三个问题诊断帮你发现并减少时间浪费

上一期我们讲到，管理学大师彼得.德鲁克先生在他的《卓有成效的管理者》一书中讲到，认识并用好时间是卓有成效管理者的一项有效的习惯。为此，需要进行记录时间、管理时间和集中时间三个步骤的行动，目的是发现时间利用中存在的问题，减少时间的浪费，更好地将时间投入在正确的有利于提高成果和绩效的事情上。

现在，假如你已经记录了时间的使用情况，我们来看一看如何发现并减少你的时间浪费，以更好地管理你的时间。

1.首先，找出并砍掉那些根本不需要做的事，也就是那些不会产生任何成果和绩效，纯属浪费时间的事情。

具体的方法是，针对时间记录表上的所有活动，逐项提出这个问题：“这件事如果完全不去做，会产生什么后果？”如果答案是“什么后果也不会有”，那么结论显然就是停止做这件事。

比如，通过认真分析，你发现你的很多时间用在发表讲话和参加宴会上，而这些活动对于你自己和你所在的组织以及涉事的组织来讲没有任何贡献，你就可以停止做这些事。

为此，假如你是一名管理者，你要学会说“不”——任何一件事只要对你所供职的组织、对你本人、对涉事的组织没有任何贡献，就不要再做。

2.其次，是找到那些别人可以代替你去做甚至做得更好的事，把这些事全都分出去。

为此，要回答的问题是：“我时间记录表上的哪些活动，是别人同样可以做好，甚至做得更好的？”

无论工作还是生活中，你都有很多自认为重要的、自己想做的、自己有义务去做的各种事情。但是我们知道，时间是有限的，因此需要选择把时间用在最能产生成效的地方。你可能也发现，很多时候你需要把那些别人同样可以做好，而你并不喜欢做也不擅长做的事情全都分出去。这样你就能够真正去做能让你自己、也能让组织产生更大成效的事情。

比如，你是一个研究实验室的资深物理学家，现在研究所需要写一篇“通俗”的新闻稿介绍你的研究，你的实验室有年轻人已经理解你想要讲什么，而且能使用浅显易懂的文字来表达，这时，你就可以放手让实验室的其他人来写这篇新闻稿。

3.最后，是发现并找到你给其他人造成的时间浪费，消除你给他人造成的时间浪费。

很多时候，你的工作虽然有成效，但你的工作方式可能浪费了其他人大量的时间，造成了组织内其他人的时间浪费。为了发现这种时间浪费，你可以系统而又诚恳地询问相关人员：“我做的哪些事对你的有效性没有贡献，所以是浪费你时间的？”

比如，你主持的会议，每次都通知所有直接下属参加，结果造成参会的人数太多，每个人又必须提出问题、发表意见，导致会议非常冗长，大家在一起浪费了很多人的时间。

实际上，这个会议可以只请几个重要的相关的人员参加，相关会议内容可以以会议记录的方式通知到所有下属，并征求他们的意见。

一旦你发现了这个问题，可以立即改变你的工作方式，以减少对他人的时间浪费。

总之，你可以通过三个问题诊断发现无成效又费时间的活动，对这些活动加以控制，以更好地管理你的时间，提高你和组织的成效。

你在工作和生活中有时间管理的问题吗？如果有，不妨试着通过三个问题诊断来帮助你更好地管理你的时间。

注：本文转载自微信公众号“爱心树A"