Excel数据处理五步法——《一表人才》读书笔记
目录
一、 优秀Excel的标准
1、 在收到别人的表格时不被牵着走
2、以所有努力呈现自己的想法
3、让接收方不产生歧义并充分理解
二、培养良好的Excel操作习惯
1、更适用的Excel工作环境
默认保存位置和自动保存时间
快速访问工具栏
2、常用快捷键
文件类
格式类
编辑类
三、明确目的
四、收集数据
五、处理数据
1、检查格式
去掉函数和链接
去掉工作表隐藏
取消行、列隐藏
2、优化格式
冻结窗格
新建窗口
3、检查数据
检查重复
删除重复
检查超范围数据
快速转换格式：分列
4、优化数据
分列
合并
筛选
排序
六、分析数据
1、数据透视表
2、 公式
3、 常用函数
Left
Right
Mid
Vlookup
If
Sumifs
Text
4、数据格式
七、展现数据
1、数据验证
2、信息检查优化
工作表检查优化
数据检查和优化
格式检查和优化
八、参考资料
一、 优秀Excel的标准
1、 在收到别人的表格时不被牵着走
明确目的，有的放矢
2、以所有努力呈现自己的想法
数据分析的5个步骤：明确目的、收集数据、处理数据、分析数据、展现数据
3、让接收方不产生歧义并充分理解
简化表达，突出重点
二、培养良好的Excel操作习惯
1、更适用的Excel工作环境
默认保存位置和自动保存时间
点击“文件”选项卡，再点击“选项”
跳出“Excel选项”的对话框，里面可以设置文件保存格式、自动保存间隔时间和默认保存位置等信息。
快速访问工具栏
根据自己使用习惯，可以把常用工具保存至“快速访问工具栏”。例如，点击“条件格式”→“突出显示单元格规则”→“重复值”，右击选中“添加到快速访问工具栏”
此时快速访问工具栏中就会多出查找重复值的快速访问按钮了。
2、常用快捷键
文件类
Ctrl+N：新建文件
Ctrl+Z：撤销，相当于“ ”，当发现操作过程中某步错了，按Ctrl+Z会撤回上一步；
Ctrl+W：退出，相当于“ ”；
Ctrl+P：打印
格式类
Ctrl+方向键: 定位，鼠标所在位置会自动跳跃首行/底行/最左/最右；
Ctrl+Shift+方向键：选中，从光标定位点按住Ctrl+Shift+方向键，从该位置到首行/列会被全选；
Ctrl+B：加粗，相当于 ；
Ctrl+I：斜体，相当于 ；
Ctrl+U：下划线，相当于 ；
编辑类
Ctrl+X：剪切，选择要剪切的信息按Ctrl+x原文件会直接改变；
Ctrl+C：复制，选择复制信息，原信息会保留不变；
Ctrl+V：粘贴，复制或剪切之后使用；
Ctrl+F：查找，在选中范围内找到相应信息，未选中则全表格范围，可加入格式效果；
Ctrl+H：替换，在选中范围内找到相应信息并进行替换，未选中则全表格范围，可加入格式效果，可搭配通配符使用（通配符“?”代表任意一个字符，”*”代表任意多个字符）；
Ctrl+G：定位，按照需要的元素选中相应内容，如根据“对象”找到所有符号表格等；
Ctrl+D：自动填充，只选中一行按下Ctrl+D会变成选中行上一行的内容，选中某几行按下Ctrl+D，所选部分会变成选中的第一行的内容；
Ctrl+K：插入超链接
Ctrl+Enter：不连续的单元格里快速输入相同数据，先用Ctrl同时选中多个单元格，松开Ctrl在最后一个单元格中输入数据，最后按Ctrl+Enter全部填充；
Ctrl+9：选中后，隐藏一行或多行；
Ctrl+0：选中后，隐藏一列或多列。
三、明确目的
Excel软件本质是电子表格软件，基本用途包括数据的表格呈现、图表展示等。在工作中更为常用的是制作各种实用表格，如会议流程、市场调查、账务报表等。账务组的日常工作常用Excel软件处理各种数据完成账务报表，或借助Excel软件强大的数据处理功能帮助账务人员计算数据，在开始制作Excel文件时就应在脑海中呈现出完成后的效果，再一步步根据设想完善文件。这就决定了Excel文件的基本要求是准确性，其次是简洁性和有效性，在此基础上如能做到美观性就更好了。
