052：让你也可以日理万机的3个步骤（干货长文，建议收藏）

摘要

三个步骤：清空大脑、事情的分类和整理、要事第一的原则。让你生活和工作不再混乱！

前期给你介绍了做事的方法，总结来说就是三个步骤：收集、排程、执行。也可以用另外三个词来代替，叫“土豆”、“青蛙”、“番茄钟”。

“土豆”泛指的是你所要做的事情清单，把这些事情像土豆一样，收集起来；“青蛙”泛指的是你要做的一些重要的事情；“番茄钟”泛指的是保证你做事专注的方法。

很多人，很多的时候，都在想着，自己有很多的事情要去做。比如，今天工作上还有什么没完成、昨天的哪个事情好像还没做完、自己的驾照要到年审时间了、老婆生日快到了还没想好买什么礼物、这周要读的书还没读完、信用卡是不是到期了......

我们的脑子里面每时每刻，都会有很多很多的想法，以至于让自己根本没有太多的精力，把当下的事情给专心致志地做好。

比如，我们正在陪伴家人，你会想到工作上还有一些事情没有处理好；你正在开会的时候，因为同事的一句话，你想到了答应家人的一件事还没做，我们就会特别特别的焦虑，而且我们的注意力就会被消散掉。

国学的三大哲学思想：儒、释、道，说了很多的道理，归根到底就在说一件事：让我们活在当下。近年来，也有无数的课程、禅修、心灵修炼等，也都想让我们活在当下。

可活在当下，你觉得难不难？真的很难！

今天给你说的这三个步骤，就是帮助我们来解决这个问题，让“活在当下”成为每一个人，都可以达到的境界。

第一步：清空大脑

首先，我们来看看大脑的特点是什么呢？

刚才讲了大脑是非常容易产生很多念头的，其实这是我们大脑机制决定的。我们大脑的机制是思考问题，不容易记住事情。

大脑对于记忆的工作内存，是非常有限的。并且很多脑科学研究机构，研究表明，我们大脑对于记住3个以上的陌生的事情，都是不容易的。对于超过3个以上事务记忆，我们就要借助逻辑，辅助我们记忆。

举个例子，晚上要请人吃饭，我们会有以下的思考过程：对方爱吃什么？我要穿什么衣服去？在哪里吃？要不要接对方？要谈什么？要不要带东西......这么多的事情，往往会让我们丢三落四。

所以，我们老祖先有句话很管用：“好记性，不如烂笔头”。在当今时代，如何使用好这句话？

第一步，就是把自己想做的事、要做的事，把它写下来。这个过程也就是一个，清空大脑的过程。只要你能够把将来要做的事情写下来，你的大脑就清空了。

但，很多人会在什么时候写呢？他们会在紧急的时候写。同时，往往只写工作的事，生活的事情不会写。所以，生活和工作中的事情，你写的不全，就会导致还有很多事情，依旧停留在你的脑子中。

一旦这些必须要做的事情，停留在你的脑子里，就会有很多危险。比如，你一旦忘了，等到它的截止时间到来时候，你会怎么样？很着急，很焦虑！有时候，根本没有时间处理，让自己付出更多的代价去处理事情。

所以，你要学会的第一招，就是把一切事物都赶出大脑，不用大脑来记忆。用什么来记忆？用纸笔、电子产品。

第二步：事情的分类和整理

当然，很多人会说，我都记下来了，但还不能完成，想做的事情，必须要做的事情，那是什么原因呢？

原因是，你记下来只是记下来，只能让你大脑放松，对于事情的完成，只是开始。

你一定要去做第二步，很关键。第二步就是把繁杂的事情，进行整理和分类。大家所熟知，经常会说我们要把事情，分成“轻、重、缓、急”。

对于轻重缓急，很多人都会说：我知道要做重要不紧急啊，可是我总是被紧急的事情绑架呀！其根本原因，就是因为我们没有计划性！

为了帮助我们更好地对事情进行分类，提倡2个主要的分类技巧：

第一，“固定日程”

第二，“弹性清单”

比如，今天10点-11点，有一个会要开。10-11点开会，这个时间不能提前，也不能推迟。在这个时间，只能做这件事情。所以，这类就是“固定日程”：固定时间和日期发生的事情。如果你把这个概念，运作的非常棒，你的生活和工作就会少了很多的纠结。

