Excel快速入门

2019-10-21 本文已影响0人教科书ddd

干货！干货！干货！

给大家上个硬菜，学任何东西基础是重中之重Excel也不例外，下面给大家分享一些比较常见和简单的操作，Excel零基础或者稍微有点基础的通通看过来！！

另外，感觉看文章太枯燥的朋友可以点击链接查看免费Excel视频教程。https://edu.51cto.com/course/19145.html

下面是我在知乎的原回答。

1、函数的分类

按照函数的分类可分为 13 类，各类函数的功能描述如下表所示。

2、插入函数

在 Excel 工作表中插入函数时可以使用函数向导，具体操作步骤如下。

插入求和函数。选中单元格 F3，然后单击【公式】→【函数库】→【插入函数】按钮或按【Shift+F3】组合键，如下图所示。

打开【插入函数】对话框，然后在【或选择类别】下拉列表框中选择【常用函数】选项，最后在【选择函数】列表框中选择【SUM】选项，如下图所示。

单击【确定】按钮，即可打开【函数参数】对话框，并且在【Number1】文本框中自动

显示求和函数引用的单元格区域“C3:E3”，如下图所示。

单击【确定】按钮，在选中的单元格中得出计算结果，如下图所示。

按照相同的方法在单元格 F4 中插入相同的函数，求出第二季度的销售总额，如下图所示。

3、函数的嵌套

函数的嵌套是指用一个函数式的返回结果作为另一个函数式的参数，在 Excel 中使用函数套用的具体操作步骤如下。

单击【公式】→【函数库】→【插入函数】按钮，打开【插入函数】对话框，在【或选择类别】下拉列表框中选择【统计】选项，在【选择函数】列表框中选择【AVERAGE】选项，如下图所示。

单击【确定】按钮，打开【函数参数】对话框，在【Number1】文本框中输入第一个参数“SUM(C3:E3)”，在【Number2】文本框中输入第二个参数“SUM(C4:E4)”，如下图所示。

单击【确定】按钮，在选中的单元格中计算出季度平均销售额，如下图所示。

如果在【函数参数】对话框中只设置一个 Number 参数，并将其设置为 SUM（C3:E3）, 则计算的结果会出现错误，这是因为计算平均数至少要有两个参数，如果只有一个参数，计算平均值将没有任何意义。

4、文本函数

例如，在员工基本信息统计表的制作过程中，可利用 LEN 函数从输入的员工身份证号中提取性别信息，具体操作步骤如下。

编制公式提取员工性别。选中单元格 H3，并输入公式“=IF(LEN(F3)=15, IF(MOD(MID(F3,15,1),2)=1," 男 "," 女 "),IF(MOD(MID(F3,17,1),2)=1,"男 ","女"))”，如下图所示。

按【Enter】键确认输入，在选中的单元格中提取出第一位员工的性别信息，如下图所示。

复制公式。选中单元格 H3，将鼠标指针移到其右下角，当指针变成形状时，按住鼠标左键向下拖动至单元格 H12，完成公式的复制，如下图所示。

5、TEXT 函数、MID 函数

除了从输入的员工身份证号中提取性别信息以外，还可以使用 TEXT 函数、MID 函数提取出生日期等有效信息。从身份证中提取出生日期的具体操作步骤如下。

编制公式提取员工出生日期。在单元格 G3 中输入公式“=TEXT(MID(F3,7,6+(LEN(F3)=18)*2),"#-00-00")”，如下图所示，按【Enter】键完成输入，即可提取出第一位员工的出生日期。