相当于厨师要根据顾客需求、自己能力和现有条件，决定要做什么菜。
四、收集数据
收集数据主要指从外部接收各类信息（包括T+、OMS等系统导出的信息，其他人制作的Excel或Word文件，以及其他有效信息）的过程。此阶段要注意原始数据的真实性和有效性。
相当于为了做菜取得相应食材。
五、处理数据
处理数据主要指将外部信息进行检查，并转化为适合自己使用的文件的过程。此阶段要注意在不改动原始数据的基础上，删除无用数据，减少错误，转化为适合自己使用的格式。
相当于将食材进行预处理，如蔬菜洗菜切菜、肉类解冻腌制等。
1、检查格式
去掉函数和链接
当打开表格时跳出如下对话框时，说明表格中含有对其他表格的公式链接，这些链接有可能因其他表格的变动而重新计算，从而影响当前表格的数据；此时应用“复制-粘贴为数值”的方式使这些链接失效
去掉工作表隐藏
在工作表上点击右键出现“取消隐藏”时，说明此处有工作表被隐藏，选中工作表将该表显示出来。
取消行、列隐藏
选中需要用的行/列，出现“取消隐藏”，将之前隐藏的行/列显示出来即可。
2、优化格式
冻结窗格
当行数超过一整个屏幕可以呈现的范围时，就可以对表格进行冻结。在“视图”选项卡下的“冻结窗格”里选中适合的冻结方式，冻结首行使首行始终可见/冻结首列使始终首列可见/冻结某个单元格使该格上面的行和左侧的列始终可见。
新建窗口
在数据较多并且需要处理数据表格较多的情况下可以把一张表格分成两个子表格。选择表格工具栏里点击“视图”“创建窗口”即可把一张表分成两个子表，内容相同操作会自动更新。
3、检查数据
检查重复
有时表格中会有重复的数据，可通过“条件格式”查找出来。选中需要查找的数据范围，点击“开始”中的“条件格式”下的“突出显示单元格规则”中的“重复值”。
跳出对话框，点击“确认”，使重复值显示为深红色字、浅红色填充的格式。
删除重复
如果需要将重复数据整行/整列删除，则可使用“数据”选项卡下的“删除重复项”：
如按照列H的“存货分类”删除，则只选定“列H”。
跳出对话框，说明删除成功。
检查超范围数据
有时已知数据应该在一定范围内，此时如有数据超出该范围就需要查找出来并进行删改，进行查找和删除，此时可以用“条件格式”的方法，选中“突出显示单元格规则”中的“介于”
输入“5”到“11”之间，使符合这个范围内的数字呈现出浅红底色、深红色字体的格式，方便找出。
快速转换格式：分列
当数据左上角出现绿色三角时，说明该数据是以文本格式保存的，此时不能直接参与计算
需要先进行“分列”处理，将数据转换成数字格式。
选中需要分列的数据，点击“数据”选项卡中的“分列”。
如只要改变数据格式，在跳出的对话框中点击“完成”即可。
此时“数量”这一列的数据均可编辑。
4、优化数据
分列
“分列”还可用于按需将一列数据分割为若干列（先要留足空列），可按字符的固定宽度分列，也可按特殊标点分列。
按固定宽度
按“分隔符号”→”/”
合并
有时需要对数据内容进行合并，如需要批量将代表片区的“A”代码和代表物料的“10012363”代码合并为“A10012363”。此时不能直接用“合并单元格”的方法，会导致左边的单元格吃掉右边单元格的内容。此时应用连字符”&”。
筛选
当需要对数据内容按照一定条件进行选取时，可用“筛选”的功能。单击表头（连续有字的所有表头都被选中）或选中表头某几行（只有选中的表头被选中），再点击“排序和筛选”中的“筛选”，此时在表头出现向下的小箭头，就可以按照颜色（包括单元格颜色和字体颜色）和文本内容（如大于小于、包含不包含等）选取相应的内容。
排序
当需要对某一列内容按照数字大小排列时，可用“排序”功能。选中某列，再点击“排序和筛选”中的“升序”或“降序”。
此时会跳出“排序提醒”的对话框，选择“扩展选定区域”时，其他行的内容会随排序一起变动；选择“以当前选定区域排序”时，只有该列内容变动。选好后点击“排序”，此时该列内容即可按照从小到大或从大到小的顺序进行排列。
六、分析数据
分析数据主要指选用适当的统计分析方法，将数据按照目的进行整合分析的过程。此阶段要注意处理数据时的逻辑和准确。
