第十二章:购物中心的行政管理
前面十一章,我把这个行业直接跟顾客、商户接触的部分,简单的跟大家做了介绍。我所处的部门在后台,属于服务支持部门,从今天开始,我大致把近些年关于行政及人力资源管理,财务管理,采购管理,项目管理的认知进行系统介绍。这一部分的内容和是否在购物中心这个行业工作关系并不大,应该说,在什么地方都可以用得上,都是那些固定的套路。
先说行政。在大家的眼里,行政就是一个杂务大汇总:考勤啦,办公室用品啦,会议室啦,员工的福利啦,感觉永远是不受人待见的一个边缘部门。其实,行政管理的远不止这些,而且,这也是一个非常具有技术含量的工作,做好了,不仅给公司省钱,还能给公司赚回来一些钱。
行政管理的第一项工作应该是公司的设立,证章的办理和使用管理。公司是一个什么性质的公司,叫什么名字,经营范围应该是什么,有经验的行政管理人员应该在企业创立之初就给决策者提供意见参考。名字选得对,不仅能够顺利完成注册,也便于企业的后续宣传推广。选择恰当的经营范围,不仅是企业创立目的,核心业务能力的体现,也反映一个企业的远见。很多地方政府都对特殊行业,特殊企业有相应的税收优惠和财政补贴,行政管理部门如果有经验,在设立之初就应该广泛关注政府的相关政策,帮助企业有效地获取税收方面的减免或者是财政方面的扶持——这里就直接为公司创造了一笔一次性或者长期稳定的收入。
联合办公空间是目前商业地产的热门领域再说第二项,办公室管理。除非是超大型企业,一般来说,很少有企业会自建办公用大楼,这对很多创业型企业来说都是一笔不划算的固定资产投入,因此很多企业都选择租赁办公室。(就算是自建的,自购的,空置也是一种罪过。)办公室可以大,但是空置率不能高,否则就是巨大的浪费。办公室可以小,但是不能拥挤,否则员工的满意度就差,间接导致员工流失率升高。都说铁打的营盘,流水的兵,企业在不断的发展,办公室的租赁和装修,用具的配置必须契合企业的业务发展水平,并有一定的超前性,否则,短期内的办公室租赁,搬迁对企业来说同样是一笔不菲的开销。试想一下,行政部门如果去写字楼租办公室,当然是租赁面积越大,时间越长,议价权越强。因此,行政高手自然可以在这方面科学合理地规划预算,当好企业的大管家。
这两笔费用一旦确定,剩下的支出就要相对小很多了。但是,其他费用虽然不是大头,却直接关系到员工的工作感受,是企业文化的直接体现,也体现行政管理的水平。第一就是不同级别员工在办公区域层级、面积上的不同。欧美很多创新企业倡导平等,CEO也没有独立办公室,和普通员工一起办公。这样的文化不能说不好,但是最明显的弊端就是无助于激发员工的进步欲望,因为级别再高,大家也都是一样的。很多企业还是会在办公区域、行政待遇上进行差别化对待,虽然等级森严,但是,不同的待遇也会激发有上进心的员工不断进步,创造业绩。第二项相对大的支出就是差旅,它的设置和办公区域的等级设置相差不多。很多企业家都带头例行节约,级别再高也是经济舱、快捷酒店。差旅的严格管理,一方面要保证业务的正常开展,另一方面也要控制企业经营的总体成本。可以说,行政管理并没有所谓的“小事”,关键看行政管理人员本身的素质。
从上述三条来看,企业的行政管理绝对是一个高技术含量的活儿,只不过是给一些没有技术含量的经理人给做LOW了而已。