复制公式。使用填充柄将单元格 G3 的公式复制到后续单元格中，从而提取出其他员工的出生日期信息，如下图所示。

提示

本小节主要运用的函数有 TEXT、MID，其相关介绍如下。

TEXT 函数

基本功能：将数值转换为按指定格式表示的文本函数。

语法结构：TEXT(value,format_text)。

参数说明：value 可以是数值、计算结果为数值的公式或对数值单元格的引用；format_text 是所要选用的文本格式。

MID 函数

基本功能：在目标字符串中指定一个开始位置，按设定的数值返回该字符串中相应数目的字符内容。

语法结构：MID(text,start_num,num_chars)。

参数说明：text 是目标字符串；start_num 是字符串中开始的位置； num_chars 指设定的数目，MID 函数将按此数目返回相应的字符个数。

逻辑函数

逻辑函数用来进行逻辑判断或复合检验，逻辑值包括真（TRUE）和假（FALSE）。

1、使用 AND 函数判断员工是否完成工作量

AND 为返回逻辑值函数，如果所有的参数值均为逻辑“真”（TRUE），则返回逻辑“真（TRUE）”，反之返回逻辑“假”（FALSE）。该函数的相关介绍如下。

格式：AND(logical1,logical2,…)。

参数：logical1,logical2,…表示待测试的条件值或表达式，最多为 255 个。

使用 AND 函数判断员工是否完成工作量的具体操作步骤如下。

根据表格的备注信息，在单元格 F3 中输入公式“=AND（B3 ＞ 15000,C3 ＞ 15000，D3 ＞ 15000,E3 ＞ 15000）”，如下图所示，然后按【Enter】键确认输入，即可返回判断结果。

复制公式。利用快速填充功能，判断其他员工工作量的完成情况 , 如下图所示。

提示：在上述公式中输入的 4 个参数需要同时作为 AND 函数的判断条件，只有同时成立，才能返回 TRUE，否则返回 FALSE。

2、使用 IF 函数计算业绩提成奖金

IF 函数是根据指定的条件来判断真假结果，返回相应的内容。该函数的相关介绍如下。

格式：IF(logical,value_if_true,value_if _false)。

参数：logical 代表逻辑判断表达式；value_if_true 表示当判断条件为逻辑“真”（TRUE）

时的显示内容，如果忽略此参数，则返回“0”；value_if_false 表示当判断条件为逻辑“假”（FALSE）时的显示内容，如果忽略，则返回“FALSE”。

使用 IF 函数来计算员工业绩提成奖金的具体操作步骤如下。

在单元格 G3 中输入公式“=SUM(B3+C3+D3+D3)”，如下图所示，按【Enter】键完成输入，即可计算出第一位员工的销售业绩总额。

复制公式。利用快速填充功能，计算出其他员工的销售业绩总额，如下图所示。

根据表格中的备注信息，使用 IF 函数计算奖金。选中单元格 H3，并输入公式“=IF(G3>100000,20000,IF(G3>50000,10000,0))”，如下图所示，然后按【Enter】键完成输入，即可计算出第一位员工的提成奖金。

复制公式。利用快速填充功能，计算出其他员工的业绩提成奖金，如下图所示。

查找与引用函数

Excel 提供的查找和引用函数可以在单元格区域查找或引用满足条件的数据，特别是在数据比较多的工作表中，用户不需要指定具体的数据位置，这可以让单元格数据的操作变得更加灵活。

使用 VLOOKUP 函数从另一个工作表中提取数据

用户如果需要在多张表格中输入相同的信息，逐个输入会很烦琐，而且可能会造成数据错误，这时可以使用 Excel 中的 VLOOKUP 函数从工作表中提取数据，从而简化输入工作。

1、下面是如何使用 VLOOKUP 函数从工作表中提取数据

以下表为例

选中单元格 B2，然后单击【公式】选项卡【函数库】组中的【插入函数】按钮，如下图所示。

打开【插入函数】对话框，在【或选择类别】下拉列表中选择【查找与引用】选项，然后在【选择函数】列表框中选择【VLOOKUP】选项，如下图所示。

单击【确定】按钮，打开【函数参数】对话框，在【Lookup_value】文本框中输入“员工基本信息”工作表中的单元格“A2”，在【Table_array】文本框中输入“员工基本信息！ A1:B9”，在【Col_index_num】文本框中输入“2”，如下图所示。

