三一外语学校教学管理系统运行规则、工作流程及质量标准

三一外语学校

教学管理系统运行规则、工作流程及质量标准

一、  校管家系统运行组织机构

1、三一外语学校教学管理系统采取总校技术研发部、教务部、财务部业务指导，各分校具体负责的运行模式。组织机构如图：

2、设置岗位：技术研发部、财务部、教务部、教务长、前台与课程顾问、财务主管、教师、助教。其中前台主管、课程顾问直接由执行校长领导，但在教学管理业务上接受教务长的领导。

二、教学管理系统运行各岗位职责

（一）教务长岗位职责

教务长是各分校教学运行与管理的负责人，负责本分校教学管理系统运行的具体工作，对分校教学管理系统运行进行监控，发现问题及时协调处理。对本分校教学管理系统的所有数据信息的质量负责，保证数据及时录入、正确无误。具体职责：

１、排课

在学生报名前，与执行校长协商，结合分校、学生、教师的具体情况，进行及时、科学、合理地排课。要求上课时间合理、教室利用合理，尽量满足更多学生的需求。

２、调课、停课

调课是指因教师原因（病、事假）或非教师原因（如假期、公立学校的集体活动等），需要对上课时间在本周内进行的调整；根据分校的教学安排，对特殊情况进行上课时间的批量调整。

停课，指由教师本人的原因（病、事假）或学生缺课超过半数以上等造成无法在课表规定的时间上课，进行的上课时间的调整。

对教师（病、事假）申请调停课的教师及时进行汇总上报，报由教务处进行审批备案。对非教师原因，特殊情况的调停课，由教务长填写调、停课单，并给予合理理由后报教务部备案。

教务长对履行完整请假手续的教师、经教务部同意的特殊情况的调停课，需在校管家系统里进行调课、停课。所有的调、停课必须在上课之前进行校管家系统调整，并且要保证调、停课后课表的正确性。坚决杜绝事后补调、停课。

３、负责指导与督促课程顾问、前台主管按校管家标准流程将学员的咨询、报名、收费等所有环节数据准确无误地录入校管家系统。

4、每周负责核对课消的准确与正确性。

5、分校教学管理系统运行中出现问题、数据错误、数据处理不及时等问题，均由教务长负责。

６、教务长需要提前一天检查第二天上课的课表的正确性、各班助教配备的正确性，并且对上课高峰期助教人数少于上课班级数的情况进行统计，并报教务部为助教发放协作奖。

7、负责课程的结业。

（二）前台与课程顾问岗位职责

前台与课程顾问是学校的代表与代言人，是学校的窗口，热情、周到、贴心的为学生与学生家长服务，方便学生家长办理各种业务手续。同时前台与课程顾问应该熟悉学校开设的各类课程，课程的特点，能够给家长提出合理的学习建议，耐心解答各种问题，体现三一人高水平的业务素质，树立三一的良好形象。具体职责：

1、对前来咨询的意向客户，将其基本信息完整录入校管家。

2、及时跟进、沟通，并且根据跟进情况变化，并在系统里及时更新客户状态。

3、及时安排学员试听，并录入系统。

4、对新学员的报名，按照新学员报名的标准工作流程进行所有操作，保证信息完整准确。

5、对于团体报名的客户，负责下载模板，按要求填写完整信息，检查无误后，批量导入校管家系统。

6、对老学员续费，按照老学员续费的标准工作流程进行所有操作，保证信息完整准确。

７、对分校财务的工作进行协助。

８、对招生管理、前台业务与分校财务中的相关数据的正确性负责。

９、学生报名前，将课程的所有基础数据在校管家系统中进行维护，确保学生顺利报名。

（三）分校财务主管岗位职责

1、负责新学员报名后的收费，老学员续班的收费，保证系统收费信息准确无误。

2、负责同头课转班及非同头课费用结转，并在系统中处理转班费用、资料物品。

3、正确处理不同情况的学员退费。

4、处理资料的入库与出库。

5、负责每周、月、季、年财务报表的核对工作，确保数据准确无误。

6、负责与仓库进行盘点对账，保证帐、物、资金相符。

7、教师工资的计算与汇总。

8、负责与总部财务进行账务的核对与核算。

（四）教师岗位职责

教师是学校教学的主体，是教学质量的保证，因此教师的主要精力应放在教学与教研上，不断提升自己的业务能力与业务水平。但学校的教学运行与管理又必须有教师参与。具体的岗位职责：

