机关单位公文常见错误及修正运用

        笔者近日服务于党政办。众所周知，党政办是机关单位的内部行政部门，承揽一切后勤及公文撰写、修改等一系列杂活儿，工作经验两周如笔者，已被各类递交的待改公文整得脑壳疼，一种框架宏伟瑰丽，措辞梗塞不通的既视感，遂有此篇。

        本篇一说眉首（含版面尺寸），二说正文（含格式、语法），三说版记。过于宏大的公文种类如命令、决议本篇按下不表，指南是给各基层同仁划重点的，万望看后心里有个框架，顺便给自己提个醒儿，绝不犯类似错误。具体实操根据自家单位调整。

公文常见格式

         一、眉首常见错误

       （一）缺少“签发人”

        上行文应当标注签发人姓名（由机关主要负责人签发），与发文字号同处一行。如图示。

        （二）发文字号使用不当

        发文字号又称发文字号、发文编号，便于系统保管、查询引用。发文机关标识下空2行，用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号"〔〕"括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加"第"字。

        错误示范： [2018年 ]1号、〔2018〕01号、〔2018〕第1号

        正确示范：〔2018〕1号

       （三）纸型、版面尺寸要求（必须按此参数调整，否则不符合便条纸、文件纸规格）

        如今，党政机关公文用纸幅面尺寸均用A4型纸，成品幅面尺寸为210mm X 297mm。

        按《党政机关公文格式》的要求，公文的版面尺寸规格为：

        公文用纸天头（上白边）为：37mm ± 1mm；

        公文用纸订口（左白边）为：28mm ± 1mm；

        版心尺寸为：156mm X 255mm（不含页码）。

        二、正文

        （一）标题文种使用不当

        公文种类有15种——决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

        错误示范：中共XXX组织部关于大学生村官工作的情况汇报

        正确示范：中共XXX组织部关于大学生村官工作情况的报告

        再如：关于解决XX经费的申请→关于解决XX经费的请示

        关于XX情况的说明→关于XX情况的报告

        关于上报XX的情况的报告→关于XX工作情况的报告

        说一千道一万，公文标题=发文机关名称+事由（公文主题）+文种名称。

        （二）标题意思重复

        1．关于请求拨付XXX经费的请示→关于拨付XXX经费的请示

        2．关于上报XXX情况的报告→关于XXX情况的报告

        （三）引文书名号位置错误

        1．错误示范：根据中共XX县委组织部《关于实行农村基层组织工作绩效考核的意见》（试行）精神

        正确示范：根据《中共XX县委组织部关于实行农村基层组织工作绩效考核的意见（试行）》精神

        发文机关：是公文标题要素之一，要放在书名号里面

        说明性词语：（草案）、（试行）、（征求意见稿）、（送审稿）等说明性的词语，是公文标题的组成部分，表明了公文内容的成熟程度，要放置在书名号里面。

          2．引文只引标题，未引文号

        文中多次引用同一文件，第一次引用应引用完整的标题和文号（用括号括住），再次出现时可直接引用发文字号。

        正确示范：根据《中共XX县委组织部关于实行农村基层组织工作绩效考核的意见（试行）》（X组字〔2018〕年19号）精神

         （四）标注简称不规范

        错误示范：县委常务委员会（下称“县委常委会”）

        正确示范：县委常务委员会（以下简称县委常委会）

         1．下称——以下简称

         2．“县委常委会”——县委常委会

        （五）数值表述错误

         1．表示数字范围：连接号用“~”，不能省略第一个数字后的单位

        错误示范：5~10万人、4~6%

        正确示范：5万~10万人、4%~6%

         2．表示时间范围：连接号用“——”，可以省略第一个数字后的单位

        正确：2002——2005年、3——4月

         3．表示法定计量单位时

        错误示范：“亩”、“斤”或英文表述“㎡”、“kg”

        （六）易混淆词组

         1．“截至”与“截止”

        截止：后面不能直接加时间，除非加上“到”或“至”，截止到昨天，截止至某月某日

        截至：可以直接加时间。截至昨天、截至某月某日

        故应为：截至2018年8月7日

         2．“其他”与“其它”

        在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。

        故应为：在其他方面

         3．“期间”与“其间”

        期间：前面必须有指时间的词语，不可单用，须加前缀。如：在这期间，开会期间

        其间：可单用

         4． “遏制”与“遏止”

        遏制：制约，程度较轻。及物动词，用于句子中间，可接宾语、内容

        遏止：停止，程度较重。不及物动词，用于句子结尾。

      （七）行文格式

        1．标题：一般用2号小标宋字，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

        2．正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”、“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋字体标注。

        三、版记

       （一）公文成文日期的错误

        错误1：将拟稿日期作为成文日期；错误2：将印发日期作为成文日期

        正确使用方法：

       1． 会议通过的决定、决议，以会议通过日期为准

        2．领导签发的，以签发日期为准

        3． 联合行文的，以最后签发机关的领导签发日期为准

        4．法规性文件，以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期

        （二）无正文处理不当

       《党政机关公文格式》规定：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

        机关署名、成文日期、印章与正文同处一面，不采取标识“此页无正文”的方法解决。

        划重点到此结束，相信各基层同仁觉得重点范围浩瀚如宇宙，但请拿小本本记下来并付诸实践，明天的你会感激今天努力码公文的自己。