日本企业日程文化见闻录

日本企业的内部日程文化见闻

2018-10-31  本文已影响59人  曲军日本见闻录

作者:曲军

2018年10月31日 于东京

22 日本企业的内部日程文化见闻

2.  2 内部日程

日程记录

在一些日本企业现场进行访谈或者调研时,我观察到,这些企业的内部各个部门的入口处或者墙壁上都悬挂着一块小白板,记录每一位员工的日程行踪。因为这些小白板记录的日程信息非常详细,所以,不同部门的企业员工们可以充分利用这些信息,合理安排自己的跨部门业务时间,因此可以提高工作效率。

因为这种小白板的记录方式是多种多样的,所以我只能总结归纳一份比较简略的《员工日程记录板》参考样式,作为范例,仅供参考。

201×年6月1日 ××部《员工日程记录板》

时间 上午  中午 下午    备注

9-10 10-11 11-12 12-13 13-14 14-15 15-16 16-17 17-18 (含预定)

员工 M:厂内开会;W:生产车间;S:吸烟室休息;L:休假;OM:外出开会;BT:外地出差       

田中 BT        6/1-6/10北京BT

中村  W W      明日上午OM

村上 L(今日全天)        明日上班

上林    S     

(目前,因为这里的简书无法直接拷贝表格,所以以上文字仅供参考)。

当然,我也观察到,有一些日本企业,只是采用《行动预定表》之类的简略方式,在一块小白板上简要地记录着每一位员工的日程行踪,参见下表。

××部《员工行动预定表》

员工姓名 外出日期/时间 归来日期/时间 备注

田中 6月1日- 6月10日 6月11日回公司上班 北京出差,紧急联络电话号码:×××××××8888

中村 6月1日PM13:00-14:00 6月1日PM15:00 去客户开会

村上 6月2日AM9:00-12:00 6月2日PM13:00 年度体检

上林 7月1日- 7月3日 7月4日上班 休病假

顺便解释一下,尽管这种记录员工日程的小白板的记录方式以及摆放位置各不相同,但是它所提供的日程管理信息,却是极其相似的。虽然很多日本企业已经通过互联网,在使用日程管理软件管理员工日程,但是目前仍然有一些日本企业没有抛弃使用小白板管理日程的传统习惯。尽管电子日程管理软件的功能远远大于上述小白板,但是小白板的便捷性与直观性,或许是IT系统很难替代的。

当然可以预测,随着科技进步,不远的将来,日程管理小白板会与IT网络系统直接连接在一起使用。不过,即便是这样,也同样可以预测,手写方式直观记录日程的小白板日程管理方式,很难从一些谨慎保守风格的日本企业的经营管理现场消失踪迹。

无加班日

很多日本企业把每周的某一天或者几天规定为本企业的无加班日。在无加班日,这些企业规定全体员工必须在正常规定的时间按时正点下班。有一些日本企业,在每个无加班日的上午或者午休时间,通过公司的内部网络系统,给全体员工发送一封电子邮件,提醒每一位员工“今天是无加班日,请按时正点下班”。

在毎周的无加班日,也有一些日本企业要求各个部门的负责人口头催促所有员工按时正点下班。如果出现了有人在无加班日加班的情况,则由部门领导直接承担人事部门的事后检查追责。在很多日本企业,一般情况下,部门员工们是在形式上陪同上司加班的。据有一些日本企业员工介绍,有时候自己的工作早就结束了,但是如果上司或者部门领导还在加班办公的情况下,自己是不好意思或者不敢早下班的。据我观察,尽管有一些日本企业在大力推动工作方式改革,积极配合日本政府的劳动监管部门的业务督导减少企业员工的加班时间,但是“陪同加班”的现象,似乎还是一种根深蒂固的日本企业文化。

在一些日本企业的厂区内也经常可以看到,“每周的星期*是无加班日,请自觉按时下班”之类的宣传标语。也有一些日程管理非常细致的日本企业,每个年度末都会发送给关系密切的客户一份日程表,其中会特别注明本企业无加班日的具体日期。