相当于将烹饪的过程，如蒸煮炒烤煎炸等。
1、数据透视表
当拿到一张数据较多的表格，想要查看按条件分类汇总的情况，可以用“数据透视表”的方法，好处是不破坏源数据、操作简单、可个性化设置。
操作方法是先确认该表格的首行标题不能为空。选中数据范围，点击“插入”的“数据透视表”插入透视表。
此时可以根据需要，选择进行透视的数据范围，以及透视表的放置位置。
按照需要设置透视表字段，使透视表呈现出需要的信息。
数据透视表使用技巧：
1、汇总表的列字段不能超过2个，否则容易看不懂；
2、行标签的排序会影响透视表内容，在上面的排高一等；
3、为了使表格看起来清晰，可以点击透视表头“设计”—“报表布局”—“以表格形式显示”，还可以将其中的分类汇总隐藏起来；
4、当透视表处理完成后可根据自己使用要求进行查看查看数据并记录数据。可做两数之差检查是否有差异，必须手动输入两差的行列，否则是带有公式无法计算得出。
2、 公式
用运算符连接的数据计算操作叫公式。运算符分为“算术运算符”（“+”“-”“*”“/”）、比较运算符（“=”“>”“<”等）、文本连接符（“&”）和引用运算符。
3、 常用函数
一个函数通常包含标识符、函数名和参数，比如“=IF（B3>A3,1,0）”中，“=”是标识符，“IF”是函数名，“B3>A3”、“1”和“0”是参数。
Left
从左到右取值
例如：“=LEFT(A10012361,5)”表示从字符“A10012361”中取前5位字符，运行的结果为A1001；
Right
从右到左取值
例如：“=Right(A10012361,8)”表示从字符“A10012361”中取后8位字符，运行的结果为10012361；
Mid
自定义位数取值
例如： “=Mid(A10012361,2,8)”表示从字符“A10012361”中第2个数值开始取后8位字符，运行的结果为10012361
Vlookup
查找函数，根据给定的查找目标，从指定查找区域中返回想要查找到的值。
例如：根据K列29行至O列53行中的存货编码和单位信息，匹配出K3单元格对应的单位。
If
根据条件进行判断函数，如果这个值满足这个条件就是*否则就是-
例如：当U5=S5就是1，否则就是0
Sumifs
是按多个条件对指定单元格求和
例如：我们求和A10000607 橙子 单位为“公斤”的合计金额是多少。
选定所选择的条件，选定需要求和项，选择求和项。与分类汇总相似。
Text
将数字格式转换成指定格式的文本
例如：要将 “2018/1/1”转换为“2018-01-01”
要将日期转换为星期
要将数据转换为“0**”的格式
4、数据格式
七、展现数据
展现数据主要指将分析后的数据呈现给相应的对象。此阶段要注意表达简洁、突出重点。
相当于出菜的步骤。
1、数据验证
数据验证可以用于限定单元格中可输入的内容，并给出提示，从而减少输入错误，提高工作效率。在工作中，数据验证设置常用来限制单元格中输入的文本长度、文本内容和数值范围等。这里主要说明限制文本内容的用法，限制文本内容不仅可以提高输入效率，更可以避免不规范内容的输入。
选中需要限定的单元格，点击“数据”选项卡中的“数据验证”。
将允许值设为“序列”，来源中依次输入允许输入的内容，用英文格式的逗号隔开。
设置完成后，即可在下拉列表中快速找到需要的内容。
2、信息检查优化
工作表检查优化
为了避免引起不必要的误解，在Excel文件交给其他人时删除不必要的工作表（如空白工作表、打草稿的工作表等）是很好的习惯。
操作方式可以在该工作表上点击右键选中“删除”，也可以在点击右键后直接按快捷键“D”达到删除的效果。
另一个良好的习惯是，在Excel文件交给其他人时，将工作表改为更简洁有效的名字。
数据检查和优化
参考处理数据时的方法，检查重复数据、检查超范围数据、筛选和排序等。
格式检查和优化
参考处理数据时的方法，去掉函数链接、去掉隐藏的工作表和行、列等。
八、参考资料
《一表人才》：贾婷婷编著，电子工业出版社， 2014年4月第1次印刷