单击【确定】按钮，即可在单元格 B2中显示工号为“1001”的员工姓名“刘一”，如下图所示。

复制公式。利用快速填充功能，提取出其他员工工号对应的员工姓名信息，如下图所示。

2、使用 LOOKUP 函数从向量数组中查找一个值

LOOKUP 函数分为向量型查找和数组型查找。在一列或一行中查找某个值，称为向量型查找，在数列或数行中查找称为数组型查找。有关向量型查找和数组型查找的相关介绍如下。

（1）向量型查找

语法：LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)。

参数：lookup_value 为必需参数，是 LOOKUP 在第一个向量中搜索的值。lookup_value可以是数字、文本、逻辑值、名称或对值的引用。

lookup_vector 为必需参数，只包含一行或一列的区域。lookup_vector 的值可以是文本、数字或逻辑值。

result_vector 为可选参数，只包含一行或一列的区域。result_vector 参数必须与 lookup_vector 大小相同。

（2）数组型查找

语法：LOOKUP(lookup_value,array)。

参数：lookup_value 为必需参数，是LOOKUP 在数组中搜索的值。lookup_value 可

以是数字、文本、逻辑值、名称或对值的引用。

array 是必需参数，包含要与 lookup_value 进行比较的数字、文本或逻辑值的单元格区域。

使用 LOOKUP 函数从检索信息中查找各员工的销售额，具体操作步骤如下。

以下表为例

选中单元格 D12，并输入公式“=LOOKUP(B12,A2:F10)”，然后按【Enter】键确认输入，即可检索出员工号为“1005”的员工的销售总额，如下图所示。

VBA

众所周知，VBA 是 Visual Basic 的一种宏语言，主要是用来扩展 Windows 的应用程式功能。VBA 是 Visual Basic for Applications 的缩写，它是 Microsoft 公司在其 Office 套件中内嵌的一种应用程序开发工具。VBA 与 VB 具有相似的语言结构和开发环境，主要用于编写 Office对象（如窗口、控件等）的时间过程，也可以用于编写位于模块中的通用过程。但是，VBA 程序保存在 Office 2019 文档内，无法脱离 Office 应用环境而独立运行。

VBA 的编程环境

打开 VBA 编辑器有以下几种方法。

（1）单击【Visual Basic】按钮，选择【开发工具】选项卡，在【代码】组中单击【Visual Basic】按钮，即可打开 VBA 编辑器。

（2）使用工作表标签。在 Excel 工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择【查看代码】选项，如下图所示，即可打开 VBA编辑器。

（3）使用快捷键。按【Alt+F11】组合键即可打开 VBA 编辑器。

Excel VBA 语言基础

在学习 VBA 编程之前，读者应该熟练掌握 VBA 编程的一些基础知识，下面介绍 VBA 编程中的一些基本概念。

常量和变量

常量用于储存固定信息，常量值具有只读特性。在程序运行期间，其值不能发生改变。在代码中使用常量可以增加代码的可读性，同时也可以使代码的维护升级更加容易。

变量用于存储在程序运行过程中需要临时保存的值或对象，在程序运行过程中其值可以改变。

用 Dim 语句可以创建一个变量，然后提供变量名和数据类型，如下所示。

Dim ＜变量＞ as ＜数据类型＞Dim ＜变量＞ as ＜对象＞

运算符

运算符是代表 VBA 中某种运算功能的符号，常用的运算符有以下几种。

（1）连接运算符：用来合并字符串的运算符，包括“&”运算符和“+”运算符两种。

（2）算术运算符：用来进行数学计算的运算符。

（3）逻辑运算符：用来执行逻辑运算的运算符。

（4）比较运算符：用来进行比较的运算符。

如果在一个表达式中包含多种运算符，首先处理算术运算符，再处理比较运算符，最后处理逻辑运算符。连接运算符不是算术运算符，但其优先级顺序在所有算术运算符之后，在所有比较运算符之前。所有比较运算符的优先级顺序都相同，按它们出现的顺序依次从左到右处理。

