很容易将注意力关注到当下应该关注的任务上。

Daily Actions 4：同理，白天工作时只需打开Today透视，将注意力聚焦在重要的任务（大青蛙）上，帮助我们提高效率。
此处再补充一个小技巧：我单独为琐事建立了一个Errands透视，在处理收集箱时，我将重要的任务按照常规思路都分配了相应的情境（即上下文：Context），然而对于琐碎的事情我没有按照地点/工具等分类方式分配情境（即上下文：Context），而是统一给了一个Errands的Context，这样，所有分配了Errands的任务都会集中出现在Errands透视中，使得Today界面非常清爽。
Today 5：晚上睡前例行打开Daily Actions下的Evening Ritual做完相关任务就完成了一天的所有工作。Review透视则主要罗列了回顾的各个步骤，如回顾完成情况、写回顾文、回顾打卡等，同理，因透视的关系，这些重复任务只出现在Review中，不会出现在其他透视视图中。

总而言之，基于OmniFocus的工作流可以归结为一张图：

Omni工作流

小结

至此，我将原来分散的年计划表格、月计划表格、周计划表格、Doit.im、回顾表格等多个工作场景融汇到了Omni工作流中，以期达到简化操作，专注行动的目的。也因放弃了Excel，美化表格、统计分析、公式设计等环节也就跟着不复存在了。所谓大道至简，希望自己能回归初衷，用好目标管理与行动管理这些工具来实现自己的小小理想，千万别再让自己再被工具所绑架了！

下一步行动

为了能更好地衔接战略计划与作业计划，更好地实践周计划，提高工作效率与实现工作目标，昨天赶在报名截止前报名参加了老大易仁永澄的百步穿杨活动，希望在老大的指引下少走弯路，真正体会到事务为我所掌控的乐趣。