第一遍：梳理内容。

内容总是第一位的。逻辑结构、用词通顺、无错别字，这些都是语文老师教导的。这一步耗时整个文档的99%。

第二遍：调整所有字体格式。

包括正文，各节标题的字体、字号和行间距。先按正文的字体大小、行间距来排版。这一步比较简单，”ctrl+A”全选，选定字体、字号，并在段落里设置行间距。

第三遍：调整图表中的字体格式。

表格还要考虑边框样式。此步可以分为两小步，先调整表格的标题及其内容的字体、字号、行间距，然后再调整图的标题与图例。

对于图片，有时候会在文档中乱跳，有一个实用的办法是画一个两行的表格，我称之为“辅助表格”，把图放在第一行，把图名和图例放在第二行，调整完字体、字号和行间距之后就可以把这个“辅助表格”的边框全部隐藏。这样就再也不用担心图会随着文字的调整而在文中乱跳了。

第四遍：规范列表编号。

为自动生成目录作准备。按照一定的国家标准去选择从大纲一级到4级的列表编号。比如某一个国家军标（GJB）前四级大纲的标题为：第一章，第一节、一、（一），再往下可以直接是1或1）或（1）或○1等。当1或1）或（1）或○1同时出现时，就按1、1）、（1）、○1的顺序编排。四级以后自行决定是否编设置大纲级别。

第五遍：自动插入目录和页码。

对于自动插入目录、页码，以及图表目录和存在横页的情况，不在本文重点范围，请读者自行查找百度文库的其它资源。