1. 问题描述

设计院工作的一项重要工作是制作PPT演示文稿，向业主或本单位领导汇报。一般而言，

• 内容：往往有文本形式的文件，如规划设计方案；
• 样式：公司的业务用PPT往往有固定的样式模板，不需要创作；

因此，PPT制作的核心即为：图形化，将原来的文本素材以图形化的形式展示出来。

2. 文本信息的图形化

文本信息的图形化表达有很多途径，主要总结3点。

2.1 结构大纲的可视化

PPT开头需要说明结构大纲，可以采用Office自带的SmartArt（虽然很丑）。

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生成图形化大纲如下：

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当然，也可以采用列表，简明清晰。

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2.2 文本可视化

A. 精简提炼

文本的内容往往很长，全面而详细。但PPT上只适合呈现简洁的关键信息。

如以下冗长文本：

市政综合管廊均为三舱式结构，净高3.8m。为减少地面风口数量，每隔400m左右设置一个通风分区。通风设计以2个防火分区为计算单元进行通风系统的划分和设备布置，综合舱、燃气舱通风区段长度约400m，在每个通风分区的一端设置机械排风口，在另一端设置机械进风口，中间防火门常开。系统运行时，经排风机、排风口将室内热湿污浊空气排出管廊，新风经送风机、进风口送进廊内。

可以精简提炼为：

• 通风分区间隔：400m左右设置一个；
• 综合舱、燃气舱通风区段长度约400m
• 排风：排风机、排风口
• 进风：送风机、进风口

B. 思维导图

具有结构层次的信息，非常适合用思维导图表达。

如综合管廊系统，文本描述为：

综合管廊工程内容主要包含管廊主体工程、附属系统工程、管廊节点工程。其中，附属系统工程主要为消防系统、通风系统、供电与照明系统、监控与报警系统、排水系统、标识系统。管廊节点工程中主要包含人员出入口、吊装口、通风口、交叉口、过河段、控制中心等节点设计

思维导图如：

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又如标志系统的描述：

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采用思维导图的方式，可以用图形化的方式表达巨量信息，同时不失主干。

C. 项目列表

对于结构性不强的文本信息，可以分条分目，采用项目列表来表示，使得读者快速看清内容骨架。

文本描述：

2.3.1 实施年限
实施年限：2016年底开工，2018年6月底完工。
2.3.2 实施目标
以总体规划为指导，以城市道路下部空间综合利用为核心，根据城市市政公用管线规划和现状资料，对综合管廊进行合理布局和优化配置，集约所有地下管线，力求将哈尔滨综合管廊打造成一个集约化的、相对经济的、具有超前性、综合性、合理性、实用性的国内一流、国际先进的综合管廊系统。

项目列表：

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采用项目列表，需注意：

• 有顺序的列举，采用123的小标题；无顺序的列举，采用黑点符号；
• 有序列表与无序列表不要混用；
• 不同层次之间采用不同的符号打头；

D. 重点强调

需要重点调的观点、关键词，用鲜艳的颜色高亮。

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2.3 数据可视化

数据的描述最好通过表格、图表可视化表达，少用文字。

A. 表格

工程量的统计一班适宜用表格描述。

文本描述：

长江路含支路全线设在10座进排风井，10座吊装口，28座分支口，平面穿过河道三处，四处地下通道，雨水舱排放口5处。

黄河路全线设10座进排风井，10座吊装口，30座分支口，平面穿越三处河道，6处地下通道，雨水舱排放口6处。

表格描述

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B. 图表

如项目投资。

文本描述：

工程投资：总投资：28100万元，其中：
建安工程费：7000万元
其他工程费用：8000万元
预备费：3000万元
管线搬迁费：4300万元
贷款利息：5800万元。

饼图描述：

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3. 其他要点

除了可视化表达，PPT制作中还需注意的问题有：

• 格式一致性
  保证PPT前后风格样式一致，字体相同。如多人协同完成的PPT尤其需要认真检查对照。

• 逻辑一致性
  做完PPT后，自己尝试讲述一遍，如有不通顺或卡壳的地方，必然存在逻辑问题。
  总结说不清楚的地方，再行修改。

• 时间控制
  计时演讲，估计演讲用时，控制演讲时间。

• 自带激光笔