永澄:实例展示—我是这样安排周计划的
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先来看看我的2017-19周周计划的样子:
不要担心这个计划看不清楚,第五部分有张更清楚的图片。此外,还有一个日历,上面记录着本周我必须做的事情。
本文我要用五步法介绍这样的计划是如何制定出来的。
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关于周计划的做法,我已经写过相关文章了:《目标达成大神的两种目标周计划做法》,今天再详细说说制定方法。目前,我制定周计划,遵循一个被我命名为:贪吃鬼甜品(TCGTP)的方法。所谓的贪吃鬼甜品,分别指代五个步骤:
- Time:核算时间
- Calendar:日程安排
- Goal:目标分解
- Task:任务补充
- Plan:制定计划
一起来看看这款甜品,到底怎么个吃法!
Step1:核算时间(Time)
在《看,我是如何制定五月目标的?》一文中,我特别强调了核算时间的重要性,也给出一种具体的时间核算方法:先考虑必须花费的时间、再判断每天还能有多少可供支配的时间。
时间的核算有个特点,越是时间跨度短的目标(见本文后方图片),越是需要精细核算,越是时间跨度长的目标,越不需要太细致考虑。根据这个假设,周度的目标也需要好好核算时间。
除了月度目标制定过程中我展示的方式外,还有一种被称为价值时间占比的时间核算方法,今天,我来介绍这种方法:本周计划的总执行时间 = (总时间 - 睡眠时间) X 价值时间占比。
- 每周总时间:7天 X 24小时 = 168小时
- 预计休息时间:根据上周睡眠情况、身体情况来预判本周休息总时间,比如我认为上周一直在做目标达成术,连续作战很辛苦,所以想要增加休息时间,每天平均睡眠8小时,因此本周睡眠时间约为56 - 60小时。
- 可用时间:总时间 - 预计休息时间,也就是除了睡觉之外,所有时间自己都可以用,那可用时间大约为108 - 112小时
- 判断价值时间占比:我给自己设定了一个价值时间,也就是自己认为产生价值的时间。这里有个背景知识:时间有两种用法,分别是投资和消耗,投资的时间被我称为价值时间,这种时间有可被积累的成果产生。使用二分法来思考,时间分为:价值时间和消耗时间,然后根据这种划分,大约估计价值时间的百分比。这个占比每个周都会不同,我认为上个周自己的效能比较低,而上个周自己设置的价值时间占比为65%,这个周我就要提高一下,提至70%。这就是一个主观感受方法,但是这种方法的前提是对实际情况要有敏感度。
好了,现在可以判断出19周我的可用时间为:75 - 78小时。
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Step2:日程安排(Calendar)
关于日程,这是已经被安排出去的时间。每次讲到日程,我都必须强调:日程在整个任务和行动管理中,优先级是顶级的,只要安排到日程里的任务,必须要在规定时间、规定范围内启动、执行并完成!我在《你用不好日程,计划就会各种失败》中介绍过日程的详细说明,感兴趣的伙伴可以移步查看。
这里,我推荐苹果自带的日历工具来管理日程。这个推荐的前提是:我的所有生产环境、生产力工具都是苹果生态:macOS、iOS,苹果的最大优势就是跨设备的瞬间同步,我在某一个设备上操作了,另外一个设备就会自动更新。
把必须要做的任务直接列写到日历中即可。再次再次强调啊:如果没有精准开始时间的任务,严禁写到日程表里!
同时,为了便于核算总时间,把所有日程表的任务,写入Excel表中并自动核算所需要的时长,例如:
表头写着这是第几个周、本周起止时间(强烈建议养成周日是一周开始日的习惯)、本周可用时间。之后把日程里面的所有任务都写入到表格,并预估时间,这里有个经验,这是我从无数失败群众身上获得的经验:请把你的预估时间乘2,也就是你预计1小时可以完成,那就给自己预估成2小时,不解释,你试试就知道了。
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Step3:目标分解(Goal)
如果只是做一些别人安排的、临时想起的、不得不做的事情,那啥时候才能实现目标、成为心中的那个自己呢?就拿我的例子来看,把日程表中所有任务都算上,也就用了22小时,还有50多个小时可用,这个时间就要为自己的梦想、目标、期待而奋斗了!
所以,打开月度目标,做两步操作:
- 判断哪些目标需要在本周推进?
- 判断需要推进的目标要在本周推进到什么进度?