工作和生活中，除了这样的事情，还有一些事情，不需要在固定时间要做的事情，但它有截止日。截止到今天下午，截止到明天，截止未来一周，必须要干的事情。

比如，12月3日是我老婆的生日，生日是“固定日程”，但买蛋糕和鲜花，我只需要在过生日之前，做好就可以。

再比如，我们在要去一个地方去参加会议。我们要提前要报名，报名就是“弹性清单”，坐飞机就是“固定日程”。但是，买机票付款，就是“弹性清单”。

所以，我们用清单来管理“弹性事情”。因为它是弹性的，你可以提前一点，或者推迟一点再干，但是，其实你越早干越好。比如，机票你越早定，你就越便宜，越能订到好的位置，因为你把事情做完了，你的心情就会越好，对人生有把控感。

虽然这类弹性的事情，你可以提前和推迟，但为了把这些弹性的事情处理的更好，你可以进行“同类合并”。比如，集中外出做什么、集中打哪里电话、集中在电脑上做什么、集中在家做什么、集中在办公室做什么。

每个人有不同的分类，根据这两个方法，我们就可以把所有的事情，进行按照时间分类，按照场景进行归类。比如，把固定时间和日期的的事情，放在“固定日程”当中，这类事情其实并不是很多，可以形成我们的日程表。

弹性清单的事情，是非常多的。我们首先给它分类，进行场景清单化处理，比如，“电脑清单”、“电话清单”、“外出清单”等。不同的人，清单是非常不一样。

如果你事情多，你一定要进行分类，如果你生活工作中有100件事，你不做分类，做事情的时候就会感到很焦虑，并且感觉有处理不完的事情。

第三步：要事第一的原则

这还不够，你做好分类后，还要做的一件事情，你要挑出重要的事情，严格遵守“要事第一优先”的原则。人从生到死，事情是做不完的，我们只能去做要事。“要事第一优先”的习惯要养成习惯。

所以，我们把上述的事情，使用“标签”标注出来。同时，我们为了让要事被高效的做掉，我们可以运用番茄工作法。番茄工作法，就代表你有自己的工作节奏，我用番茄钟30分钟的时间：代表25分钟专注工作，5分钟的休息。

当我们把最重要的事情排在最上面，而且还给它排出时间，能让我们更清晰的知道做这件事需要多久。当然，刚开始你可能很不准，你的计划也不准，但是慢慢的，你的计划就会透过你的记录，就会越来越准。

第一件事是记录你的执行，第二件是修正你的计划，第三件是调整你的计划。所以，当你有不断的记录，不断地调整你的计划，就会越来越准。就好比，我们去点菜，如果从来没点过我们就点不好。如果我们经常去的餐厅，经常点菜，我们就会变得很好。这和做计划，是一个道理。

我们要把要事做好，首先要做的就要确定好番茄钟数目。即使我们后面没有做，我们也会觉得，今天心情越来越好。因为，我们要去做规划，有时间预估，有做事的顺序，我们变得就很有条理。

日程排序做好了，我们就会有日程作为一天的参照。比如，你安排10点钟做一件事，10点一到，这个事一定得干。如果你不干，别人就会觉得你没有什么信用，或者你要为不守信用付出一定的代价。

如果你遵守日程表，到点做事，你的压力就会越来越小。并且随着你不停地按照日程做事，你的预估就会越来越准，然后，这些同类的清单，你就可以批量来做。

为了更好的保证要事第一的原则，再给你介绍一个方法：3D法则。

第一个D，就是管理学大师德鲁克讲过的，一个人你只需要做20%的事情，专注做掉最重要的20%的事情。剩下80%的事情，不需要你做或者不需要做。不需要你做，就可以委托；不需要做，就可以推迟或删除。

第二个D，就是“委托”

第三个D，不需要做或者没那么重要，我们就可以推迟或删除。

我们要做最重要的20%，我们用专注的方法把它做掉。把那些不重要，或相对不重要的，就可以委托，就像有了医生，为什么还会有护士？医生把重要的事做了，然后护士去做，重要但相对医生来说不重要的事情。同样，护士把重要的做完，把不重要的事，给护工去做。

这就是外包、委托，也是能够让我们的事情，不断得到进展的原因。在你委托的时候，你还要注重一些清单原则，比如，你的委托，有没有使事情变得更快？委托后，收益会不会变得更大？

总结一下，我们要坚持做最重要的事，委托不重要的事，然后推迟或删除不重要的事。

下面，就讲一讲如何做好第一个“D”的事情。

前面我们讲的番茄钟工作法，其实就是来做重要的事情的方法，一次只做一件事情。如果，有三件最重要的事情，我们是把最难的排在最前面，还是排到最后呢？

因为最难，代表压力最大。但，我们还是要把最难的放在最前面。因为你不去做它，它就会变得越来越大，你的压力就会越来越大。

为了能够把它做完，我们可以设置4个番茄钟来做这件事。你就会发现，这么难得事情，只要4个番茄钟就可以完成了，就会觉得压力下降了。当然，如果这件事特别难，或者特别复杂，你可以把把这个事分成几个小目标，只要我们去关注它，我们的压力就会下降。

