如何给文档起个好名字？

先讲个笑话：老师问学生，你叫什么名字？
“我叫黄勇勇勇勇勇……..”学生答道。
“……同学，请问你是结巴吗？”
“我不是结巴，我爸爸是结巴。”
“这个跟你爸爸什么关系？”老师很困惑。
“因为给我登记户口的人是个傻子啊！他以为这就是我爸爸为我取的名字。”学生不无愤懑地回答道。

人的名字很重要，是一个人的重要符号，而且要伴随人的一生，所以中国人对“起名”这个事非常讲究，既要讲“字辈”，又要讲意义，还要寄托父母的期望，甚至在生辰八字、五行阴阳学说上还要补差补缺，可见起个好名非常重要。同样，我们经常用电脑工作的人给文档“起名”这个事也含糊不得。然而，笔者在工作中发现很多人在给文档起名的时候就没有这么讲究了，什么“序号法”“关键字法”“完整文件名法”之类的都有，甚至有些人还经常默认使用“新建 Microsoft Office Word 文档 ”这样的文件名，虽然能图一时之快，但会给今后文档查找、整理和归档工作带来诸多不必要的麻烦。
那么，如何如何给文档起个好名字呢？
最简单、最常用的文档命名方式莫过于“文档名和文件名保持一致”。各机关单位的文件名一般都比较规范，都是按照2012年《党政机关公文处理工作条例》第十条第六款规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类”。公文的标题一般构成形式可表示为：发文机关+关于+事由+的+文种。介词 “关于”联结发文机关和事由；助词 “的”联结事由和文种。
用“文档名和文件名保持一致”这个命名方式不但利于搜索，也方便记忆，然而我们在实践中，仍然会发现这种起名方式存在两方面的不足：
一个是容易混淆。由于大部分部门的主要职能变动不大，每年的工作内容差不多，导致每年发文的名称都差别不大。所以光是让文档名和文件名保持一致的方法还是难以辨别历年的文件。特别是像“三防办”、气象局这些职能比较单一的部门，每年都会多次下发《关于做好防汛防台工作紧急的通知》《关于做好极端天气应对工作的通知》这样的文件。这类文件内容简单，往往不需要添加过多的内容和新意，所以这些单位的拟稿人往往会在历史文件中挑选一个内容近似的文件作为模板，然后略加修改而成。这样既省时又省力，还不容易出错。但是，如果这类文件数量太多，我们在电脑上用“搜索”功能时就只能看到长长一列同名文档，需要按日期排列才能清楚分辨，给查找带来一定的不便。

通知.png

一个是指向不明。有些重大专项工作，不但要向上级主管部门报送，而且要专题报当地党委和政府。虽然有些部门往往是一份报告“望天下周知”，但这样偷工减料的做法其实非常不可取，缺乏必要的政治敏锐性。因为，既然是重大专项工作，必然有其重要意义和重要作用，我们就该利用该重大专项工作的契机，把一些长期想解决却没有解决的问题一并解决，把一些长期想办却没办成的事给一并办成，而不是就事论事，搞形式，图应付。比如，同是阶段性的工作小结，报给上级主管部门的内容要侧重于克服了什么困难、取得了什么成绩，达到了上级规定哪些标准，完成了上级交办的哪些任务，而报给当地政府的，除了要说明克服的困难和取得的成绩之外，还要明确提出工作中遇到的困难，适当提出一些愿望和请求，比如专项工作经费虽然上级解决了一部分，但距离上级考评的标准还有一些差距，要达到什么目标还有一定的难度，希望当地政府在经费、人员编制、工作协调方面给予支持。可见，同一项工作的报告，因为报送部门的不同，内容也要有所侧重。同理，同名的工作总结，因为报送部门的不同，因为内容不同，我们也需要文档名中加以区分，才能清楚辨别。
由上可见，我们可以对“文档名和文件名保持一致”这一文档起名方式“添头加尾”，即，文档起名公式为：时间+文件名+报送单位。例如，气象局的《关于做好防汛防台工作紧急的通知》文档名即为“20180705关于做好防汛防台工作紧急的通知【发市直有关部门】”，而《xx局关于加强在建工地安全生产隐患排查工作的报告》则命名为“20180705xx局关于加强在建工地安全生产隐患排查工作的报告【报市安委会/省住建局】”。如果文档名太长的话，我们还可以把发文单位名称精简掉。
这样的文档命名方式是不是更方便检索、更方便记忆、更方便区分呢？