别看简单的两步,这是典型的上手快、进阶难的关键点。尤其是第二步,想要判断清楚一个为期一个月的目标在一个周的进展情况,至少需要满足一个最基本的需求:这个目标你曾经达成过,现在才能判断。试试看吧,周计划是个典型的实操导向型技能,做做就知道了。为了帮助你更好上手,我有个建议:从1个1周的小目标开始训练(欢迎来参加我的目标达成术训练课程),训练10-12个周,每周一个,拥有感觉之后,再把数量或者时长增加。别看要比直接做多花3个月的时间,这叫时间的投资!
从目标中分解出的任务安排好之后,我发现自己的时间用量基本到上限了,那就可以就此打住了。
Step4:任务补充(Task)
你的目标分解的任务都已经安排完之后,还有时间,那就给自己增加一些和目标无关的事情吧。这些任务很新奇、很有趣,甚至跟自己的认知是相冲突的,都是可以的,还是要给自己留出一些不稳定因素,这样可以更好地促进灰犀牛/黑天鹅事件的出现。
看,我在我的任务里增加一条,上一次本来准备和汪隽子去看看威高广场的时尚街区,但是因为腰伤真是坚持不住,去了两分钟就回来了,这个周去补上~💗
不过,我还是要补充一个说明:一个目标导向的人,生活、工作、学习应该是围绕着一个轴心转的,你要找到这个轴心并为之努力。如果说工作上你不喜欢、上班如上坟,生活里经常情绪波动,学习断断续续,那通常是找不到稳定目标的。没有稳定目标还要持续做计划,并不见得是好事。目标管理,不是用来雪中送炭的,而是锦上添花的,目标不稳定的人,应该去规划自己的发展战略。
个人发展战略制定、个人目标管理这两大领域我都提供产品和服务,如果需要个人发展战略梳理的伙伴,可以前往在行App搜索“易仁永澄”报名。只是有一点,我的产能有限(你看我的计划中每个周只能接待2个伙伴),我的在行目前还有52个人排队,如果报名的话那要趁早啊~
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Step5:制定计划(Plan)
到了最后一步了,计划本身就是一个规划过程:哪个重要、顺序如何、怎么根据自己时间精力的可能性排布任务?此外,还要多考虑一点:每个任务究竟要产生什么样的成果(成果导向的思考就是周度高度需要考虑的关键问题)?
来看我的范例(为了能够看到更多细节,我把图片竖过来了):
你可以看到:分类、优先级、排序、耗用时间、进度、备注,清清楚楚!赶紧试试看那!
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周度计划的制定流程和步骤,已经介绍完了。从我的规划能力提升过程来看,对周计划的做法大约分为四个阶段:
- 第一阶段:使用列表的方式,罗列写出自己下个周想做的事情,已经很好地规划自己了;(总时长:6个周)
- 第二阶段:发现周计划总是会有各种失败的情况,总觉得是自己的工具不好用,于是尝试了各种方法:GTD的、互联网上的个人经验、自己摸索的;(总时长:4年)
- 第三阶段:发现周计划未按照原计划达成,并不是失败,而是一种反馈,就开始有意识地校验和更新自己的假设,同时,不断精选自己的方法和工具;(总时长:10-12个周)
- 第四阶段:脱离术和器的束缚,真正理解在目标高度上,周度高度所关注的重点:任务、任务的成果、产出成果的整体效能。并真正使用标准差工具来持续优化假设。
看我给出的每个阶段的总时间,第二个阶段花费的时间最长。现在想来,并不是我太笨,而是因为认知高度提升时遇到了天花板了,直到突破了一个概念:没有失败,只有反馈,才开始就反馈不断思考优化。充分说明认知的重要性,认知不到,定价就会错误,各种努力就会低效啊~
你现在看到的是我在第四个阶段的成果,这是好事:你可以避免像我之前那样长时间的摸索,同时这也不见得是好事:因为,成长只会来自经历过的苦难,并从苦难走出来,无论苦难有多长。这份弯路你没有走过,就不会拥有和我一样的心理表征。
不过,我也有个办法,可以帮你既缩短掌握周计划的周期,又可以增强对周计划细节的表征,那就是:不放过周计划中任何一次未达标情况,分析关键原因,找出背后的关键假设,调整假设后继续实践。这个方法,基本上可以用在所有持续改进的领域,试试看吧,一定会赚便宜的。
幸福进化俱乐部是一个关注改变的地方,助人改变的抓手是什么呢?我想从标准差入手,而周度计划就是一个观察标准差的最佳工具。下个周开始,我要找几个认真践行我文章的伙伴,然后从他们身上看看标准差工具使用的情况,并作为新幸福进化俱乐部的种子用户,好好地带一带。
至于标准差是什么、模板怎么做、实践怎么做等等的事情,谁实践之后可以告诉我你是怎么理解的,我就不先讲了,要不怎么筛选出种子用户呢?