秒收班费——利用编程思维使用Excel

Excel功能强大，但大部分人员只用了其中很小的一部分功能，并未发挥Excel的强大功能来创造最大的便利。

常言道，“知己知彼，百战不殆”，要用好Excel，必须认识和掌握Excel。第一，Excel的最基本功能是电子表格；第二，它其实是一个数据库，可以非常方便的实现数据之间相互调用；第三，Excel具有丰富的函数可以调用；第四，Excel支持VBA和VB开发，扩展其功能。编程，对于大部分人来说可能都有点困难，但用好Excel现有功能难度没有那么大。之所以说利用编程的思维使用Excel，是因为Excel可以实现复杂的数据逻辑关系，来简化工作中的各种重复工作。这里拿学校收班费为例来进行说明。

儿子读一年级的时候，本人有幸为班上的孩子们服务，负责班费的收支管理。那么四十多个孩子的班费以及其他各种零星费用的收取是件琐碎并且不能出错的事情，这对于收过费的小伙伴来说，能够了解其中的辛酸。自己工作较忙，没有大量的时间来处理这些事情，必须自动化处理，将手工劳动降低到最低，于是Excel就上场了。收支管理分为两部分：

一、收费管理

班上四十多孩子，班费和零星杂费收费比较复杂。主要体现在几个方面：第一，有的爸爸缴费，有的妈妈缴费，有的轮换缴费，有的还是亲朋好友帮忙缴费；第二，支付方式，有的用支付宝、有的用银行卡，各个银行的银行卡，有的用微信转账，还有的用QQ钱包，各式各样；第三，每个人的缴费金额不一定相同，有的要缴费，有的无需缴费。正因为如此，必须规范化，制定规则。第一，考虑到固定爸爸或妈妈缴费不现实，但规定必须是爸爸或妈妈缴费，如果是旁边的亲属缴费，需要固定是一个人，不能换来换去；第二，缴费的方式必须统一缴费到指定银行的银行卡，不能交到支付宝、微信和QQ钱包。在明确了这些规则之后，制作了一个Excel表格，专门用来收费。

1、指定交到招商银行的卡上。招商银行的网上银行做得相当好，优势如下：第一，转账备注里会显示转账人的姓名，无论TA来自哪家银行，都可以正确显示，有的银行没有该信息就无法确定转账人，如交通银行；第二，可以很方便地下载转账信息成.csv文件，方便处理。这中间还出了一个小插曲，原来支付宝转账到招商银行，备注可以看到转账人姓名，现在不可以，因此现在不支持支付宝转账。

2、将银行下载的转账信息复制到Excel的“家长转账明细”工作表中，等待处理。含有转账家长姓名的备注列在下载文件的最后一列，必须放到第一列以方便检索。

3、在“学生缴费名单”工作表中，通过事先做好的孩子姓名、爸爸姓名、妈妈姓名表，以及下载的转账信息表的备注列，通过Vlookup和通配符搜索，将每个家长的转账金额匹配到孩子明下，得到孩子的“缴费状态”列表。

3、孩子的“缴费状态”列表，不便于进行统计和通知，于是利用Excel数组，将已缴费的孩子自动统计到“已交名单”列，将未缴费的孩子自动统计到“未交名单”列，方便统计已缴费人数和通知未缴费的家长。

4、将孩子的缴费金额和正确的金额进行对照，发现多交或少交的孩子。多交的可以留存做班费或退回去，少交的通知家长补齐。

只需将转账信息粘贴到银行信息工作表，立即得到已交名单和未交名单，至此收费管理已经完成。

二、班费开支

班费的开支简单，直接进行收支计列即可，十分简单。但在班费使用的过程中，有的孩子没有参加或采购物品，那么他的费用就不应支出；或者即使参加，他支出金额不同；或有午餐退费的情况，结余作为班费。这些情况都必须清理清楚，免得有矛盾。这时Excel的作用就来了。

1、“收支一览表”工作表列出所有班费收支清单；

2、“未参加或多交明细”工作表列出所有活动未参加或多交或退费的金额以及孩子名单。

2、“未参加或多交统计”工作表将“未参加或多交明细”工作表的孩子名单通过条件判断语句，将每次活动结余金额算到每个孩子上，每个孩子合计金额；

3、“下一次班费需交金额”工作表将需交费费用减去结余费用作为每个孩子下一次班费缴交金额。

通过Excel处理，收班费从银行下载转账信息，贴到做好的表格里，一眼看出哪些家长没交或没交对，实现了秒收；通过表格明细，每个人班费的支出每一分钱都很清晰。通过利用编程的思维使用Excel，进行收费标准化，将班费收支逻辑关系梳理清晰，使得班费收支管理变得无比简单，手工工作量降到了最低。三年的班费管理中，无家长对费用收支有疑义，得到了每一个家长的鼎力支持，在此表示感谢！

班费可以秒收，其他各种简单或复杂的工作同样可以通过Excel丰富的函数和强大的功能来实现。秒收班费只是起到抛砖引玉的作用，供各位小伙伴参考与借鉴。