0219-2019【第8周8.2】秒搜:一秒找到你想要的资料

2019-02-19  本文已影响0人  每天无止境

大家好,今天要开始一个我的特别本领,秒搜。

有研究数据表明,一个人每天一小时在找东西,证件、密码、发票、联系方式、合同、各类信息等等,一辈子花在找东西上的时间,加起来平均长达3年!也就是36个月,约合1095天,大约26297小时。

时间何其珍贵,但是我们很多人却把这些时间浪费在了找东西上。

这里的“东西”分为两类:

一类是信息资料,可以让我们电子化管理的,例如:各种账户密码、各种证件、各种合同、票据、笔记等等,这类“东西”如果不妥善管理,在需要的时候,我们一定不能及时找到它!

反复重复劳动的时间不说,心里还添堵。而且密码丢失、证件丢失都是很可怕的事情,耽误眼下的事不说,光是个人信息泄漏就能让我们蒙受不可估量的损失。

另一类是实际物品,需要我们用大小容器进行收纳管理的,例如:孩子的玩具、各种电器的数据线充电线等等,这些常用的不常用的物品,如果不用科学的方法管理,那么到要用时一准儿找不着,这样造成同一功能物品反复购买,豪宅变仓库,自己每天生活在垃圾堆里。

今天我们主要想讲第一类“东西”,也就是信息资料的电子化管理。

我信奉“一次搞定,终身受益”的原则,然后研发出了这个神奇的“秒搜”系统。

下面我就分两个部分来讲解这套系统:

1、秒搜的四个原则

2、我的使用示范

一、秒搜的四个原则

这里要遵循四个原则:使用频率化、位置固定化、目录化、电子化!

我们挨个儿来解释这四个原则:

1、使用频率

这是最重要的一个原则,也就是我经常说的近细远粗。

我的精力、时间、资源都有限,我们只能管理少量的重要事物。

但很多人在放东西的时候,习惯按东西的属性或类别进行存放,这样放置有个问题是:使用不方便!因为按照属性和类别放,有时候我们经常要用的资料就和一些同类不成品、垃圾、以及历史资料放在一起,摞在一起是我们最经常的做法,使用时只能到处乱翻,时间久了就找不到了。

所以为了使用时的高效率,我建议把信息资料按照“使用频率”进行归类存放。经常使用的我们精细化管理,越精细越便捷越好,越不经常使用的依次可存放在抽屉、库房甚至丢弃送人。

日常与非日常是第一级分类。日常还要更精细分类,其他尽可能少花精力、时间管理,不分类集中存放。

2、位置固定化

就像你住的地方有准确的位置,在办公室里也有明确的工位一样,一份资料进入“秒搜”系统,要做到有名有家,有名字有位置。有清晰准确的存放位置,一旦放好轻易就不能挪动,固定位置,使用几次,就能够在大脑建立清晰牢固的记忆,就能确保我们在需要时,快速有效找到它。

建议对文件实物类进行命名,同时在前面加上拼音,然后按照拼音排序,用同一规格的文件夹按照A-Z的顺序存放。对于物品类,因为大小不一样,可以用各类大小容器集中保存,命名,然后建立目录索引。

家人、同事或是项目接手人,都可以快速了解这个系统,让协作趋向自动化,获得资料不需要多问。

3、目录化

不知道大家有没有想过:为什么书籍、产品使用手册、字典、图书馆、仓库等等都会设有“目录”?其实,“目录”就是纸质实物系统的“检索”工具,它的功能就是让你快速找到自己想要的信息,而不是用翻。

所以想要实现信息的“秒搜”,建立起完备的目录系统是关键!我的做法是通过搭建不超过三个层级的目录,对资料的进行编码,基本就可以实现资料的一秒找到。

所以,对于重要的常用的信息与资料,你需要养成这个习惯,拿到信息与资料,想着以后会不会经常用到,会怎么找,那就怎么存。

4、电子化

电子化的好处就是可以上传云端,移动管理,快速搜索,使用或者分享。非日常的实物信息资料不建议电子化,只需要对日常频繁使用的电子化。但是对于目录务必做到电子化。

电子化可以通过各种手段,拍照扫描是一个重要的手段,然后存放在印象笔记或者坚果云、苹果云、谷歌云当中,如果更精细化管理可以寻找更精细的工具管理,例如密码就是可以用1password。

三、我的使用案例示范

下面以我制作喜马拉雅这个《时间管理进阶》节目为例:

我们的其中一个秒搜系统是“印象笔记”,本章节第四篇我推荐更多的效能工具,符合我们易效能时间管理的许多理论原则。

首先,我们看节目文稿里的截图,链接、目录、列表,可以看到我们这个喜马拉雅节目的资料管理,里面有一条一条各种各样的资料,有节目正文,有参考资料,还有节目相关协议等等,通过编码、文件命名、目录、附加代码进行管理,文件命名就是标题,前面加上数字型编码0801、0802、0803等等可以排序,并且和节目的目录对应,这是第八周(也是第八章)的内容第一节、第二节和第三节。查找的时候,一种是标题排序,另外一种搜索0801这样的格式就可以快速找到了。

当我拿到例如【0801玩转新工具探索:点、问、搜】这期节目的文字稿,然后录音完成之后,就会在这期节目的标题前面加上一个“Z”,表示归档、历史资料。用Z是为了按照标题排序时会排到后面去,这样在前面就是目录以及还未录制的0802。

因为有很多其他的课程,所以我们建立,更高一级的目录,K课程,同时把“喜马拉雅爆款课”名字前面加上X,就形成了“K课程-X喜马拉雅爆款课”这样的项目名称,在长时间使用熟悉了之后,就可以直接用“K-X喜马拉雅爆款课”来表示了,实在非常方便。

如果完成以后,就是在前面加上Z2018K-X喜马拉雅爆款课,来表示项目归档、历史资料。如果你的常用资料足够多,还可以建立更高一级的目录,为所有的K课程建立一个大目录,然后把所有相关文件移动进去。

你可以用这个方法,循序渐进建立所有系统。一开始使用时,建议项目目录内的具体笔记文件的名字,老老实实,加上项目名称,有助于在移动式携带项目属性,例如在“0801玩转新工具探索:点、问、搜”前面加上“X喜马拉雅爆款课”,即变成“X喜马拉雅爆款课0801玩转新工具探索:点、问、搜”,熟悉了加上X,变成X0801,不需要移动文档时就可以省略X。数字的好处是永远会排在最前面,归档时加一个Z就会按照Z这个系统+数字排序。但对于非清晰目录的资料,加上字母+主题可以才能起到排序的作用。

对于标题的进阶玩法,是在文件标题上加上日期、人名、地点,这样很有好处。在这里不一一演示。

那么今天的“秒搜”技能你学会了吗?还不会的话,课后作业你一定要做:跟着我们本期节目的【随堂练习】动手操作一下吧!

我的感受:资料不进行整理就是一堆垃圾。所以对于收藏的资料要做好命名进行收集,以便找的时候可以秒搜。

下一步行动:

对自己的印象笔记进行整理。

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