GTD|如何使用日程本的日计划和月计划心得
困惑
我们在市面上买来的效率手册，或是手机应用商店下载的日程管理APP中，总会有这样的设计：
月计划
每日计划-一周一页
对于我这种初次使用日程本的人来说，常常不知道为什么会有时间重复的两种设计。
每次我有一个新计划，都不知道该写在月计划里，还是每周一页的日程安排里，还是其他to do board 之类的地方。
不写在每日安排里又总是忘记。
写了每日安排页面再到月计划里重复一次就觉得没什么意义。
久而久之，就变成只用日程部分。废弃月计划部分了。
时隔两年，现在我却能够自如开始运用这种月计划了。
说起来，还要从一张清单开始说起。
一张纸清单
今年11月，我在看《哪有没时间这回事》。说实话，这本书写得很好是真的，但是我看完了一点都不记得内容也是真的_(:зゝ∠)_
唯一记得的就是在第一章里，作者叫我们找一张纸，立刻写下自己“每天都做的事”、“每周做2~3次的事”、“每周做一次的事”。
我当时真的把书合上。开始写清单了。就是下面这张图。
每周重复事项清单
然后作者说，每天规划当日任务的时候。就把这张清单拿出来。一个一个填入我的时间轴。
比如我的清单里，“每天都做的事项”里，几乎所有任务都是固定时间点的：
8:20送宝宝上幼儿园
9:00到公司打卡、泡茶
9:00开始阅读熊猫书院-十个月读书计划当日内容 并在有道云上做笔记
10:20开始点餐
15:00开始青鸟剧情转写
15:30去幼儿园接宝宝 并半小时内回公司
17:00践行打卡
22:00输出力打卡
上述这些项目的时间，并不是我想当然的，想几点做就几点做的。而是我在日常工作和生活中，自然而然形成的结果。
☆☆☆
接送宝宝上学的时间是3个月前确定下来的。那个时候孩子有严重的分离焦虑。只有我陪同入园，放学去接他。他才愿意去幼儿园。
☆☆☆
在公司泡茶的习惯是去年养成的。有过几次9:30才泡茶的尝试。也尝试过10:00再泡茶。但是实际感觉不太好。所以就恢复成一到公司泡茶。作为进入工作状态的仪式之一确定下来。
☆☆☆
熊猫小课的十个月读书计划，是一个月前开始的。当时是泡完茶就打开熊猫书院开始阅读。所以慢慢的就变成了条件反射，在泡茶后的这段时间完成。
☆☆☆
10:20点餐的习惯也有几年了。自从饿了么入驻手机。午饭都靠它。也有过9点预约午饭、11点才点午饭等几个时间段的尝试。后来发现10:20的时间点餐效果最佳。慢慢就养成了习惯。现在我在早上10点正好看完十个月读书计划。周围同事吃早饭的、迟到的、日常聊天的也都开始沉浸下来工作了。我就会打开番茄钟。一个钟25分钟。做完刚好点餐。
☆☆☆
写日程时，会根据清单，把固定时间的任务搬迁到时间轴上
如果你想要使用这个方法。首先你也需要列一个清单。把每天都会做的 、每周会重复多次的，每周重复一次的都列出来。
然后一一对应写到你的日程清单里。
你会先给这些任务敲定一个大概几点开始几点结束的时间。然后尝试执行。
执行完你一定会有一些“这个工作放在这个时间段好像不是很合适啊，这个时候太多人打扰我了。我需要把它放在没什么人会打扰我，我的精力又比较好的时间段。”之类的心得想法。
每次有这样的想法，就去调试你的任务时间安排。直到你觉得满意为止。
慢慢的 ，你就会有固定的日常项目时间安排了。
如何处理周重复任务
周任务也是这样的。每周一次或者几次的任务常常是时间固定的。比如每周二一次健身房。每周五一场电影……
每次拿出日程，对照着清单开始写项目的时候。都浏览一下每周三次和每周一次的项目里。今天有没有对应的项目要做。
有点话就抄过去。如果今天没有，明天有的项目，可以填在memo区，提醒自己明天有固定周任务。
比如，我的周重复任务里，就有007的交稿、周总结、更新公告。
☆·☆ ·☆007的稿子逢7的倍数日期交稿。
☆ ·☆ ·☆周总结每周一提交。
☆ ·☆ ·☆更新公告每周三开始交接资料、周四开始处理、周六提交。
11月19日，周一。我会抄录“周总结”。提醒自己当天要提交周总结。
11月20日，周二。当天无周任务。但明天是007交稿日。
11月21日，周三。007交稿日。提交文章到公号、群、交评论。向同事交接公告资料。
11月22日，周四。开始写公告。（周四我还有每周共学笔记输出要提交）
……
如何处理复杂的周重复任务
我的清单是写得比较简单的。因为这些任务几年来没有变化，我自己看得懂就好。
但很多人的周任务可能是新增的，随项目变化、人事变化会有变动。
有的时候，同样是开会。周一在这栋楼和运营开会。周五在那栋楼和高层开会。
如果都像我的清单展示的这样，写得这么简单的话，就会混淆，也不知道怎么执行。
对于这种复杂事项，写在清单里的时候就必须增加tag（标签）。
Tag是一种补充提示，时间、地点、人物、什么事。
比如：
周五例会。 下午3点。三楼，运营。
周重复任务写入月计划
你可以把这些项目写在周计划页面中。之所以先写下，有一个原因是，在很多职业环境下，这种周重复任务，都是会有单次变动的。
比如12月30日星期五下午例会。开会时间地点都没变。但是马上要元旦了。所以会增加一个讨论议题就是和元旦营销方案有关的。那么你记录这一条，就意味着你事先要做个相关材料的准备。你可能要发表看法或者事先提交方案。毫无准备的发言让人觉得你只是一拍脑袋随口说，不负责任。
比如1月6日，周五下午例会。因为日常使用的会议室设备损坏无法使用。所以临时调整到了一楼。这种单词变动不会影响以后的地点。你也只要在月计划里单独修改即可。
比如1月20日这天因为突发暴风雪不用上班，所以例会也取消。那么你就可以在月计划里划掉。
这样一来，当月末你要写月总结的时候，翻开月计划。例会的情况一目了然。
不重复的单次任务
之前讨论的都是重复任务的处理情况。
现在讨论一下单次突发任务。比如我在11月参加了输出力学院的输出系统复训。在11月21日课堂上，老师布置了8000字毕业作品要求。截止期日是当周周六。
我因为某些原因没有上课，错过了这个消息。在22日回听课程的时候才发现。
那么对我来说，这个8000字大作业就是单次任务。我需要把这个任务添加在未来两天的日程里，保证执行。这种情况我会直接写在月计划表上。并在日常上做memo。我还会大致拆分一下作业的结构和步骤。尽量分在几个时间块去做。
最后，无论是重复任务还是不重复任务。如果涉及到的环节、交接人员很多。
推荐为该任务建立一个攻略流程文档（大型清单）。每次执行照着流程文档一步一步走。根据心得优化该文档。
这样做不仅仅提高做事的效率（每次事情到手就能开始做，不用思考半天从哪里开始，或者跑去办公司申请盖章才发现今天办公司不盖这个章），还方便日后交接给新人。
以上就是这次月计划和日计划模板的使用心得。其实最关键的，就是给任务建立一个单独的清单。可以用电子版，也可以是手机app记录，也可以像我一样简单粗暴手写。
所有的新方法都需要连续使用2周才能确定是否合适。
希望对你有用。