1、教师若需要请假，必须要履行请假手续，填写请假单，经教务长批准，报教务部备案后，由教务长在校管家系统进行调、停课处理。如果未经上述手续，一律视为私自停课，按学校有关规定处理。

2、教师要督促助教课前进行点名。

3、教师要充分利用师生信、伯索云学堂布置作业，对学生进行课外辅导、答疑，及时回复学生与家长的问题，对学生的课堂表现、进步情况进行评价或点评。教师使用师生信、伯索云学堂进行辅导的次数、时长与效果，作为教师考评的依据之一。

（五）助教岗位职责（伯索上线后再做要求调整）

1、课前：

关注校管家和微信群统计请假人员、并提前安排补缺空位。

2、课中：

上课15分钟内进行校管家点名，上课1小时内进行校管家补录迟到学生点名。

3、课后：

（1）校管家发送：课测成绩(分数段和人数)、高频错误题号、练习册完成情况、课测与练习册完成不过关的名单，并注明被留教室和负责老师。

（2）课测成绩录入和练习册答案整理公示校管家。

（3）班级群常规维护。

4、TTC补课，在补课结束后立即录入校管家。

5、教师一对一补课，于每周一经核对后，录入校管家。

6、每周日5点前，核对缺课学生是否准确。

7、TTC、同头课补课名单进行整理发送给财务。

8、对调整上课内容的教师，及时与前台沟通下次课程的内容。

（六）总校研发部岗位职责

1、负责校管家系统的基础信息的设置与维护。

2、负责校管家系统功能的完善与开发（与校管家、伯索合作）。

3、负责校管家、伯索云学堂的使用培训与指导。

4、负责校管家、伯索云学堂上投诉与建议的汇总、上报、回复。

5、负责系统各类报表、数据的汇总与分析。

（七）教务部岗位职责

1、组织与协调各分校的各类教学活动的安排。

2、对各分校的排课、调课、停课、点名、成绩录入等教学管理活动进行指导、监控。

3、负责统计与处理各分校批准的调停课单并做好记录与汇总。

4、对各分校的教学运行与管理状态，任务完成情况及完成质量进行监控。

5、对各分校的教学管理进行评价、与评优。

6、负责通知、消息的发布。

7、负责教务管理类报表、数据的汇总、分析与公布。

（八）财务部岗位职责

1、监督各分校财务数据的准确性。

2、对各分校的财务工作进行指导。

3、定期进行财务数据的核对与汇总，发现问题及时处理。

4、定期对库存资料及物资进行盘点，对帐，保证帐物一致。

5、对学校的财务数据进行统计、汇总、分析。

6、计算并发放教职员工的工资。

三、  教学管理系统工作质量标准

1、所有数据要求完整、准确、无误、无遗漏。

     2、每项工作严格按标准流程进行，操作规范，不允许改动系统设置的各种参数与检查核对功能，对容易造成数据错误的关键点，重点控制，不允许出现错误。

3、所有工作均在规定的时间、按规定的要求完成。

4、任何环节发现问题，实行追踪，从根源上进行全过程的纠正。

5、对产生问题的原因进行分析，找出有效的应对措施，证明有效后，形成操作标准，在下一轮工作中严格执行，保证同样的错误不再次出现。

四、教学管理系统各岗位工作流程及操作规范

登录校管家：

进入系统帮助后，可以找到每一个操作的标准流程及正确的操作方法。建议大家先将新手指南看一遍，遇到问题时再到常见问题中搜索答案及解决办法。

在进行校管家操作中遇到的所有问题均可以在帮助中找到答案。里面讲解图文并茂，易学易懂。如果帮助中无法解决你的问题，可以联系教务部、财务部或者技术研发部解决。

技术研发部与教务部、财务部，根据我们学校的具体情况，将每一个子系统模块操作中重点应该注意的事项，汇总如下表，供大家操作时参考。