算术运算符、比较运算符和逻辑运算符的优先级顺序如下表所示。

过程

过程是可以执行的语句序列单位，所有可执行的代码必须包含在某个过程中，任何过程都不能嵌套在其他过程中。VBA 有 3 种过程：Sub 过程、Function 过程和 Property 过程。

Sub 过程执行指定的操作，但不返回运行结果，以关键字 Sub 开头和关键字 End Sub 结束。可以通过录制宏生成 Sub 过程，或者在 VBA 编辑器窗口中直接编写代码。

Function 过程执行指定的操作，可以返回代码的运行结果，以关键字 Function 开头和关键字 End Function 结束。Function 过程可以在其他过程中被调用，也可以在工作表的公式中使用，就像 Excel 的内置函数一样。

Property 过程用于设定和获取自定义对象属性的值，或者设置对另一个对象的引用。

基本语句结构

VBA 的语句结构和其他大多数编程语言相同或相似，下面介绍几种最基本的语句结构。

（1）条件语句。程序代码经常用到条件判断，并且根据判断结果执行不同的代码。在 VBA 中有 If...Then...Else 和 Select Case 两种条件语句。

下面以 If...Then...Else 语句根据单元格内容的不同而设置字号的大小。如果单元格内容是“VBA的应用”则将其字号设置为“10”，否则将其字号设置为“9”的代码如下。

If ActiveCell.Value="VBA 的应用 "Then ActiveCell.Font.Size=10Else ActiveCell.Font.Size=9End If

（2）循环语句。在程序中多次重复执行的某段代码就可以使用循环语句，在 VBA中有多种循环语句，如 For...Next 循环、

Do...Loop 循环和 While...Wend 循环。

如下面的代码中使用 For...Next 循环实现 1~100 的累加功能。

Sub ForNext Demo() Dim I As Integer,iSum As Integer iSum=0 For i=1 To 100 iSum=iSum+i Next Megbox iSum"For…Next 循环 "End Sub

（3） With 语句。With 语句可以针对某个指定对象执行一系列的语句。使用 With 语句不仅可以简化程序代码，而且可以提高代码的运行效率。With...End With 结构中以“.”开头的语句相当于引用了 With 语句中指定的对象，在 With...End With 结构中无法使用代码修改 With 语句所指定的对象，即不能使用With 语句来设置多个不同的对象。

对象与集合

对象代表应用程序中的元素，如工作表、单元格、窗体等。Excel 应用程序提供的对象按照层次关系排列在一起称为对象模型。Excel 应用程序中的顶级对象是 Application 对象，它代表 Excel 应用程序本身。 Application 对象包含一些其他队形，如 Windows 对象和 Workbook对象等，这些对象均被称为 Application 对象的子对象，反之，Application 对象是上述这些对象的父对象。

提示

仅当 Application 对象存在，即应用程序本身的一个实例正在运行，才可以在代码中访问这些对象。

集合是一种特殊的对象，它是一个包含多个同类对象的对象容器，Worksheets 集合包含所有的 Worksheet 对象。

一般来说，集合中的对象可以通过序号和名称两种不同的方式来引用，如当前工作簿中有“工作表 1”和“工作表 3”两个工作表，以下两个代码都是引用名称为“工作表 3”的 Worksheet 对象。

ActiveWorkbook.Worksheets（" 工作表 3"）ActiveWorkbook.Worksheets（3）

常用的 VBA 函数

VBA 有许多内置函数，可以帮助用户在程序代码设计时减少代码的编写工作。常用的内置函数有以下 5 种。

（1）测试函数。在 VBA 中常用的测试函数有 IsNumeric(x) 函数（变量是否为数字）、IsDate(x) 函数（变量是否是日期）、IsArray(x) 函数（指出变量是否为一个数组）等。