制定好了3件重要事情的处理顺序，并且给每件事设定了番茄钟的数目，我们就可以给自己准备一个很安静的空间，准备很好的启动仪式。在启动番茄钟之前，我们可以喝水，上洗手间等，看看有什么事情要做，全部做完。我们就是要提前做好准备，然后腾出安静的空间，腾出安静的心情，我们就可以选一项重要的事情，然后启动第一个番茄钟。

看着时间每一秒钟的流逝，你的专注感就会感觉越来越棒。因为你知道随着时间过去，你的任务有一个进展，就算你的事情没做好，你的心情也会越来越好，因为你在做事。

当你做完一个番茄钟，就要做个记录，让自己知道，自己又专注地度过一个番茄钟的时间，认真的做事了，然后休息一下。

当专注了几百个番茄钟以后，你会发现你的效率越来越高。提高以后，你掌握到了你的节奏，你就会感觉非常好。

当然，番茄钟的时间是因人而异。但，你也不要搞，第1个45分钟，第2个15分钟。你最好是恒定单位时间。你干一段恒定时间，你觉得不合适，你再调整。这就保证你，“动静有序，作息有常”。

上面就是讲的“收集”、“排程”、“执行”的全部内容。

总结一下，把所有的事情从大脑清空出来；然后通过排程，把事情做分类，分清重要和不重要的，分清主次，然后找到最重要的三件事；在执行的过程中，使用“3D”原则，第一个“D”是做，第二个“D”是委托，第3个“D”，是推迟。

你在做第一个“D”的时候，你可以用番茄工作法来，确保完成重要的事情。当你能够这么做的时候，哪怕再多的事情，你都可以分清轻重缓急，然后集中精力做最重要的事情。人生其实不在于你做多少事，而在于能不能把重要的事情，首先专注地做。如果你能够首先专注地做重要的事情，你的人生自然就不断地会出成果。

特别提醒大家，时间管理是一套非常复杂的系统，我们可以从简单入门。但是，我们不要觉得它太简单，就懒得去看，懒得去学，懒得去实践。我们也不要觉得那些太高大上、太系统、太难，我们不愿意去尝试，希望你能够融会贯通。融会贯通就是把大师的流程进行简化，然后把它分段，从微观到宏观，从一天的管理方法到一生的管理方法，把它掰开揉碎，而且把它融会贯通。

更重要的一点，这套理论的方法是可以架构在工具上，这个工具是什么？是当今世界上最值得我们使用的一套工具，接下来我来讲讲我们的工具。

古人跟我们讲，“工欲善其事，必先利其器”。但工具很多，纸和笔是工具，电脑是工具，手机上的各类软件是工具，我和大家分享，如何从简单到复杂，使用各类工具。

首先，最简单的，我们可以用纸张来管理，但是，纸张有他的问题，比如，容易丢，不容易修改。容易丢，就存在风险；不容易修改，你就不能用来做长期管理。

如果用于做短期的管理，可以使用纸张。比如，拿出一张纸，在中间画一条线。把搜集的所有事情，写在左边；把最重要的事情挑出来，写在右边。然后，给每个重要的事情，预估需要多少个番茄钟，可以完成。这是我去给企业家或者定制课程的人去做。一对一的时候，带领他们吃一天的番茄钟，一天下来，他们会觉得，太有趣了，感觉非常好。所以你看，纸张可以解决这个问题。

不过，纸张只能让你来解决，一天或几天，短期内的事情。如果想用纸张解决更加系统的事情，还需要把纸张、番茄工作法、电子工具等结合起来。

使用电子工具作为基础，就可以用来做跨度更长的管理。现在可以选择电子平台有很多：PC平台，移动平台。首选，移动平台。

为什么？因为我们现在已经从PC时代转向移动时代，这是一个不可逆的趋势，跟随趋势很重要。

移动平台，就是最大化地利用好手机。这是一个社交化的时代，再者就是云同步的时代，两者的应用把大数据的的威力发挥了出来。现在有两个系统，安卓系统，苹果系统。两个系统都是非常好用，但是，我们建议大家选择一个系统工作，因为数据兼容和软件的应用，能够高效的结合起来。

今天给你讲一下，使用苹果系统。苹果的架构很成熟，虽然他们的系统很贵，但是对于工作效率来说，它是值得的。一款软件，你在手机上、iPad、MAC上都是可以使用的。

有什么好处呢？举个例子，打开iPad屏幕，顶上一划，就会有一个界面叫“弹指一挥间”，就可以知道今天要做的事情日程。顶上就是日历，假设今天是19号，就可以看到，我的员工正在东北旅行，现在我正在写文章。还有一些清单，比如说创意，运动，整理，明天去度假等。

