干货来袭｜超级整理术之整理电脑与电子邮件（系列）
整理电脑和电子邮件
在人均一台电脑的今天，并没有多少人真正感到工作变轻松了。原因是很多人并没有把电脑充分利用起来。要把
电脑当作另一个大脑来用
不仅是工作方面的内容，日常生活都由电脑进行记录、管理，“不要浪费自己宝贵的脑力”。
人的脑力应该集中在思考上。
一、信息“一元化”管理
现在有很多人都是办公室里一台电脑，自己随身携带一台笔记本，有些在家里还要有一台电脑。这样的话，在不同电脑上的文件就很难整理在一起。算起来的话光浪费在找文件上的时间都已经有很多了。所以作者建议一元化信息管理。
所有的工具（手机，电脑，ipad等）都可以与电脑同步，这样的管理可以提高效率，就叫做一元化信息管理
就比如说：把电脑上自己平时需要用到的文件上传百度云或者360云等云端储存，这样三台电脑和自己的手机就可以这样同时找到资源。
云盘同步神器
还比如：有些人喜欢把平时自己的想法，开会笔记等内容记到本子上，然后再敲到电脑里边。如果这样的话倒还不如直接用电脑在旁边记录，一边记录一边整理。比如说用
■代表代办事项
⊙代表现在还不需要，将来需要处理的事项
卐代表有疑问事项
这样处理事情一目了然，还可以同步到手机端，既方便又清楚。安利一下，我还是推荐印象笔记，为知笔记，有道云笔记。
三款非常好用的App
二、信息分类不必太细，要便于搜索
有些人把文件夹设置了一层又一层，这样看上去上去很有条理，实际上反而有弊端。文件放入文件夹时，会犹豫究竟放进哪个好，分得越细，找到目标文件花费时间越长。作者建议设3个层次的文件夹就可以了。电脑的搜索功能很强大，文件只要整理出个大概就行。
文件夹名称和文件名都要尽可能详细，而且格式统一，比如“日期+项目名称+内容”。即使是客户发来的文件，也要重新命名，把时间和关键词都放进去，日后想要的时候就很容易搜索到了。
除了windows强大的搜索功能外，作者还推荐了谷歌桌面。它的优点是不仅能基于文件名称搜索，还能基于文件内容搜索；还可以搜索浏览过的网页和邮件；还可以搜索电脑的缓存，即使有一天你误删了电脑上的文件，也可以通过缓存来查找和浏览。
谷歌桌面
电脑桌面要保持清爽，桌面上文件夹数量最多不应超过10个。正在办理中的文件，按不同项目设文件夹快捷方式，放在电脑桌面上。打开电脑后，争取鼠标点击不超过3下就能找到正在办理的项目文件。文件一旦处理完毕，就保存进已进行分类的文件夹里，删除快捷方式。
三、邮件快速分类和快速回复
在这方面作者给自己定了三个原则
1.收到后邮件后，需要回复的立即回复，实在没有时间的就把文件存在“待处理邮件”文件夹，并给对方回邮件“我已经收到，稍后回复”。这样可以避免让别人陷入不必要的恐慌，因为他并不知道你是否收到了他的邮件。这样做可以增强与你的信任感
2.收到邮件后，5秒钟之内判断是否需要读，是否有价值，是否要回复，怎么回复。不要把时间都用在犹豫不决上边。
3.邮件要写的简洁明了，分条分项罗列清楚。既节省你的时间，收件人也能阅读清楚，节约时间
下次预告：如何搜集和整理海量信息，整理大脑。