（2）数学函数。在 VBA 中常用的数学函数有 Sin(x)、Cos(x)、Tan(x) 等三角函数，Log(x) 函数（返回 x 的自然对数），Abs(x) 函数（返回绝对值）等。

（3）字符串函数。VBA 常用的字符串函数有 Trim(string) 函数（去掉 string 左右两端空白）、Ltrim(string) 函数（去掉 string 左端空白）、Rtrim(string) 函数（去掉 string 右端空白）等。

（4）转换函数。VBA 常用的转换函数有 CDate(expression) 函数（转换为 Date 型）、CDbl(expression) 函数（转换为 Double 型）、Val(string) 函数（转换为数据型）等。

（5）时间函数。在 VBA 中常用的时间函数有 Date 函数，即返回包含系统日期的 Variant；Time 函数，即返回一个指明当前系统时间的 Variant；Year(date) 函数，即返回 Variant (Integer)，包含表示年份的整数；等等。

图表

饼图

饼图主要用于显示数据系列中各个项目与项目总和之间的比例关系。由于饼图只能显示一个系列的比例关系，因此，当选中多个系列时也只能显示其中的一个系列。创建饼图的具体操作步骤如下。

选中单元格区域 A2:B7，然后依次单击【插入】→【图表】→【插入饼图或圆环图】

按钮，从弹出的下拉列表中选择【三维饼图】选项，如下图所示。

即可在当前工作表中创建一个三维饼图图表，如下图所示。

条形图

条形图可以显示各个项目之间的比较情况，与柱形图相似，但又有所不同，条形图显示为水平方向 , 柱形图显示为垂直方向。下面以销售额报表为例，介绍创建条形图的具体操作步骤。

选中单元格区域 A2:E5，然后依次单击【插入】→【图表】→【插入柱形图或条形图】按钮，从弹出的下拉列表中选择【二维条形图】→【簇状条形图】选项，如下图所示。

即可在当前工作表中创建一个条形图图表，调整其大小，效果如下图所示。

面积图

面积图主要用来显示每个数据的变化量，它强调的是数据随时间变化的幅度，通过显示数据的总和直观地表达出整体和部分的关系。创建面积图的具体操作步骤如下。

选中单元格区域 A2:B7，然后依次单击【插入】→【图表】→【插入折线图或面积图】按钮，从弹出的下拉列表中选择【二维面积图】→【面积图】选项，如下图所示。

即可在当前工作表中创建一个面积图图表，如下图所示。

7月19号更新

XY 散点图

XY 散点图也称为散布图或散开图。XY 散点图与大多数图表类型不同的是，所有的轴线都

显示数值（在 XY 散点图中没有分类轴线）。XY 散点图通常用来显示两个变量之间的关系。

创建 XY 散点图以下图为例。

选中单元格区域 A2:E5，然后依次单击【插入】→【图表】→【插入散点图（X、Y）或气泡图】按钮，从弹出的下拉列表中选择【散点图】→【带直线和数据标记的散点图】选项，如下图所示。

即可在当前工作表中创建一个散点图图表，如下图所示。

股价图

股价图主要用来显示股价的波动情况。使用股价图显示股价涨跌的具体操作步骤如下。

选中数据区域的任意单元格，然后依次单击【插入】→【图表】→【插入瀑布图、漏斗图、股价图、曲面图或雷达图】按钮，从弹出的下拉列表中选择【股价图】→【成交量 - 开盘 - 盘高 - 盘低 - 收盘图】选项，如下图所示。

即可在当前工作表中创建一个股价图图表，如下图所示。

曲面图

曲面图实际上是折线图和面积图的另一种形式，共有 3 个轴，分别代表分类、系列和数值，可以使用曲面图找到两组数据之间的最佳组合。

选中单元格区域 A2:E5，依次单击【插入】→【图表】→【插入瀑布图、漏斗图、股价图、曲面图或雷达图】按钮，从弹出的下拉列表中选择【曲面图】→【三维曲面图】选项，如下图所示。