所以，我一划我就很清楚，自己今天要做哪些事情。当我打开日历，就会发现本月、本周、明天，我要做哪些事情。当然，系统上还可以现实，今年每一个月，什么确定时间和日期的的日程行动。并且，有些颜色的事情是与家人共享的，有些颜色的事情是跟团队共享。

比如，今年计划让我父母周游中国，我把所有东西都给他订好，机票酒店定好。然后，系统跟父母去同步，我知道父母到哪儿了。这个系统跟我女儿分享，可以看到女儿做作业的番茄吃完了吗。她也可以知道爸爸现在在哪里，知道什么时候回来，什么时候飞机，什么时候到。

这个系统，可以多人共享，而且不同人有不同的共享权限，比如，开课这个里面有“时间”“地址”“负责人电话”等，什么都有。给全中国1万名学员共享，那我就不需要给他们打电话了，他们要来的话就直接一按导航就来。

他们来到我们这里，而且在我们的课堂上，只需要五秒钟，就把所有日历全部导送给他们了。这就是云时代，纸质是做不到的。这个系统，还有一个好处，就是清单的管理功能。

比如，我们打算在5月份推出一期亲子班，我一点亲子班，它里面关于亲子班的工作全部就在那里，所以它起到一个筛选的作用。更可怕的是什么？如果你还利用一些外在的设备，它功能更强大。比如，我们有事的时候，写下来会很慢，我们可以使用手表。举个例子，我可以对着手表说，给家里打电话，电话就拨出去了。包括吃番茄钟，也一样，很多人说，那个日历录入太麻烦。其实错了，现在很多软件会把很多的资讯自动录入。举个例子，有一些订票软件，你订完票，会自动填到你的日历当中。

利用好移动平台、云计算、大数据和社交化架构，让我们管理自己的当下，管理自己的今天，管理自己的未来。当然我们还推崇，除了主系统之外，还可以做一些你的子系统。做子系统，我们提倡你用一些软件和硬件。举个例子，我在办公室里面，全部都是做无线的。无线上网，大家都知道了，但是我们可以做无线打印、无线演示PPT、无线播音乐。

无线打印，而且构造云打印，无论我在全球任何地方，只要有互联网，我都可以操作我家的打印机打出东西。无线演示PPT，我有一台手机我就可以控制我的PPT，就不用那个翻页笔，并且我还知道下一页要讲什么。所以，在我的云同步里面，我有很多小孩的视频，一回家刷一下，就可以全部导到电视上了。

为了更加高效管理文字资料，我还使用快速扫描软件，把一些重要的资料扫描进到我的手机，同步到我们的iPad，全部都是同步，马上就可以做到共享。

无论我在上课，还是我在开会，我们的员工，我们的学员都会用一个叫手写的东西。就是我们用一指禅可以手写完了，而且我们可以存在云同步的一个系统里面，大家可以看到我们的系统都是非常非常整齐的。

其实，有一套架构叫“秒搜技术”：就是一秒钟可以找到所有的资料。如果，你要一秒钟找到所有资料，你必须有一个明确的目录架构，其次呢，你对每一篇文章，对每一个资料，都要做标题。比如，我一输入“北欧”，所有有关北欧之旅的路线、酒店、计划，全部都出来了。所以，“标题”加“目录”的结构让系统更强大。

并且，我什么事情做完了，我只要打勾，就消失了。比如，这次我去北欧，这个行李箱清单，我准备好了之后，我就可以打勾了。而且，我的行李箱上面每一个都有标签。

所以，我找任何东西，才可以都是在一秒之内。

我的手机还做了什么呢？我的手机是无线的，照片从相机到手机也是无线的，手机到手机也是无线的，连WiFi都不需要，他们之间可以传。哪怕我在非洲大草原，传照片都很方便，甚至做微电影也非常方便。

这个时代，你所有的数据全部存在云端大数据，现在只要一个账号和密码，你所有的资料全部都OK了。你所创建的系统，能让你在任何地点、任何时间、能跟任何人、做任何事情。

时间管理，方法是内核，但你不落地的工具，你是很难执行的。所以，你需要通过工具，让方法落地，就像彼得圣吉说的，要想教会人们一种方法，必须给他一种工具，通过工具的使用，让你的掌握方法。

这套架构之所以有用，就源自于把方法和工具结合，落地执行。

所以，如果想把时间管理搞定的话，你需要一整套的工具系统。当然，学工具不是目的，透过工具我们学的是思维方法，你有了思维方法，你自然就会运用这些工具。工具，就是为了让你所学的方法，落地变得非常有用。