据我观察,有一些日本企业规定的无加班日是每周一天,例如把无加班日规定为每周的周三或者周五。也有的日本企业规定的无加班日是每周二天,例如把无加班日规定为每周的周二和周四。

连续工作了几天以后,繁忙的工作很容易使人产生疲倦感。在无加班日,企业员工们可以提前回家休息,不仅可以增加家庭团聚的机会,而且也可以增加员工们的业余社交交友机会。下班后外出娱乐放松一下,确实也是一种调整工作情绪以及提高工作质量的一种方式。

当然,有一些日本企业增多无加班日以及减少员工加班时间的目的,主要是为了严格遵守日本劳动基准法。也有一些日本企业实施无加班日的目的,则主要是在试图采取增加无加班日的方式,改善工作方式,提高工作效率,减少加班工资支出。

最近几年,作为日本政府和行业协会,也在大力支持企业增加无加班日以及减少加班,期待以此改善国民工作环境,增加国民婚恋机会,增加国民消费消遣机会,拉动相关产业发展。

我曾经听说,有一些日本企业的员工,经常在无加班日正点下班后,到公司附近的咖啡店里,一边喝咖啡一边加班。甚至有的员工还要回家工作加班。细问其原因才知道,原来,这些公司规定,在每个无加班日,必须于正常下班时间之后,紧闭公司大门,关闭办公室内的所有电灯和电器。

然而,作为普通的企业员工,当天该完成的工作还是要完成的。因此也就出现了上述日本企业员工,在公司附近的咖啡店里加班完成工作的奇特现象。但是,无论怎样,这种现象是一种被扭曲的企业文化,不值得提倡和借鉴。

限制加班

为了推进工作方式改革,提高工作效率,很多日本企业在允许加班的工作日,也规定了明确的最终加班时间。有一些企业把每个工作日的最终时间规定为18:00,有的规定为最晚至22:00,也有一些企业规定为最晚至23:00。超过这个最终加班时间时,任何加班都需要部门领导直接批准并同时汇报人事部门。

还有一些企事业单位,为了控制员工加班,采取了在规定的时间内把员工的电脑强制关机的做法。参见下图新闻报道,做为举例,仅供参考。

日本企业的内部日程文化见闻

虽然这种做法引起一些社会争议,但是毕竟是企业的自主管理行为,没有伤害到员工的切身利益,所以仿效这种做法企业也并不少见。

另外,有一些日本企事业单位,在规定的夜晚最终加班时刻,采取了利用电子邮件系统定时向所有正在加班的员工自动发送邮件,通知员工超过此时间后原则上禁止再加班工作。

超值周五

超值周五(日语:プレミアムフライデー),是从2017年2月24日开始,日本经济产业省与日本经济团体连合会(经团连)联合倡议发起实施的一项鼓励日本企业推行的早下班多娱乐的全民运动。即在在每个月最后一个星期五,要求企业鼓励员工提早下班,享受周末。目的在于改变上班族工作方式,促进个人消费,增加婚恋机会,促进生育,进而刺激经济增长。

日本政府与日本经团连是「超值星期五」的主要倡导机构。通过查询日本政府的「超值星期五推进协议会」的网站以及一些企业团体的网站,可以看到很多建议企业员工们提早下班后的活动建议。例如「一起去享受一个2.5天的周末旅行」、「喝个下午茶然后去购物」、「下午三点后就一起去喝一杯」等。

当然也有人提出意见,如果可以将提早下班的日子较为弹性地处理,而不是规定在月底这个最忙碌的时候,效果或许会更好。据说日本经团连对此意见的答复概要是:最重要的是应当改变国民的日常消费习惯。如同数年前日本政府举国体制推行实施 Cool Biz一样,最初很多人对摘下领带是抵抗情绪的,但是经过一段时间习惯以后就好了。

关于以下图片,是日本政府推进中的超值周五运动的注册标识。截至2018年5月25日,已经有超过8300家企业与团体在使用该标识。

日本企业的内部日程文化见闻

谢谢您的以上阅读。

上一篇下一篇

猜你喜欢

热点阅读