即可在当前工作表中创建一个曲面图图表，如下图所示。

雷达图

雷达图主要用于显示数据系列相对于中心点及相对于彼此数据类别间的变化，其中每一个分类都有自己的坐标轴，这些坐标轴由中心向外辐射，并用折线将同一系列中的数据值连接起来。创建雷达图的具体操作步骤如下。

选中数据区域的任意单元格，依次单击【插入】→【图表】→【插入瀑布图、漏斗图、股价图、曲面图或雷达图】按钮。在弹出的下拉列表中选择【雷达图】→【填充雷达图】选项，如下图所示。

即可在当前工作表中创建一个雷达图图表，如下图所示。

树状图

树状图是 Excel 2019 中新增的一种图表，非常适合展示数据的比例和数据的层次关系，它的直观和易读是其他类型的图表所无法比拟的。下面用树状图分析一家快餐店一天的商品销售情况，具体操作步骤如下。

选中数据区域内的任意单元格，依次单击【插入】→【图表】→【插入层次结构图表】按钮，在弹出的下拉列表中选择【树状图】选项，如下图所示。

即可在当前工作表中创建一个树状图图表，如下图所示。

旭日图

旭日图主要用来分析数据的层次及所占比例。旭日图可以直观地查看不同时间段的分段销

售额及占比情况，具体操作步骤如下。

选中数据区域内的任意单元格，依次单击【插入】→【图表】→【插入层次结构图表】按钮，在弹出的下拉列表中选择【旭日图】选项，如下图所示。

即可在当前工作表中创建一个旭日图图表，如下图所示。

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有理有据的决策支撑——Excel数据分析的2个基本思路

一、通过“一列法”进行简单分析

当你有数百甚至数万行数据时，如何将这些数据进行分类分析呢？最简单的就是利用“一列”来将数据分类，大大降低数据量，从而进行决策分析。由于在结果中只有一列，所以叫做“一列法”。

首先，看一下本案例的结果。

这张数据透视表，将原先的 588 行，根据“销售金额”这一个指标，分成了 4 组。这样有什么用呢？

01“一列法”怎么让上司对你刮目相看

直接把这张表和图给你的上司看，一定不会有任何结果，但配上以下描述，就会让你的上司刮目相看。

“在这次的销售数据中，有近 96% 的产品销售金额都在 100 000 以下，而 200 000 以上的有 5 个。经过调查，这些人员分布在深圳和上海。”

此时你给予了上司一个决策选择，让他来决定如何利用这些销售精英。如果再将这个决策分析扩大，并加上利润的提升预期，则上司将会更加满意。

“如果将这 5 名优秀销售人员的经验复制给 96% 的普通销售人员，那么我们的业绩将会有大幅度提升。如果 96% 的销售人员都能完成 150 000 的业绩，那么我们的业绩至少会提升 3 倍。这些是具体的销售数据，您看一下。”

此时，上司可能已经被你的汇报激励得热血沸腾。纵观这样的汇报，它的流程如下图所示。

这种流程不但可以让上司目瞪口呆，觉得你是为公司考虑的人才，还在给予上司选择题：让上司来决定最后使用哪些决策来执行。

给予上司选择题，而不是简答题。让他在多个决策中选择，而不是让他来对数据做基础分析和决策。这样上司花费了最少精力，既完成了待办事项的处理，又满足了上司的控制欲。

而此时，如果再加以其他的决策选择，将会凸显出你的不可替代性。

“这 5 名优秀销售人员是我们的销售精英，他们很可能会流失。为了防止这样的事情发生，我建议给予他们一些奖励措施和人文关怀，如荣誉称号等。经理，您觉得呢？”

这样的话术还是在给予上司“决策选择”，让上司来选择是给予这些销售精英奖励措施还是人文关怀。

在这个案例中，我们了解了决策的制定和汇报。那么数据表是如何进行“分类”“统计”和“对比”的呢？

02 快速对数据使用“一列法”

