17.5 管理干系人参与
本节概要
管理干系人参与是通过与干系人进行沟通协作，以满足其需求与期望、处理问题，并促进干系人合理参与的过程。本过程的主要作用是，尽可能提高干系人的支持度，并降低干系人的抵制程度。本过程需要在整个项目期间开展。
管理干系人参与
在管理干系人参与过程中，需要开展多项活动，包括：
- 在适当的项目阶段引导干系人参与，以便获取、确认或维持他们对项目成功的持续承诺；
- 通过谈判和沟通的方式管理干系人期望；
- 处理与干系人管理有关的任何风险或潜在关注点，预测干系人可能在未来引发的问题；
- 澄清和解决已识别的问题等。
管理干系人参与有助于干系人明确了解项目的目的、目标、收益和风险，以及他们会如何促进项目成功。
输入
项目管理计划
可用于管理干系人参与的项目管理计划组件主要包括：
- 沟通管理计划：描述与干系人沟通的方法、形式和技术。
- 风险管理计划：描述了风险类别、风险偏好和报告格式。
- 干系人参与计划：为管理干系人期望提供指导和信息。
- 变更管理计划：描述了提交、评估和执行项目变更的过程。
项目文件
可作为管理干系人参与过程输入的项目文件主要包括：
- 问题日志：记录项目或干系人关注点，以及关于处理问题的行动方案。
- 干系人登记册：提供项目干系人清单，以及执行干系人参与计划所需的任何信息。
- 变更日志：记录变更请求及其状态，并将其传递给适当的干系人。
- 经验教训登记册：在项目早期获取的与管理干系人参与有关的经验教训，可用于项目后期，以提高本过程的效率和效果。
事业环境因素
能够影响管理干系人参与的事业环境因素主要包括：组织文化和治理结构；人事管理政策；干系人风险临界值；已确立的沟通渠道；全球、区域或当地的发展趋势、最佳实践或文化习俗等；设施和资源的物理分布等。
组织过程资产
能够影响管理干系人参与过程的组织过程资产主要包括：组织的社交媒体、道德和安全政策及程序；组织的问题、风险、变更和数据管理政策及程序；组织对沟通的要求；制作、交换、储存和检索信息的标准化指南；以往类似项目的历史信息等。
工具与技术
专家判断
在管理干系人参与时，应征求具备如下专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见：组织内部及外部的政策和权力结构；组织及组织外部的环境和文化；干系人参与过程使用的分析和评估技术；沟通方法和策略；可能参与过以往类似项目的干系人、干系人群体及干系人组织；需求管理、供应商管理和变更等。
沟通技能
在开展管理干系人参与过程时，应该根据沟通管理计划，针对每个干系人采取相应的沟通方法。项目管理团队应该使用反馈机制，来了解干系人对各种项目管理活动和关键决策的反应，包括正式与非正式对话、问题识别和讨论、会议、进展报告和调查。
人际关系与团队技能
适用于管理干系人参与过程的人际关系与团队技能主要包括：
- 冲突管理：项目经理应确保及时解决冲突。
- 文化意识：有助于项目经理和团队通过考虑文化差异和干系人需求，来实现有效沟通。
- 谈判：用于获得支持或达成关于支持项目工作或成果的协议，并解决团队内部或团队与其他干系人之间的冲突。
- 观察和交谈：通过观察和交谈，及时了解项目团队成员和其他干系人的工作和态度。
- 政策意识：通过了解项目内外的权力关系，建立政策意识。
基本规则
根据团队章程中定义的基本规则，明确项目团队成员和其他干系人引导干系人参与的行为。
会议
会议用于讨论和处理与干系人参与有关的问题或关注点。在本过程中需要召开的会议类型主要包括决策、问题解决、经验教训和回顾总结、项目开工会、迭代规划和状态更新会议。
输出
变更请求
变更请求作为管理干系人参与的结果，当项目范围或产品范围需要变更时，应该通过实施整体变更控制过程，对所有变更请求进行审查和处理。
项目管理计划（更新）
项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，并通过组织的变更控制过程进行处理。可能需要变更的项目管理计划组件主要包括：
- 沟通管理计划：更新沟通管理计划，用来反映新的或已变更的干系人需求。
- 干系人参与计划：更新干系人参与计划，用来反映为干系人管理策略的变化。
项目文件（更新）
可在管理干系人参与过程更新的项目文件主要包括：
- 变更日志：根据变更请求更新变更日志。
- 问题日志：可能需要更新以反映问题日志条目的更新或添加。
- 经验教训登记册：更新经验教训登记册，记录管理干系人参与的有效或无效方法，以供当前或未来项目借鉴。
- 干系人登记册：可能需要基于提供给干系人的关于问题解决、变更审批和项目状态的新信息，来更新干系人的登记册。