首先使用前面的方法，插入一个数据透视表，并将其设置为“经典视图”，然后将“销售金额”拖曳至列和值。

然后用鼠标右键单击销售金额列的任意单元格，在弹出的菜单中选择“创建组”命令。

在弹出的对话框中，不修改数据，直接单击“确定”按钮。

“起始于”和“终止于”文本框中的数字，Excel 会自动匹配。其中，“步长”的意思就是：“多少为一段”。

此时数据透视表的行标题已经进行了分组，但值数据是默认的“求和”（不同 Excel 版本的默认统计方式不同）。此时根据之前章节的方法，双击数据透视表的左上角。将汇总方式改为“计数”，并自定义名称为“不同区间销售笔数”，并将文字修改为“微软雅黑”，调整数据透视表样式为“浅色”即可。

专栏：分多少组才能利于数据分析

在对数据进行操作时，步长不一定为 100 000，那么多少步长才合适呢？

步长的选择，是以结果来设定的，通常最终分组的结果为 3~8 组最为适宜。因为少于 3 组，则没法进行比较；多于 8 组，则在比较时浪费精力。在本书案例中，数据最大值为 305 484，如果将 100 000 作为步长进行分类，结果则符合 3~8 组的要求。

我们在学习 Excel 时往往会陷入一个“技术控”的陷阱里，认为“技术越牛”则越能帮助自己的工作，其实这样是本末倒置的。

Excel 做为一个数据分析工具，它只是一种解决我们问题的手段，是我们展示工作给上司和客户看的一种呈现方式。上司和客户也许根本不懂“技术”，太强调技术只会导致他们的反感，将 Excel 的分析结果简单明确地提供给他们，让他们觉得很“舒服”，这样才能体现出你的工作价值。

就像乔布斯在介绍 iPhone 时，他不会说“这款产品有 3GB 的运行内存，CPU 的主频是 1.8GHz，储存是 128GB”，这些语言用户都听不懂。乔布斯只会这样说：“你可以很流畅地进行多个程序之间的切换，它可以储存 8000 首歌曲。”

所以在对 Excel 进行操作时，本书贯穿了如何能够让数据更易于分析、如何分析数据和如何向上司汇报，这样才能“让 Excel 成就你，而不是你去迁就Excel。”

03 给每个数据透视表都配上合适的“图表”

数据透视表完成了将数据“分类”和“统计”的工作，接下来就要用数据透视图，来帮助我们进行“对比”。

在所有数据透视表中，“簇状柱形图”是最通用的图形。

而在本案例中，由于“0-100 000”的数据量太大，需要突出整体中的布局，所以可以采用饼图。单击数据透视表，单击“分析”选项卡中的“数据透视图”按钮，选择饼图并单击“确定”按钮。

将数据透视图的“汇总”删除，并添加数据标签，勾选“百分比”复选框，并设置标签位置为“居中”。

然后删除数字重叠的数据标签，调整文字大小并设置为“微软雅黑”，添加完图表标题，最后拖曳至数据透视表旁即可。

04 分布情况用“计数”，个体情况用“平均值”，总体情况用“求和”

上一案例是“一列法”中的一种。“一列法”可分为三种，根据列的属性不同，分为“数字一列法”“日期一列法”和“文字一列法”。

什么是“数字”“日期”和“文字”呢？工作中所有的数据，可以用于分析的就是这 3 种类型，例如本案例中的 6 列，都属于这 3 种类型。“日期”就是“日期”格式的类型，“文字”属于“文本”格式的类型，“数字”属于“数值、货币”等可用于计算的类型。

为什么统计的“值”字段一定是数字呢？统计分为“计数”“平均值”和“求和”，只有数字可以计算“平均值”和“求和”，而“日期”“文字”和“数字”的计数结果是一样的。就像对本案例中“文字”类型的“区域”进行计数，结果是 588；对“日期”类型的“订购日期”进行计数，结果是 588；而对“销售金额”进行计数，结果仍然是 588。所以统计的“值”一定是“数字”。